Aide HallPro

Guides 48

• Export comptable Si les comptes de la salle sont tenus dans Xero ou QuickBooks Online, cette fonction donne au trésorier un fichier à importer au lieu de ressaisir chaque location. S'ils sont tenus dans un tableur, le livre de caisse donne chaque…
• Alcool et musique Un bar payant à un anniversaire, une tombola avec du vin, un groupe de musique jusqu'à minuit : chacun peut nécessiter quelque chose que la licence de la salle ne couvre pas. Activez cette fonction et chaque formulaire de réservation…
• Rapport annuel Les chiffres que demandent vos administrateurs, votre AG, la Charity Commission et les financeurs, à partir de l'agenda et des factures que HallPro tient déjà. Choisissez une période — en général votre dernier exercice — et elle est comparée à…
• Jours fériés HallPro connaît les jours fériés britanniques pour l'Angleterre et le pays de Galles, l'Écosse et l'Irlande du Nord : il les calcule, y compris Pâques et les jours qui se décalent quand Noël tombe un week-end, et les compare chaque…
• Réserver et payer en ligne Ajoute un bouton Réserver et payer maintenant sur votre formulaire de réservation, à côté de « Envoyer plutôt une demande ». Un locataire choisit un espace et un horaire, appuie dessus, paie par carte, et la réservation est confirmée et…
• Réservations Une réservation, c'est un espace, un locataire, une date, une heure de début et une durée. Vous choisissez le début et la durée plutôt qu'une heure de fin, car c'est ainsi qu'on loue vraiment une salle — « deux heures…
• Flux de calendrier Un flux de calendrier fait apparaître l'agenda de la salle dans le calendrier que vous utilisez déjà — Google Agenda, Outlook ou le calendrier d'un iPhone — et le tient à jour tout seul. Ajoutez-le une fois ; les nouvelles…
• Synchronisation du calendrier Les flux de calendrier envoient les réservations de HallPro vers les calendriers Google, Outlook et Apple. La synchronisation du calendrier fait entrer des réservations : connectez le calendrier de la salle, et tout ce que quelqu'un y inscrit bloque l'espace…
• Conditions d'annulation et remboursements Rédigez vos conditions d'annulation une fois pour toutes sur Annulations et remboursements (dans Finances), par exemple : au moins 28 jours avant, rien à payer ; au moins 14 jours, la moitié ; plus tard, la location entière. C'est le…
• Relancer les factures impayées Les chiffres Dû à la salle sur l'écran Factures répartissent ce qu'on vous doit selon depuis combien de temps on vous le doit. De l'argent pas encore dû, c'est normal ; de l'argent dû depuis plus de soixante jours, c'est…
• Rôles du comité Sans les rôles, seule la personne qui s'occupe du site de la salle peut ouvrir HallPro. Cela convient à une salle gérée par une seule personne, pas à un comité. Avec les rôles, chaque membre du comité peut se connecter…
• Conformité Ce qu'une salle doit tenir à jour : l'évaluation des risques incendie, les tests PAT des appareils électriques, l'assurance du bâtiment, la licence PRS for Music et PPL, l'entretien des extincteurs et la déclaration annuelle à la Charity Commission. Ajoutez…
• Conditions de location Vos conditions de location sont les règles que chaque locataire accepte : qui est responsable de la salle pendant la location, ce qui se passe en cas de dégâts et pour les cautions, le bruit, l'alcool, le rangement, etc. Rédigez-les…
• Pays et langue HallPro fonctionne pour les salles de 22 pays : le Royaume-Uni, l'Irlande, les États-Unis, le Canada, l'Australie, la Nouvelle-Zélande, l'Afrique du Sud, la France, l'Allemagne, l'Autriche, les Pays-Bas, la Belgique, l'Espagne, le Portugal, l'Italie, le Danemark, la Suède, la Norvège,…
• Cautions Une caution, c'est l'argent du locataire, gardé au cas où la salle serait laissée en mauvais état. Elle ne fait pas partie du prix de location, elle ne figure jamais sur la facture, et tant qu'elle n'est pas rendue, la…
• Protection des données Chacun a le droit de voir ce que la salle conserve à son sujet, et la salle ne doit pas garder de données personnelles plus longtemps que nécessaire. HallPro aide pour les deux. Ce que vous conservez sur quelqu'un. Sur…
• Documents Un seul endroit pour les papiers du comité : comptes rendus et ordres du jour, règlements, statuts, attestations d'assurance, évaluations des risques, comptes, documents sur le bâtiment et l'entretien. Déposez-les sur Documents (dans Comité), classés par type, chacun avec sa…
• Dons et Gift Aid La plupart des salles des fêtes sont des associations caritatives, et une grande partie de ce qu'on leur donne n'a jamais fait l'objet d'une demande Gift Aid. Dans Dons (sous Finances) : – Une page de dons ([hallpro_donate], ou «…
• Codes d'accès Pour une salle équipée d'une boîte à clés ou d'une serrure à code : HallPro garde le code, l'envoie par e-mail à chaque locataire un certain temps avant sa location (24 heures sauf si vous changez ce délai), et rappelle…
• Liste de fin de location La feuille affichée derrière la porte — lumières éteintes, chauffage coupé, poubelles sorties, portes fermées à clé — dans l'appli des locataires. Du début de la location jusqu'à quelques jours après, la réservation a un bouton Terminer : ils cochent…
• Équipement et entretien Un registre de l'équipement de la salle dans Équipement (sous Le bâtiment) : la chaudière, les extincteurs, le défibrillateur, l'éclairage de scène, les tables. Pour chacun : où il se trouve, marque et numéro de série, date d'achat, coût de…
• Suppléments Les suppléments sont ce qui peut accompagner une location — la cuisine, l'éclairage de scène, la sono, les tables et les chaises. Chacun a un prix, par réservation ou à l'heure, et peut être limité au nombre dont dispose la…
• Pannes Quelqu'un remarque que le radiateur près de la scène ne marche pas, le dit à quelqu'un, qui oublie. Désormais, on le signale : les locataires depuis Votre compte dans leur appli, les membres du comité depuis l'écran Pannes ici ou…
• Avis Souvent, le comité n'apprend comment s'est passée une location que quand elle s'est mal passée. Activez Avis (dans Réservations) et, le matin qui suit chaque location, le locataire reçoit par e-mail un lien vers une courte page privée : une…
• Écran d'accueil Une page « Aujourd'hui à la salle » pour une télé ou une tablette dans l'entrée, configurée sur Écran d'accueil (sous Applis). Chaque espace affiche ce qui a lieu maintenant et jusqu'à quand, ce qui vient ensuite, et le reste…
• Subventions Suivez les financeurs que la salle a sollicités, ou compte solliciter, dans Subventions (sous Finances) : pour quoi, combien a été demandé et accordé, la date limite de la demande, quand l'argent est arrivé, ce que la salle a promis…
• Factures groupées Un groupe qui vient chaque semaine peut recevoir une facture par mois, ou une par trimestre, au lieu d'une facture par séance. Réglez « Mode de facturation » sur la fiche du locataire ; tous les autres restent facturés par…
• Événements de la salle Les événements organisés par la salle : le quiz de Noël, une soirée cinéma, le bal folk de l'été. Ajoutez-en un sur Événements de la salle (dans Réservations) avec son espace, ses horaires, le prix du billet (et un deuxième…
• Chauffage et énergie Deux façons de facturer ce que le chauffage et l'électricité coûtent à la salle, à régler sur Chauffage et énergie dans Finances. Utilisez l'une, les deux ou aucune. Des frais de chauffage, tant de l'heure, pour les locations qui commencent…
• Locataires Un locataire, c'est la personne ou le groupe pour qui est la réservation : une personne, un club, une commune. Les enregistrer ici plutôt que de taper un nom sur chaque réservation, c'est ce qui fait fonctionner le reste —…
• Assurance des locataires La plupart des salles demandent chaque année à chaque groupe régulier qui les loue — cours, clubs, tout ce qui est organisé par une structure — une copie de son attestation d'assurance responsabilité civile. HallPro les conserve pour vous, avec…
• Coordonnées des locataires Les locataires tiennent eux-mêmes leurs coordonnées à jour dans leur appli : dans Votre compte, Modifier mes coordonnées leur permet de changer leur numéro de téléphone, leur adresse, la personne à contacter pour le groupe et une deuxième adresse e-mail…
• Facturation HallPro peut faire une facture tout seul pour chaque réservation confirmée une fois terminée, et l'envoyer par e-mail au locataire. Vous pouvez aussi les faire à la main depuis l'écran Réservations. Mettez votre salle sur la facture : votre nom,…
• Liste des travaux Tout ce que le gardien ou la personne chargée du ménage doit savoir pour une journée, au même endroit : l'espace et les horaires de chaque réservation, à partir de quand l'espace leur est confié et quand il doit être…
• Écrire aux locataires Prévenez les locataires en une seule fois : la salle est fermée pour travaux, le parking est refait, le chauffage est coupé. Sur Écrire aux locataires (dans Réservations), choisissez les destinataires : tous ceux qui ont une réservation entre deux…
• Notifications et pastille de l'icône Les deux applis HallPro peuvent envoyer une notification sur un téléphone quand quelque chose demande l'attention de son propriétaire, et afficher un nombre sur l'icône de l'appli pour indiquer combien de choses attendent — comme le fait une appli de…
• Paiements en ligne Les locataires peuvent payer leur facture en ligne par carte ou par prélèvement, et HallPro la marque comme payée tout seul quand l'argent arrive. Connectez un ou plusieurs prestataires de paiement — Stripe (cartes), SumUp (cartes) ou GoCardless (prélèvement) —…
• Horaires d'ouverture et fermetures Les horaires d'ouverture sont les heures pendant lesquelles la salle peut être louée, fixées pour chaque jour de la semaine. Ce sont eux qui empêchent quelqu'un de demander une réservation qui dépasse l'heure où le bâtiment doit être fermé. Quand…
• Liste des tarifs La page « Tarifs de location » de votre site, construite à partir de ce que HallPro facture réellement : elle n'est donc jamais périmée. Mettez [hallpro_prices] sur une page, ou appuyez sur « Créer la page Tarifs de location…
• Règles tarifaires Un espace a des prix normaux. Une règle tarifaire est une raison de facturer autre chose : un tarif réduit pour les associations locales, un forfait pour une fête d'enfants, un prix différent après 18 h. Chaque règle peut être…
• Espaces Un espace, c'est tout lieu qu'un locataire peut réserver à lui seul. La plupart des salles en ont deux ou trois : la grande salle, une salle de réunion, parfois une cuisine ou un bar qui peut aller avec l'une…
• Plusieurs salles Pour un conseil municipal, une fondation ou une association qui gère plus d'un bâtiment — la salle des fêtes, le pavillon, l'ancienne salle de classe. Un seul HallPro pour tous. Chaque salle a ses propres espaces, horaires d'ouverture, fermetures, vérifications…
• Rappels par SMS Les e-mails se perdent ; un SMS la veille, on le lit. Avec les rappels par SMS activés, les locataires qui ont accepté reçoivent : – un rappel avant leur location — « rappel de votre réservation de la grande…
• Traductions Chaque mot affiché par HallPro, dans toutes les langues, peut être modifié par la salle dans Traductions (sous Réglages) : les écrans d'administration, l'aide, l'appli du comité, l'appli des locataires, les pages de réservation et les e-mails. Avec toutes les…
• Liste d'attente Quand le créneau qu'un locataire veut est pris, il peut demander à être prévenu s'il se libère : sur l'écran Réserver de son appli, « Le créneau voulu est pris ? ». Il choisit la date et les horaires, et…
• Au programme Une page de votre site qui liste les groupes qui se réunissent à la salle — le cours de yoga, le groupe des tout-petits, la chorale — avec leur jour et leur heure habituels et leurs séances des prochaines semaines.…
• Par où commencer Quatre choses, dans cet ordre, et la salle fonctionne : les espaces que vous louez, vos horaires d'ouverture, vos tarifs, et qui sont vos locataires. Tout le reste peut attendre. Mieux vaut suivre cet ordre, car chaque étape s'appuie sur…
• Le fuseau horaire de votre site WordPress utilise un seul fuseau horaire pour tout le site, et un site tout neuf démarre sur UTC+0. Cela correspond à l'heure britannique en hiver, mais a une heure de décalage de fin mars à fin octobre. HallPro l'utilise pour…