ModuleFest

Hjälp för HallPro

Om HallPro

Guider 48

Bokföringsexport Om lokalens bokföring sköts i Xero eller QuickBooks Online ger det här kassören en fil att importera i stället för att skriva in varje uthyrning igen. Sköts den i ett kalkylblad ger kassaboken varje in- och utbetalning, datum för datum,…
Alkohol och musik En bar där man betalar på ett födelsedagskalas, ett lotteri med vinpriser, ett band till midnatt: allt kan kräva något som lokalens egen licens inte täcker. Slå på det här så frågar varje bokningsformulär — er webbplats, hyresgästernas app och…
Årsrapport De siffror som era förtroendevalda, ert årsmöte, Charity Commission och bidragsgivare frågar efter, hämtade ur kalendern och fakturorna som HallPro redan har. Välj en period — oftast ert senaste räkenskapsår — så jämförs den med lika lång tid innan. Intäkter…
Helgdagar HallPro känner till de brittiska helgdagarna (bank holidays) för England och Wales, Skottland och Nordirland: den räknar ut dem, även påsken och de dagar som flyttas när juldagen infaller på en helg, och stämmer av dem mot GOV.UK:s lista en…
Boka och betala online Lägger en knapp Boka och betala nu i ert bokningsformulär, bredvid "Skicka en förfrågan i stället". En hyresgäst väljer rum och tid, trycker på den, betalar med kort, och bokningen är bekräftad och betald — ingen i styrelsen behöver svara…
Bokningar En bokning är ett rum, en hyresgäst, ett datum, en starttid och hur länge. Du väljer start och längd i stället för en sluttid, eftersom det är så en lokal faktiskt hyrs – ”två timmar på tisdagskvällen” snarare än ”18:30…
Kalenderflöden Ett kalenderflöde lägger in lokalens bokningskalender i den kalender du redan använder — Google Kalender, Outlook eller kalendern i en iPhone — och håller den uppdaterad av sig själv. Lägg till den en gång; nya bokningar, ändringar och avbokningar följer…
Kalendersynk Kalenderflöden skickar HallPros bokningar ut till kalendrar i Google, Outlook och Apple. Kalendersynk hämtar bokningar in: koppla in lokalens egen kalender, så blockerar allt som någon skriver in i den rummet i HallPro inom en timme. HallPro läser kalendern via…
Avbokningsvillkor och återbetalningar Skriv era avbokningsvillkor en gång på Avbokningar och återbetalningar (under Ekonomi), till exempel: minst 28 dagar innan, inget att betala; minst 14 dagar, halva priset; senare än så, hela hyran. Den längsta framförhållning som stämmer gäller. I hyresgästernas app visar…
Påminnelser om obetalda fakturor Siffrorna under Skuld till lokalen på skärmen Fakturor delar upp det ni har att fordra efter hur länge det har varit obetalt. Pengar som inte har förfallit än är normalt; pengar som varit obetalda i mer än sextio dagar är…
Roller i styrelsen Utan roller kan bara den som sköter lokalens webbplats öppna HallPro. Det fungerar för en lokal som drivs av en person, men inte för en styrelse. Med roller kan varje styrelseledamot logga in med sitt eget WordPress-konto och bara se…
Kontroller Sådant som en lokal måste hålla aktuellt: brandriskbedömningen, elsäkerhetskontroll av apparater (PAT), byggnadens försäkring, licensen från PRS for Music och PPL, service av brandsläckarna och årsredovisningen till Charity Commission. Lägg till var och en med datumet då den ska göras…
Hyresvillkor Era hyresvillkor är reglerna som varje hyresgäst godkänner: vem som ansvarar för lokalen under uthyrningen, vad som gäller för skador och depositioner, ljudnivå, alkohol, städning och så vidare. Skriv dem en gång här. De visas i förfrågningsformuläret på er webbplats,…
Land och språk HallPro fungerar för lokaler i 22 länder: Storbritannien, Irland, USA, Kanada, Australien, Nya Zeeland, Sydafrika, Frankrike, Tyskland, Österrike, Nederländerna, Belgien, Spanien, Portugal, Italien, Danmark, Sverige, Norge, Schweiz, Singapore, Förenade Arabemiraten och Indien. Land. På Land och språk (under Inställningar) ställer…
Depositioner En deposition är hyresgästens pengar, som hålls ifall lokalen lämnas i dåligt skick. Den ingår inte i hyran, den hamnar aldrig på fakturan, och tills den betalas tillbaka är lokalen skyldig den. Därför är den här skärmen byggd kring två…
Dataskydd Människor har rätt att se vad lokalen har om dem, och lokalen bör inte spara personuppgifter längre än den behöver. HallPro hjälper till med båda. Vad ni har om någon. På en hyresgästs sida på skärmen Hyresgäster ger Ladda ner…
Dokument En plats för styrelsens handlingar: protokoll och dagordningar, policyer, stadgar, försäkringsbrev, riskbedömningar, räkenskaper, handlingar om byggnad och underhåll. Ladda upp dem på Dokument (under Styrelsen), sorterade efter typ, var och en med datum och vem som laddade upp den. Granskningsdatum.…
Gåvor och Gift Aid De flesta brittiska bygdegårdar är välgörenhetsorganisationer, och för mycket av det de får begärs ingen Gift Aid. Under Gåvor (under Ekonomi): – En gåvosida ([hallpro_donate], eller ”Skapa gåvosidan åt mig”) tar emot gåvor med kort via ert Stripe-konto, med föreslagna…
Dörrkoder För en lokal med ett nyckelskåp eller ett kodlås: HallPro håller reda på koden, mejlar den till varje hyresgäst en viss tid före uthyrningen (24 timmar om du inte ändrar det), och påminner de nyckelansvariga om att byta den efter…
Checklista efter uthyrning Lappen på insidan av dörren — släck lamporna, stäng av värmen, ställ ut soporna, lås dörrarna — i hyresgästernas app. Från det att uthyrningen börjar och till några dagar efteråt har bokningen en knapp Avsluta: de bockar av listan, anger…
Utrustning och underhåll Ett register över lokalens utrustning under Utrustning (under Byggnaden): pannan, brandsläckarna, hjärtstartaren, scenbelysningen, borden. För var och en: var den finns, märke och serienummer, när den köptes, vad den skulle kosta att ersätta (summan finns där för försäkringsbolaget), hur ofta…
Tillägg Tillägg är det som kan ingå i en uthyrning — köket, scenbelysning, ljudanläggningen, bord och stolar. Varje tillägg har ett pris, per bokning eller per timme, och kan begränsas till så många som lokalen har. Hyresgästerna väljer dem i samband…
Fel Någon märker att elementet vid scenen inte fungerar, säger det till någon, som glömmer det. Nu anmäler de det: hyresgäster från Ditt konto i sin app, styrelseledamöter från skärmen Fel här eller från Kontroller i styrelseappen. De berättar vad som…
Omdömen Styrelsen får oftast bara höra hur en uthyrning gick när den gick dåligt. Slå på Omdömen (under Bokningar) så får hyresgästen, morgonen efter varje uthyrning, ett mejl med en länk till en kort privat sida: ett betyg av fem, vad…
Entréskärm En sida ”I dag i lokalen” för en tv eller surfplatta i entrén, inställd under Entréskärm (under Appar och skärmar). Varje rum visar vad som pågår nu och till när, vad som kommer härnäst och resten av dagen. Nedanför: lokalens…
Bidrag Håll koll på de bidragsgivare lokalen har sökt från, eller tänker söka från, under Bidrag (under Ekonomi): vad det gällde, hur mycket som söktes och beviljades, sista ansökningsdag, när pengarna kom, vad lokalen lovade i gengäld (en rapport, en skylt…
Samlingsfakturor En grupp som kommer varje vecka kan få en faktura för månaden, eller en för terminen, i stället för en faktura för varje tillfälle. Ange "Hur de faktureras" på hyresgästens uppgifter; alla andra faktureras fortfarande per bokning. En samlingsfaktura är…
Egna evenemang Lokalens egna evenemang: julfrågesporten, en filmkväll, sommarens logdans. Lägg till ett på Egna evenemang (under Bokningar) med rum, tider, biljettpris (och ett andra pris för barn eller rabatt, om du vill) och antal platser. Rummet bokas direkt i kalendern, så…
Värme och energi Två sätt att ta betalt för vad värme och el kostar lokalen, inställda på Värme och energi under Ekonomi. Använd det ena, båda eller inget. En värmeavgift, ett visst belopp per timme, för uthyrningar som börjar under uppvärmningssäsongen, till exempel…
Hyresgäster En hyresgäst är den som bokningen gäller: en person, en klubb, ett kommunalråd. Att ha dem här i stället för att skriva ett namn på varje bokning är det som får resten att fungera – fakturorna vet vart de ska,…
Hyresgästers försäkring De flesta lokaler ber varje återkommande grupp som hyr dem — kurser, klubbar, allt som drivs av en organisation — om en kopia av deras försäkringsbevis för ansvarsförsäkring varje år. HallPro sparar dem åt dig, med dokumentet, försäkringsbolaget, försäkringen och…
Hyresgästernas egna uppgifter Hyresgästerna håller själva sina uppgifter aktuella i appen: under Ditt konto kan de via Ändra mina uppgifter ändra telefonnummer, adress, gruppens kontaktperson och en andra e-postadress för fakturor (till exempel en förenings kassör eller ett företags ekonomiavdelning). Varje ändring noteras…
Fakturering HallPro kan själv skapa en faktura för varje bekräftad bokning när den är avslutad och mejla den till hyresgästen. Eller så skapar du dem för hand från sidan Bokningar. Sätt er lokal på fakturan: ert namn, er adress och ert…
Arbetslista Det vaktmästaren eller städaren behöver veta för en dag, samlat på ett ställe: varje boknings rum och tider, från när rummet är deras och när det ska vara undanplockat (rummets tider för iordningställande och undanplockning), hur det ska möbleras, ungefär…
Meddela hyresgäster Berätta något för hyresgästerna en gång: lokalen är stängd för reparation, parkeringen asfalteras om, värmen är avstängd. På Meddela hyresgäster (under Bokningar) väljer du vilka som ska få det: alla med en bokning mellan två datum, de återkommande grupperna, alla…
Aviseringar och siffran på ikonen Båda HallPro-apparna kan skicka en avisering till en mobil när något behöver den personen, och visa en siffra på appens ikon för hur många saker som väntar — som en mejlapp gör. Personalappen: nya förfrågningar, bokningar betalda online, avbokningar gjorda…
Onlinebetalningar Hyresgästerna kan betala sin faktura online med kort eller autogiro, och HallPro markerar den som betald av sig själv när pengarna kommer in. Koppla in ett eller flera betalföretag — Stripe (kort), SumUp (kort) eller GoCardless (autogiro) — genom att…
Öppettider och stängningar Öppettider är de timmar lokalen över huvud taget kan hyras, inställda per veckodag. Det är de som hindrar någon från att be om en bokning som pågår efter att byggnaden ska vara låst. När en hyresgäst väljer en starttid erbjuder…
Prislista Sidan "Hyrespriser" på er webbplats, byggd på det HallPro faktiskt tar betalt, så att den aldrig är inaktuell. Lägg [hallpro_prices] på en sida, eller tryck på "Skapa sidan Hyrespriser åt mig" på sidan Prisregler. För varje rum: hur många personer…
Prisregler Ett rum har standardpriser. En prisregel är ett skäl att ta ut något annat: ett lägre pris för lokala ideella föreningar, en fast avgift för ett barnkalas, ett annat pris efter klockan sex. Varje regel kan prissättas per timme eller…
Rum Ett rum är vilket utrymme som helst som en hyresgäst kan boka för sig. De flesta lokaler har två eller tre: stora salen, ett styrelserum, ibland ett kök eller en bar som kan följa med vilket som helst av dem.…
Flera lokaler För en kommun, stiftelse eller förening som driver mer än en byggnad — bygdegården, klubbstugan, gamla skolsalen. Ett HallPro för alla. Varje lokal har egna rum, öppettider, stängningar, säkerhetskontroller och nycklar. Hyresgästerna är gemensamma, eftersom folk hyr mer än en…
Sms-påminnelser Mejl försvinner; ett sms dagen innan blir läst. Med sms-påminnelser påslagna får hyresgäster som har sagt ja: – en påminnelse före uthyrningen — "en påminnelse om din bokning av Stora salen i morgon, 19.00–23.00" — ett visst antal timmar innan…
Översättningar Varje ord HallPro visar kan på alla språk ändras av lokalen under Översättningar (under Inställningar): administrationssidorna, hjälpen, styrelsens app, hyresgästernas app, bokningssidorna och mejlen. I alla abonnemang kan du ändra HallPros engelska texter. Abonnemanget Standard lägger till språkpaket för franska,…
Väntelista När den tid en hyresgäst vill ha är upptagen kan de be att få veta om den blir ledig: på sidan Boka i appen, "Ville du ha en tid som är upptagen?". De väljer datum och tider och ser det…
På gång En sida på er webbplats som listar grupperna som träffas i lokalen — yogaklassen, babyrytmiken, kören — med deras vanliga dag och tid och deras tillfällen de närmaste veckorna. Den hämtas direkt från bokningarna, så när yogaklassen flyttar till torsdagar…
Var ska jag börja? Fyra saker, i den här ordningen, så är lokalen igång: rummen ni hyr ut, tiderna ni har öppet, vad ni tar betalt och vilka era hyresgäster är. Allt annat kan vänta. Det lönar sig att göra det i den ordningen…
Webbplatsens tidszon WordPress har en enda tidszon för hela webbplatsen, och en helt ny webbplats börjar på UTC+0. Det stämmer med brittisk tid på vintern och är en timme fel från slutet av mars till slutet av oktober. HallPro använder den för…