Factures groupées
Un groupe qui vient chaque semaine peut recevoir une facture par mois, ou une par trimestre, au lieu d’une facture par séance. Réglez « Mode de facturation » sur la fiche du locataire ; tous les autres restent facturés par réservation.
Une facture groupée est une facture ordinaire avec une ligne par réservation — date, horaires, espace et prix — moins ce qui a été payé d’avance. Elle a un numéro de facture, peut être payée en ligne, et fait l’objet de relances, d’exports et figure dans le rapport annuel comme les autres. La payer marque comme payées toutes les réservations qu’elle contient.
À terme échu (la façon habituelle) : la facture d’octobre part le 1er novembre, pour les réservations qui ont réellement eu lieu. D’avance : la facture d’un mois ou d’un trimestre part à son début, pour tout ce qui y est réservé. Les trimestres commencent aux dates que vous fixez ; chacun dure jusqu’au début du suivant.
« Faire les factures maintenant » sur l’écran Factures groupées fait toutes les factures dues ; seules les réservations qui ne sont pas déjà sur une facture sont facturées, donc appuyer deux fois ne pose aucun problème. Avec la formule Standard, les factures sont faites et envoyées toutes seules le jour de leur échéance.
Par exemple: Les Brownies se réunissent tous les mardis, de 18 h à 19 h 30, dans la grande salle. Le 1er novembre, leur trésorier reçoit une seule facture, INV-0212, avec quatre lignes pour les mardis d’octobre à 15 £ chacun : 60 £, payées par virement en une fois.
Questions fréquentes
Un groupe annule une semaine après l’envoi de la facture d’avance.
Annulez la réservation comme d’habitude, puis modifiez le montant de la facture sur l’écran Factures, ou déduisez-le de la suivante.
Un groupe régulier peut-il quand même être facturé à part pour un événement particulier ?
Oui : appuyez sur Créer une facture sur cette réservation dans l’écran Réservations avant que la facture du mois soit faite. Une réservation déjà sur une facture n’est jamais facturée deux fois.
Les factures automatiques par réservation partent-elles quand même pour ces groupes ?
Non. La facturation automatique ignore les locataires facturés au mois ou au trimestre : personne ne reçoit les deux.