HallPro hulp

Handleidingen 48

• Boekhoudexport Wordt de boekhouding van de zaal bijgehouden in Xero of QuickBooks Online, dan krijgt de penningmeester hiermee een bestand om te importeren in plaats van elke verhuur opnieuw in te typen. Wordt ze bijgehouden in een spreadsheet, dan geeft het…
• Alcohol & muziek Een betaalde bar op een verjaardagsfeest, een loterij met wijn, een band tot middernacht: voor elk ervan kan iets nodig zijn wat de eigen vergunning van de zaal niet dekt. Zet dit aan en elk boekingsformulier — je website, de…
• Jaarverslag De cijfers waar je bestuur, je jaarvergadering, de Charity Commission en subsidiegevers om vragen, uit de agenda en de facturen die HallPro al bijhoudt. Kies een periode — meestal je laatste boekjaar — en die wordt vergeleken met een even…
• Feestdagen HallPro kent de Britse feestdagen (bank holidays) voor Engeland en Wales, Schotland en Noord-Ierland: het rekent ze zelf uit, ook Pasen en de dagen die verschuiven als Kerstmis in het weekend valt, en vergelijkt ze eens per week met de…
• Online boeken en betalen Zet een knop Nu boeken en betalen op je boekingsformulier, naast "Liever een aanvraag voor informatie sturen". Een huurder kiest een ruimte en een tijd, drukt erop, betaalt met een betaalkaart, en de boeking is bevestigd en betaald — niemand…
• Boekingen Een boeking is een ruimte, een huurder, een datum, een begintijd en hoe lang. Je kiest het begin en de duur in plaats van een eindtijd, want zo wordt een zaal echt gehuurd — "twee uur op dinsdagavond" in plaats…
• Agendafeeds Een agendafeed zet de agenda van de zaal in de agenda die je al gebruikt — Google Agenda, Outlook of de agenda op een iPhone — en houdt hem vanzelf bij. Voeg hem één keer toe; nieuwe boekingen, wijzigingen en…
• Agendasynchronisatie Agendafeeds sturen de boekingen van HallPro naar agenda's van Google, Outlook en Apple. Agendasynchronisatie haalt boekingen binnen: koppel de eigen agenda van de zaal, en alles wat iemand daarin zet, blokkeert binnen het uur de ruimte in HallPro. HallPro leest…
• Annuleringsvoorwaarden en terugbetalingen Schrijf je annuleringsvoorwaarden één keer op bij Annuleringen & terugbetalingen (onder Geld), bijvoorbeeld: minstens 28 dagen van tevoren, niets te betalen; minstens 14 dagen, de helft; later dan dat, de volledige huur. De langste termijn die past, geldt. In de…
• Achter onbetaalde facturen aan De bedragen bij Tegoed van de zaal op het scherm Facturen verdelen wat je tegoed hebt naar hoe lang je het al tegoed hebt. Geld dat nog niet verschuldigd is, is normaal; geld dat al meer dan zestig dagen openstaat,…
• Rollen in het bestuur Zonder rollen kan alleen degene die de website van de zaal beheert HallPro openen. Dat werkt voor een zaal die door één persoon wordt gerund, maar niet voor een bestuur. Met rollen kan elk bestuurslid inloggen met een eigen WordPress-account…
• Wettelijke verplichtingen De dingen die een zaal up-to-date moet houden: de brandrisicobeoordeling, de keuring van elektrische apparaten (PAT), de verzekering van het gebouw, de PRS for Music- en PPL-licentie, het onderhoud van de brandblussers en het jaarverslag voor de Charity Commission. Voeg…
• Huurvoorwaarden Je huurvoorwaarden zijn de regels waarmee elke huurder akkoord gaat: wie tijdens de verhuur verantwoordelijk is voor de zaal, wat er gebeurt bij schade en met de borg, geluid, alcohol, opruimen, enzovoort. Schrijf ze hier één keer op. Ze verschijnen…
• Land en taal HallPro werkt voor zalen in 22 landen: het Verenigd Koninkrijk, Ierland, de Verenigde Staten, Canada, Australië, Nieuw-Zeeland, Zuid-Afrika, Frankrijk, Duitsland, Oostenrijk, Nederland, België, Spanje, Portugal, Italië, Denemarken, Zweden, Noorwegen, Zwitserland, Singapore, de Verenigde Arabische Emiraten en India. Land. Bij Land…
• Borgsommen Een borg is het geld van de huurder, vastgehouden voor het geval de zaal niet netjes wordt achtergelaten. Hij hoort niet bij de huurprijs, staat nooit op de factuur, en tot hij terug is, is de zaal hem schuldig. Daarom…
• Gegevensbescherming Mensen hebben het recht te zien wat de zaal over ze bewaart, en de zaal hoort persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is. HallPro helpt bij allebei. Wat je over iemand bewaart. Op de pagina van een huurder op…
• Documenten Eén plek voor de papieren van het bestuur: notulen en agenda's, beleidsstukken, de statuten, verzekeringspolissen, risicobeoordelingen, jaarrekeningen, stukken over het gebouw en onderhoud. Upload ze op Documenten (onder Bestuur), gesorteerd per soort, elk met de datum en wie het heeft…
• Donaties en Gift Aid De meeste dorpshuizen zijn goede doelen, en voor veel van wat ze krijgen, wordt geen Gift Aid geclaimd. Via Donaties (onder Geld): – Een donatiepagina ([hallpro_donate], of "Maak de donatiepagina voor mij") ontvangt giften per kaart via je Stripe-account, met…
• Deurcodes Voor een zaal met een sleutelkluisje of een codeslot: HallPro bewaart de code, mailt hem naar elke huurder een ingestelde tijd voor de verhuur (24 uur, tenzij je dat verandert), en herinnert de sleutelhouders eraan hem te veranderen na de…
• Checklist einde huur Het lijstje achter op de deur — licht uit, verwarming uit, vuilnis buiten, deuren op slot — in de app van de huurders. Vanaf het begin van de verhuur tot een paar dagen erna heeft de boeking een knop Afronden:…
• Apparatuur en onderhoud Een overzicht van de apparatuur van de zaal via Apparatuur (onder Het gebouw): de cv-ketel, de brandblussers, de AED, de podiumverlichting, de tafels. Voor elk item: waar het staat, merk en serienummer, wanneer het gekocht is, wat vervanging zou kosten…
• Extra's Extra's zijn de dingen die bij een verhuur kunnen horen — de keuken, podiumverlichting, de geluidsinstallatie, tafels en stoelen. Elk heeft een prijs, per boeking of per uur, en kan beperkt worden tot het aantal dat de zaal heeft. Huurders…
• Storingen Iemand merkt dat de kachel bij het podium het niet doet, zegt het tegen iemand, en die vergeet het. Nu melden ze het: huurders via Je account in hun app, bestuursleden via het scherm Storingen hier of via Wettelijke verplichtingen…
• Feedback Meestal hoort het bestuur alleen hoe een verhuur ging als het slecht ging. Zet Feedback (onder Boekingen) aan en de ochtend na elke verhuur krijgt de huurder een e-mail met een link naar een korte, besloten pagina: een cijfer uit…
• Entreescherm Een pagina "Vandaag in de zaal" voor een tv of tablet bij de ingang, ingesteld via Entreescherm (onder Apps & schermen). Elke ruimte toont wat er nu is en tot wanneer, wat er straks is, en de rest van de…
• Subsidies Houd de subsidiegevers bij die de zaal heeft benaderd, of wil benaderen, via Subsidies (onder Geld): waarvoor het was, hoeveel er gevraagd en toegekend is, de deadline voor de aanvraag, wanneer het geld binnenkwam, wat de zaal in ruil heeft…
• Groepsrekeningen Een groep die elke week komt, kan één rekening per maand of één per trimester krijgen, in plaats van een factuur voor elke keer. Stel "Hoe ze gefactureerd worden" in bij de gegevens van de huurder; alle anderen krijgen nog…
• Evenementen in de zaal De eigen evenementen van de zaal: de kerstquiz, een filmavond, de zomerse boerendansavond. Voeg er een toe op Evenementen in de zaal (onder Boekingen) met de ruimte, tijden, ticketprijs (en als je wilt een tweede prijs voor kinderen of met…
• Verwarming & energie Twee manieren om te rekenen voor wat verwarming en stroom de zaal kosten, in te stellen op Verwarming & energie onder Geld. Gebruik er één, allebei of geen van beide. Een toeslag voor verwarming, een vast bedrag per uur, voor…
• Huurders Een huurder is degene voor wie de boeking is: een persoon, een club, een dorpsraad. Door ze hier bij te houden in plaats van bij elke boeking een naam in te typen, werkt de rest — facturen weten waar ze…
• Verzekering van huurders De meeste zalen vragen elke vaste groep die bij hen huurt — lessen, clubs, alles wat door een organisatie wordt georganiseerd — elk jaar om een kopie van hun bewijs van aansprakelijkheidsverzekering. HallPro bewaart ze voor je, met het document,…
• Eigen gegevens van huurders Huurders houden hun eigen gegevens zelf bij in hun app: onder Je account kunnen ze met Mijn gegevens wijzigen hun telefoonnummer, adres, de contactpersoon van de groep en een tweede e-mailadres voor facturen aanpassen (de penningmeester van een groep, of…
• Facturen HallPro kan voor elke bevestigde boeking zelf een factuur maken zodra die afgelopen is, en hem naar de huurder mailen. Of je maakt ze met de hand vanaf het scherm Boekingen. Zet je zaal op de factuur: je naam, adres…
• Klussenlijst Wat de beheerder of schoonmaker voor een dag moet weten, op één plek: de ruimte en tijden van elke boeking, vanaf wanneer de ruimte van hen is en hoe laat hij leeg moet zijn (de tijden voor klaarzetten en opruimen…
• Huurders berichten Vertel huurders iets in één keer: de zaal is dicht voor reparaties, de parkeerplaats krijgt nieuw asfalt, de verwarming doet het niet. Kies op Huurders berichten (onder Boekingen) naar wie het gaat: iedereen met een boeking tussen twee data, de…
• Meldingen en het getal op het pictogram Beide HallPro-apps kunnen een melding naar een telefoon sturen als er iets voor die persoon is, en houden een getal op het app-icoon bij voor hoeveel dingen er wachten — zoals een mailapp doet. Bestuursapp: nieuwe aanvragen voor informatie, online…
• Online betalingen Huurders kunnen hun factuur online betalen met een betaalkaart of via automatische incasso, en HallPro markeert hem vanzelf als betaald als het geld binnen is. Koppel een of meer betaalbedrijven — Stripe (kaarten), SumUp (kaarten) of GoCardless (automatische incasso) —…
• Openingstijden en sluitingen Openingstijden zijn de uren waarop de zaal überhaupt gehuurd kan worden, per dag van de week. Ze zorgen ervoor dat niemand een boeking vraagt die doorloopt tot na het moment dat het gebouw op slot moet. Als een huurder een…
• Prijslijst De pagina "Huurprijzen" op je website, gemaakt uit wat HallPro echt rekent, zodat hij nooit verouderd is. Zet [hallpro_prices] op een pagina, of druk op "Maak de pagina Huurprijzen voor me" op het scherm Tariefregels. Per ruimte: hoeveel mensen erin…
• Tariefregels Een ruimte heeft standaardprijzen. Een tariefregel is een reden om iets anders te rekenen: een lager tarief voor lokale goede doelen, een vast bedrag voor een kinderfeestje, een andere prijs na zes uur. Elke regel kan per uur worden geprijsd…
• Ruimtes Een ruimte is elke plek die een huurder los kan boeken. De meeste zalen hebben er twee of drie: de grote zaal, een vergaderzaal, soms een keuken of een bar die bij allebei kan horen. Stel een ruimte één keer…
• Meerdere zalen Voor een gemeente, stichting of goed doel dat meer dan één gebouw beheert — het dorpshuis, het paviljoen, het oude schoollokaal. Eén HallPro voor allemaal. Elke zaal heeft zijn eigen ruimtes, openingstijden, sluitingen, veiligheidscontroles en sleutels. Huurders worden gedeeld, omdat…
• Sms-herinneringen E-mails raken zoek; een sms'je de dag ervoor wordt gelezen. Met sms-herinneringen aan krijgen huurders die ja hebben gezegd: – een herinnering vóór hun verhuur — "een herinnering aan je boeking van de grote zaal morgen, 19.00-23.00 uur" — een…
• Vertalingen Elk woord dat HallPro laat zien, in elke taal, kan de zaal zelf aanpassen bij Vertalingen (onder Instellingen): de beheerschermen, de hulp, de bestuursapp, de huurdersapp, de boekingspagina's en de e-mails. Op elk abonnement kun je de Engelse teksten van…
• Wachtlijst Is de tijd die een huurder wil al bezet, dan kunnen ze vragen of ze bericht krijgen als die vrijkomt: op het scherm Boeken in hun app, "Wilde je een tijd die al bezet is?". Ze kiezen de datum en…
• Activiteiten Een pagina op je website met de groepen die in de zaal bij elkaar komen — de yogales, de peutergroep, het koor — met hun vaste dag en tijd en hun bijeenkomsten voor de komende weken. Het komt rechtstreeks uit…
• Waar begin je Vier dingen, in deze volgorde, en de zaal draait: de ruimtes die je verhuurt, de uren dat je open bent, wat je rekent, en wie je huurders zijn. Al het andere kan wachten. Het loont om het in die volgorde…
• De tijdzone van je website WordPress houdt één tijdzone bij voor de hele website, en een gloednieuwe site begint op UTC+0. Dat klopt in de winter met de Britse tijd, maar zit van eind maart tot eind oktober een uur ernaast. HallPro gebruikt hem voor…