Cautions

Une caution, c’est l’argent du locataire, gardé au cas où la salle serait laissée en mauvais état. Elle ne fait pas partie du prix de location, elle ne figure jamais sur la facture, et tant qu’elle n’est pas rendue, la salle la doit. C’est pourquoi cet écran s’organise autour de deux listes : les cautions en attente de paiement avant une location, et les cautions à rendre après.

Fixez la caution habituelle pour chaque type de locataire et HallPro l’ajoute dès lors à chaque réservation confirmée par ce type de locataire. La plupart des salles la demandent aux locataires privés ponctuels et n’en demandent pas aux groupes réguliers. Une réservation répétée paie une seule caution pour toutes ses dates, et la récupère après la dernière.

Après la location, réglez-la : rendez tout, retenez une partie, ou retenez tout. Retenir quoi que ce soit oblige à dire pourquoi, et le locataire peut recevoir un court relevé par e-mail. HallPro ne déplace pas d’argent — rendez-le comme la salle le fait d’habitude, et enregistrez-le ici.

Tout cela est gratuit. La formule Standard ajoute les e-mails qui partent sans que personne ait à y penser : la demande au locataire quand la réservation est confirmée, une relance si elle n’est pas arrivée une semaine avant, et un point hebdomadaire au comité sur les cautions qui auraient dû être rendues.

Par exemple: Les Henderson réservent la grande salle pour des 40 ans. En tant que locataires ponctuels, on leur demande £100, qu’ils paient par virement. Après la fête, le gardien trouve un sol rayé et une chaise cassée ; le trésorier retient £35 « pour remplacer une chaise », enregistre £65 rendus par virement, et les Henderson reçoivent un e-mail qui dit exactement cela.

Questions fréquentes

Une caution retenue est-elle un revenu ?
La partie retenue l’est, le jour où elle est retenue, et le rapport annuel la compte ainsi. L’argent détenu n’est pas du tout un revenu : le rapport le montre à part, comme à rendre à la fin de la période.

Les dégâts ont coûté plus que la caution.
Retenez-la entièrement, et facturez le reste sur une facture séparée. HallPro n’enregistrera pas une retenue supérieure à ce qui a été payé, car ce n’est pas ce qui est arrivé à l’argent.

Et si une réservation est annulée ?
Une caution qui avait seulement été demandée disparaît d’elle-même. Une caution payée passe directement dans À rendre, car c’est toujours l’argent du locataire.

Nous avons supprimé une réservation par erreur.
Une caution détenue par la salle n’est jamais supprimée avec la réservation. Elle reste dans À rendre, marquée comme réservation supprimée, jusqu’à ce que quelqu’un la règle, car supprimer une ligne du planning ne doit pas faire disparaître une dette.

Certaines cautions ont été payées avant que nous utilisions HallPro.
Ajoutez-les en bas de l’écran en cochant « la salle l’a déjà », avant d’activer les e-mails automatiques, pour qu’on ne demande à personne de payer deux fois.