Assurance des locataires
La plupart des salles demandent chaque année à chaque groupe régulier qui les loue — cours, clubs, tout ce qui est organisé par une structure — une copie de son attestation d’assurance responsabilité civile. HallPro les conserve pour vous, avec le document, l’assureur, le numéro de contrat et les dates.
Ajoutez une nouvelle attestation chaque année plutôt que de modifier l’ancienne. Garder celle de chaque année vous permet de toujours répondre à la question qui compte quand quelque chose s’est mal passé : étaient-ils couverts ce jour-là ?
HallPro vous prévient quand vous enregistrez ou confirmez une réservation pour quelqu’un qui ne sera pas couvert à cette date. Il vous prévient sans vous bloquer, car vous savez peut-être que la nouvelle attestation arrive. Il peut aussi demander par e-mail aux locataires leur attestation renouvelée avant qu’elle expire. Les deux font partie de la formule Standard.
Par exemple: L’attestation des 1st Ashcombe Scouts expire le 31 janvier. Le 2 janvier, HallPro leur envoie un e-mail pour demander la nouvelle ; le 25 janvier, il redemande. À son arrivée, la responsable des réservations l’ajoute sur la page des Scouts, et celle de l’an dernier reste archivée en dessous.
Questions fréquentes
Les locataires privés ponctuels ont-ils besoin d’une attestation ?
En général non : le contrat de la plupart des salles couvre les locataires privés comme les fêtes d’anniversaire. Choisissez quels types de locataires ont besoin de leur propre assurance sur l’écran Contrat de location, et vérifiez auprès de votre assureur.
Qui peut voir les attestations ?
Seules les personnes qui peuvent ouvrir l’écran Locataires. Les documents ne sont pas mis dans la médiathèque du site, où n’importe qui ayant le lien pourrait les ouvrir.
Un groupe n’en a jamais envoyé. HallPro va-t-il lui écrire ?
Non. Les rappels ne concernent que les attestations qui arrivent à expiration. Les groupes sans rien au dossier sont listés sur l’écran Contrat de location pour que quelqu’un le leur demande, car cette première demande passe mieux venant d’une personne.