Par où commencer

Dernière mise à jour le 27 septembre 2026

Quatre choses, dans cet ordre, et la salle fonctionne : les espaces que vous louez, vos horaires d’ouverture, vos tarifs, et qui sont vos locataires. Tout le reste peut attendre.

Mieux vaut suivre cet ordre, car chaque étape s’appuie sur la précédente. Les tarifs se règlent par espace, les fermetures aussi, et une réservation a besoin d’un espace et d’un locataire pour exister.

Rien ne doit être terminé d’un coup. La liste Premiers pas se souvient de ce qui est fait, se coche toute seule à mesure que de vraies fiches apparaissent, et sera toujours là la semaine prochaine quand quelqu’un d’autre prendra le relais.

1 Ajoutez vos espaces Chaque espace que l'on peut réserver seul. Un seul espace suffit si c'est ce que vous avez.

2 Fixez vos horaires d'ouverture Les heures où la salle peut être louée, jour par jour, et les fermetures.

3 Indiquez vos tarifs Les prix normaux de chaque espace, et une règle tarifaire pour chaque cas où vous facturez autre chose.

4 Ajoutez vos locataires Commencez par les réguliers. Les ponctuels peuvent être ajoutés quand ils appellent.

5 Saisissez une réservation Choisissez un espace, un locataire, une date et une heure, et voyez comme tout chevauchement est refusé.

Par exemple: Une nouvelle salle prend en général une vingtaine de minutes : deux espaces, les horaires d’ouverture recopiés du panneau d’affichage, trois règles tarifaires, puis les locataires ajoutés au fil de l’ancien agenda.

Questions fréquentes

Peut-on saisir l’agenda de l’an dernier ?
Oui, et certaines salles le font pour les réguliers afin que la vérification des chevauchements les connaisse. Les locations ponctuelles passées valent rarement la peine d’être saisies.

Et si nous nous trompons ?
Tout ici peut être modifié plus tard. Les tarifs s’appliquent au moment où une facture est faite : corriger un prix ne réécrit donc pas les factures déjà envoyées.

Faut-il tout utiliser ?
Non. Beaucoup de salles utilisent l’agenda et la facturation sans jamais toucher au planning des permanences ni au registre des clés. Indiquez ce dont vous n’avez pas besoin comme inutile et la liste cesse de le proposer.

À quoi servent les questions sur notre salle ?
Huit questions oui/non en haut de Premiers pas : groupes réguliers, alcool et musique, statut associatif, vos propres événements, équipement à faire entretenir, un gardien, des clés prêtées, et savoir comment se sont passées les locations. Chaque oui ajoute l’étape correspondante à la liste, marquée « Pour votre salle ». Cochez la case et les quelques fonctions qui ne demandent qu’un interrupteur (Au programme, les vérifications alcool et musique, les avis avec la formule Standard) sont aussi activées. Un non ne désactive jamais rien, et les réponses peuvent être modifiées en bas de la page.

Il y a beaucoup d’écrans. Comment en trouver un ?
Tapez dans la case Trouver en haut du menu HallPro. Elle connaît les mots de tous les jours autant que les noms d’écrans : « chaudière » trouve Équipement, « TEN » trouve Alcool et musique, « Gift Aid » trouve Dons. Appuyez sur Entrée pour aller au premier résultat, ou sur Échap pour effacer. Le menu est regroupé par tâche : Réservations, Espaces et tarifs, Finances, Vie locale, Le bâtiment, Comité, Applis et écrans et Réglages.