Protection des données

Chacun a le droit de voir ce que la salle conserve à son sujet, et la salle ne doit pas garder de données personnelles plus longtemps que nécessaire. HallPro aide pour les deux.

Ce que vous conservez sur quelqu’un. Sur la page d’un locataire dans l’écran Locataires, Télécharger ses données donne tout dans un seul fichier : sa fiche, ses réservations, factures, cautions, assurances, avis, listes de fin de location, pannes signalées, liste d’attente, SMS envoyés, et les billets et dons liés à son e-mail. Pour toute autre personne — un acheteur de billets, un donateur — utilisez l’outil Exporter les données personnelles de WordPress avec son adresse e-mail : les données de HallPro sont incluses.

S’en défaire. Anonymiser transforme un locataire en « Ancien locataire 123 » : nom, e-mail, téléphone, adresse, notes, fiches et téléphones sont supprimés. Les réservations et factures restent, car la comptabilité en a besoin, mais ne disent plus qui. C’est refusé tant qu’il reste quelque chose à régler : une réservation à venir, une facture impayée, une caution détenue ou un remboursement dû. L’outil Effacer les données personnelles de WordPress fait la même chose par adresse e-mail.

Dans Protection des données (sous Réglages), choisissez combien d’années sans réservation font d’un locataire un ancien locataire (six est l’usage, comme pour les comptes), et laissez éventuellement HallPro les anonymiser chaque nuit. Cela supprime aussi les anciens acheteurs de billets après un an, et les donateurs une fois passées les six années de HMRC après une demande Gift Aid.

Un paragraphe de politique de confidentialité décrivant ce que conserve HallPro est proposé dans le guide de politique de confidentialité de WordPress, et le formulaire de réservation renvoie vers votre page de politique de confidentialité.

Par exemple: Une ancienne professeure de Pilates demande à la salle de supprimer ses données. Le secrétaire ouvre sa fiche sur l’écran Locataires : rien n’est dû et rien n’est réservé, il appuie donc sur Anonymiser. Ses quatre années de réservations restent dans les comptes sous « Ancien locataire 58 ».

Questions fréquentes

Est-ce un conseil juridique ?
Non. Cela vous donne les outils ; l’Information Commissioner’s Office (ico.org.uk) propose des conseils aux petites associations sur ce qu’il faut garder et pendant combien de temps.