Rapport annuel

Les chiffres que demandent vos administrateurs, votre AG, la Charity Commission et les financeurs, à partir de l’agenda et des factures que HallPro tient déjà. Choisissez une période — en général votre dernier exercice — et elle est comparée à la période de même durée qui la précède.

Les recettes sont l’argent reçu pendant la période, quelle que soit la date de facturation. C’est la comptabilité de trésorerie (recettes et dépenses) utilisée par la plupart des petites associations. Ce qui a été facturé, et ce qui restait dû à la fin, est affiché à côté.

Le taux d’occupation de chaque espace, ce sont les heures réservées par rapport aux heures d’ouverture, d’après vos Horaires d’ouverture, moins les fermetures sur des journées entières. Des horaires d’ouverture justes donnent un chiffre juste.

Imprimez-le pour une réunion, ou téléchargez-le sous forme de tableau pour votre vérificateur aux comptes. Le rapport annuel fait partie de la formule Premium.

Par exemple: Un formulaire de subvention demande combien de groupes utilisent la salle et à quelle fréquence. Le rapport liste chaque groupe ayant au moins six réservations dans l’année, son type de locataire, et le nombre d’heures d’utilisation — c’est-à-dire la réponse, dans l’ordre que demande le formulaire.

Questions fréquentes

Pourquoi le rapport n’indique-t-il pas combien de personnes sont venues ?
HallPro n’enregistre pas la fréquentation, et un chiffre deviné ne pourrait être garanti par personne. Il compte ce que l’agenda sait vraiment : les heures d’utilisation et le nombre de groupes différents.

Notre exercice ne se termine pas en mars.
Changez « L’exercice se termine en » en haut du rapport. Toutes les périodes proposées s’y conforment.

Une réservation a dépassé minuit le dernier jour de l’année.
Seules les heures comprises dans la période sont comptées : le reste appartient à l’année suivante. Rien n’est compté deux fois.