Hjælp til HallPro

Guider 48

• Eksport til regnskab Føres husets regnskab i Xero eller QuickBooks Online, giver det her kassereren en fil at importere i stedet for at taste hver leje ind igen. Føres det i et regneark, giver kassebogen alle ind- og udbetalinger, dato for dato, med…
• Alkohol og musik En bar med betaling til en fødselsdagsfest, et lotteri med vin, et band til midnat: hver af dem kan kræve noget, husets egen bevilling ikke dækker. Slå det her til, så spørger alle bookingformularer — jeres hjemmeside, lejernes app og…
• Årsrapport De tal, jeres bestyrelse, generalforsamling, Charity Commission og tilskudsgivere beder om, ud fra kalenderen og de fakturaer, HallPro allerede holder styr på. Vælg en periode — som regel jeres seneste regnskabsår — så bliver den sammenlignet med en lige så…
• Helligdage HallPro kender de britiske helligdage (bank holidays) for England og Wales, Skotland og Nordirland: den regner dem ud, også påsken og de dage, der flytter, når julen falder i en weekend, og tjekker dem mod listen på GOV.UK en gang…
• Book og betal online Sætter en Book og betal nu-knap på jeres bookingformular ved siden af "Send en forespørgsel i stedet". En lejer vælger et lokale og et tidspunkt, trykker på den, betaler med kort, og bookingen er bekræftet og betalt — ingen i…
• Bookinger En booking er et lokale, en lejer, en dato, et starttidspunkt og hvor længe. Du vælger start og varighed i stedet for et sluttidspunkt, fordi det er sådan, et hus faktisk lejes — »to timer tirsdag aften« snarere end »18:30…
• Kalenderfeeds Et kalenderfeed lægger husets kalender ind i den kalender, du allerede bruger — Google Kalender, Outlook eller kalenderen på en iPhone — og holder den selv opdateret. Tilføj det én gang; nye bookinger, ændringer og afbestillinger følger med af sig…
• Kalendersynkronisering Kalenderfeeds sender HallPros bookinger ud til Google-, Outlook- og Apple-kalendere. Kalendersynkronisering henter bookinger ind: forbind husets egen kalender, så blokerer alt, hvad nogen skriver i den, lokalet i HallPro inden for en time. HallPro læser kalenderen via dens private adresse…
• Afbestillingsregler og refusioner Skriv jeres afbestillingsregler én gang på Afbestillinger og refusioner (under Økonomi), fx: mindst 28 dage før, intet at betale; mindst 14 dage, det halve; senere end det, hele lejen. Den længste frist, der passer, gælder. I lejernes app viser afbestillingsvinduet…
• Rykning for ubetalte fakturaer Tallene under Skyldes til huset på skærmen Fakturaer deler det, du har til gode, op efter hvor længe det har været skyldigt. Penge, der endnu ikke er forfaldne, er normalt; penge, der har været skyldige i mere end tres dage,…
• Roller i bestyrelsen Uden roller kan kun den, der passer husets hjemmeside, åbne HallPro. Det fungerer for et hus, der drives af én person, men ikke for en bestyrelse. Med roller kan hvert bestyrelsesmedlem logge ind med sin egen WordPress-konto og kun se…
• Regler og krav De ting, et forsamlingshus skal holde ajour: brandrisikovurderingen, PAT-test af el-apparater, bygningens forsikring, licensen fra PRS for Music og PPL, service af brandslukkere og årsindberetningen til Charity Commission. Tilføj hver af dem med den dato, de næste gang skal fornyes.…
• Lejebetingelser Jeres lejebetingelser er de regler, hver lejer siger ja til: hvem der har ansvaret for huset under lejen, hvad der sker ved skader og depositum, støj, alkohol, oprydning og så videre. Skriv dem én gang her. De vises på forespørgselsformularen…
• Land og sprog HallPro virker for forsamlingshuse i 22 lande: Storbritannien, Irland, USA, Canada, Australien, New Zealand, Sydafrika, Frankrig, Tyskland, Østrig, Nederlandene, Belgien, Spanien, Portugal, Italien, Danmark, Sverige, Norge, Schweiz, Singapore, De Forenede Arabiske Emirater og Indien. Land. På Land og sprog (under…
• Sikkerhedsdepositum Et sikkerhedsdepositum er lejerens penge, som holdes tilbage, hvis huset bliver efterladt i en dårlig stand. Det er ikke en del af lejen, det kommer aldrig på fakturaen, og indtil det er betalt tilbage, skylder huset det. Derfor er denne…
• Databeskyttelse Folk har ret til at se, hvad huset har om dem, og huset bør ikke gemme personoplysninger længere end nødvendigt. HallPro hjælper med begge dele. Hvad du har om nogen. På en lejers side på skærmen Lejere giver Hent deres…
• Dokumenter Ét sted til bestyrelsens papirer: referater og dagsordener, politikker, vedtægter, forsikringspolicer, risikovurderinger, regnskaber, papirer om bygning og vedligeholdelse. Upload dem på Dokumenter (under Bestyrelse), sorteret efter type, hver med dato og hvem der uploadede den. Revisionsdatoer. Giv en politik eller…
• Donationer og Gift Aid De fleste forsamlingshuse i Storbritannien er velgørende foreninger, og for meget af det, de får givet, bliver der ikke krævet Gift Aid. Under Donationer (under Økonomi): – En donationsside ([hallpro_donate], eller »Lav donationssiden for mig«) tager imod gaver med kort…
• Dørkoder Til et hus med en nøgleboks eller en kodelås: HallPro gemmer koden, sender den på e-mail til hver lejer et fast tidsrum før lejen (24 timer, medmindre du ændrer det) og minder de nøgleansvarlige om at skifte den efter de…
• Tjekliste efter lejen Sedlen på bagsiden af døren — lyset slukket, varmen slukket, skraldet ud, dørene låst — i lejernes app. Fra lejen starter, til et par dage efter, har bookingen en Afslut-knap: de krydser listen af, skriver, om noget er gået i…
• Udstyr og vedligeholdelse Et register over husets udstyr under Udstyr (under Bygningen): fyret, brandslukkerne, hjertestarteren, scenelyset, bordene. For hvert: hvor det står, mærke og serienummer, hvornår det blev købt, hvad det ville koste at erstatte (totalen står der til forsikringen), hvor tit det…
• Tilkøb Tilkøb er de ting, en leje kan komme med — køkkenet, scenelys, lydanlægget, borde og stole. Hvert har en pris, pr. booking eller pr. time, og kan begrænses til det antal, huset har. Lejerne vælger dem sammen med bookingen: på…
• Fejl og mangler Nogen opdager, at radiatoren ved scenen ikke virker, siger det til nogen, som glemmer det. Nu melder de det: lejere fra Din konto i deres app, bestyrelsesmedlemmer fra skærmen Fejl og mangler her eller fra Regler og krav i bestyrelsesappen.…
• Feedback Bestyrelsen hører som regel kun, hvordan en leje gik, når den gik dårligt. Slå Feedback til (under Bookinger), så får lejeren om morgenen efter hver leje en e-mail med et link til en kort, privat side: en karakter ud af…
• Infoskærm En side med »I dag i huset« til et tv eller en tablet i indgangen, sat op under Infoskærm (under Apps). Hvert lokale viser, hvad der sker nu og indtil hvornår, hvad der kommer bagefter, og resten af dagen. Nedenunder:…
• Tilskud Hold styr på de fonde, huset har søgt eller vil søge, under Tilskud (under Økonomi): hvad det var til, hvor meget der blev søgt og bevilget, ansøgningsfristen, hvornår pengene kom, hvad huset lovede til gengæld (en rapport, et skilt med…
• Samlede regninger En gruppe, der kommer hver uge, kan få én regning for måneden eller én for terminen i stedet for en faktura for hver gang. Indstil "Sådan bliver de faktureret" på lejerens side; alle andre bliver stadig faktureret pr. booking. En…
• Husets arrangementer Husets egne arrangementer: julequizzen, en filmaften, sommerens bal i laden. Opret et på Husets arrangementer (under Bookinger) med lokale, tidspunkter, billetpris (og en ekstra pris for børn eller rabat, hvis I vil) og antal pladser. Lokalet bliver booket i kalenderen…
• Varme og energi To måder at opkræve for husets udgifter til varme og strøm, som du sætter op på Varme og energi under Økonomi. Brug den ene, begge eller ingen. Et varmetillæg, et fast beløb i timen, for lejer, der starter i fyringssæsonen,…
• Lejere En lejer er den, bookingen er til: en person, en klub, et sogneråd. At have dem her i stedet for at skrive et navn på hver booking er det, der får resten til at virke — fakturaerne ved, hvor de…
• Lejernes forsikring De fleste huse beder hver fast gruppe, der lejer hos dem — hold, klubber, alt, der drives af en organisation — om en kopi af deres ansvarsforsikringsbevis hvert år. HallPro gemmer dem for jer med dokumentet, forsikringsselskabet, policen og datoerne.…
• Lejernes egne oplysninger Lejerne holder selv deres oplysninger opdateret i appen: under Din konto kan de med Ret mine oplysninger ændre telefonnummer, adresse, gruppens kontaktperson og en ekstra e-mailadresse til fakturaer (en forenings kasserer eller en virksomheds bogholderi). Hver ændring bliver noteret i…
• Fakturering HallPro kan selv lave en faktura for hver bekræftet booking, når den er afsluttet, og sende den til lejeren på e-mail. Eller du kan lave dem i hånden fra skærmen Bookinger. Sæt jeres hus på fakturaen: jeres navn, adresse og…
• Opgaveliste Det, viceværten eller rengøringen skal vide om en dag, samlet ét sted: hver bookings lokale og tidspunkter, hvornår lokalet er deres fra, og hvornår det skal være ryddet (lokalets tider til opstilling og oprydning), hvordan det skal indrettes, cirka hvor…
• Skriv til lejere Fortæl lejerne noget én gang: huset er lukket på grund af reparationer, parkeringspladsen får ny belægning, varmen er slukket. På Skriv til lejere (under Bookinger) vælger du, hvem det skal til: alle med en booking mellem to datoer, de faste…
• Notifikationer og tallet på ikonet Begge HallPro-apps kan sende en notifikation til en telefon, når der er noget, personen skal tage sig af, og vise et tal på appens ikon for, hvor mange ting der venter — ligesom en mailapp. Personaleappen: nye forespørgsler, bookinger betalt…
• Onlinebetaling Lejerne kan betale deres faktura online med kort eller Direct Debit (betalingsaftale), og HallPro markerer den selv som betalt, når pengene kommer. Forbind et eller flere betalingsfirmaer — Stripe (kort), SumUp (kort) eller GoCardless (Direct Debit) — ved at sætte…
• Åbningstider og lukninger Åbningstider er de timer, huset overhovedet kan lejes, sat for hver ugedag. Det er dem, der forhindrer nogen i at bede om en booking, der varer ud over det tidspunkt, hvor bygningen skal låses. Når en lejer vælger et starttidspunkt,…
• Prisliste Siden "Lejepriser" på jeres hjemmeside, lavet ud fra det, HallPro faktisk tager, så den aldrig er forældet. Sæt [hallpro_prices] på en side, eller tryk på "Lav siden med lejepriser for mig" på skærmen Prisregler. For hvert lokale: hvor mange det…
• Prisregler Et lokale har standardpriser. En prisregel er en grund til at tage noget andet: en lavere takst for lokale velgørende foreninger, en fast pris for en børnefødselsdag, en anden pris efter kl. 18. Hver regel kan prissættes pr. time eller…
• Lokaler Et lokale er ethvert rum, en lejer kan booke for sig. De fleste forsamlingshuse har to eller tre: den store sal, et mødelokale og nogle gange et køkken eller en bar, der kan høre til begge. Sæt et lokale op…
• Flere forsamlingshuse Til et sogneråd, en fond eller en forening, der driver mere end én bygning — forsamlingshuset, klubhuset, den gamle skolestue. Én HallPro til dem alle. Hvert hus har sine egne lokaler, åbningstider, lukninger, sikkerhedstjek og nøgler. Lejerne er fælles, fordi…
• Sms-påmindelser E-mails bliver væk; en sms dagen før bliver læst. Med sms-påmindelser slået til får de lejere, der har sagt ja: – en påmindelse før deres leje — "en påmindelse om din booking af Store sal i morgen kl. 19-23" —…
• Oversættelser Hvert ord, HallPro viser, kan på alle sprog ændres af forsamlingshuset under Oversættelser (under Indstillinger): administrationsskærmene, hjælpen, bestyrelsens app, lejernes app, bookingsiderne og e-mails. I alle pakker kan du ændre HallPros engelske tekster. Standard-pakken tilføjer sprogpakker til fransk, tysk, spansk,…
• Venteliste Når det tidspunkt, en lejer ønsker, er optaget, kan de bede om besked, hvis det bliver ledigt: på skærmen Book i appen, "Ville du have et tidspunkt, der er optaget?". De vælger dato og tidspunkter og kan se det under…
• Det sker En side på jeres hjemmeside med de grupper, der mødes i huset — yogaholdet, legestuen, koret — med deres faste dag og tid og deres gange de næste par uger. Den kommer direkte fra bookingerne, så når yogaholdet flytter til…
• Hvor skal vi starte Fire ting, i denne rækkefølge, så kører huset: de lokaler, I lejer ud, de tider, I har åbent, hvad I tager for det, og hvem jeres lejere er. Alt andet kan vente. Det kan betale sig at tage dem i…
• Hjemmesidens tidszone WordPress har én tidszone for hele hjemmesiden, og en helt ny side starter på UTC+0. Det passer med britisk tid om vinteren og er en time forkert fra slutningen af marts til slutningen af oktober. HallPro bruger den til alt…