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Info su HallPro

Guide 48

Esportazione contabile Se la contabilità della sala è tenuta in Xero o QuickBooks Online, questa funzione dà al tesoriere un file da importare invece di riscrivere ogni affitto. Se è tenuta in un foglio di calcolo, il libro cassa riporta ogni entrata…
Alcol e musica Un bar a pagamento a una festa di compleanno, una lotteria con in palio del vino, una band fino a mezzanotte: ognuno può richiedere qualcosa che la licenza della sala non copre. Attiva questa funzione e ogni modulo di prenotazione…
Relazione annuale I dati che chiedono i tuoi amministratori, la tua assemblea annuale, la Charity Commission e chi finanzia i contributi, presi dal calendario e dalle fatture che HallPro già conserva. Scegli un periodo — di solito l'ultimo esercizio finanziario — e…
Giorni festivi HallPro conosce i giorni festivi del Regno Unito per Inghilterra e Galles, Scozia e Irlanda del Nord: li calcola, compresa la Pasqua e i giorni che si spostano quando Natale cade nel fine settimana, e li confronta una volta alla…
Prenota e paga online Aggiunge un pulsante Prenota e paga ora al tuo modulo di prenotazione, accanto a "Invia invece una richiesta di informazioni". Un cliente sceglie stanza e orario, lo preme, paga con carta e la prenotazione è confermata e pagata — nessuno…
Prenotazioni Una prenotazione è una stanza, un cliente, una data, un orario di inizio e una durata. Scegli l'inizio e la durata invece dell'orario di fine, perché è così che si affitta davvero una sala: "due ore martedì sera" e non…
Feed del calendario Un feed del calendario porta il calendario della sala nel calendario che usi già — Google Calendar, Outlook o il calendario dell'iPhone — e lo tiene aggiornato da solo. Aggiungilo una volta; nuove prenotazioni, modifiche e annullamenti arrivano da soli.…
Sincronizzazione calendario I feed del calendario mandano le prenotazioni di HallPro verso i calendari Google, Outlook e Apple. La sincronizzazione del calendario porta le prenotazioni dentro: collega il calendario della sala, e qualsiasi cosa qualcuno ci scriva blocca la stanza in HallPro…
Condizioni di annullamento e rimborsi Scrivi una volta sola le tue condizioni di annullamento in Annullamenti e rimborsi (sotto Finanze), per esempio: almeno 28 giorni prima, nulla da pagare; almeno 14 giorni prima, metà; più tardi, l'intero affitto. Si applica il preavviso più lungo che…
Sollecitare le fatture non pagate I numeri Dovuti alla sala nella schermata Fatture dividono quanto ti è dovuto in base a da quanto tempo ti è dovuto. I soldi non ancora scaduti sono normali; quelli dovuti da più di sessanta giorni sono il numero da…
Ruoli del comitato Senza ruoli, solo chi gestisce il sito della sala può aprire HallPro. Va bene per una sala gestita da una persona, non per un comitato. Con i ruoli, ogni membro del comitato può accedere con il proprio account WordPress e…
Adempimenti Le cose che una sala deve tenere in regola: la valutazione del rischio incendio, le verifiche PAT degli apparecchi elettrici, l'assicurazione dell'edificio, la licenza PRS for Music e PPL, la revisione degli estintori e la dichiarazione annuale alla Charity Commission.…
Condizioni di affitto Le condizioni di affitto sono le regole che ogni cliente accetta: chi è responsabile della sala durante l'affitto, cosa succede in caso di danni e con le cauzioni, rumore, alcol, pulizie e così via. Scrivile qui una volta sola. Compaiono…
Paese e lingua HallPro funziona per sale in 22 paesi: Regno Unito, Irlanda, Stati Uniti, Canada, Australia, Nuova Zelanda, Sudafrica, Francia, Germania, Austria, Paesi Bassi, Belgio, Spagna, Portogallo, Italia, Danimarca, Svezia, Norvegia, Svizzera, Singapore, Emirati Arabi Uniti e India. Paese. In Paese e…
Cauzioni Una cauzione sono soldi del cliente, trattenuti nel caso in cui la sala venga lasciata in cattivo stato. Non fa parte del prezzo dell'affitto, non va mai in fattura, e finché non viene restituita la sala la deve. Per questo…
Protezione dei dati Le persone hanno il diritto di vedere cosa conserva la sala su di loro, e la sala non dovrebbe tenere i dati personali più a lungo del necessario. HallPro aiuta in entrambe le cose. Cosa conservi su qualcuno. Nella pagina…
Documenti Un unico posto per i documenti del comitato: verbali e ordini del giorno, regolamenti, statuto, polizze assicurative, valutazioni dei rischi, bilanci, documenti sull'edificio e sulla manutenzione. Caricali in Documenti (sotto Comitato), divisi per tipo, ognuno con la data e il…
Donazioni e Gift Aid La maggior parte delle sale di paese sono enti benefici, e su gran parte di ciò che ricevono non viene richiesto il Gift Aid. In Donazioni (sotto Finanze): – Una pagina per donare ([hallpro_donate], oppure "Crea la pagina delle donazioni…
Codici porta Per una sala con una cassetta portachiavi o una serratura a tastierino: HallPro conserva il codice, lo invia via email a ogni cliente un certo tempo prima dell'affitto (24 ore, se non lo cambi) e ricorda ai detentori delle chiavi…
Lista di controllo di fine affitto Il foglio appeso dietro la porta — luci spente, riscaldamento spento, spazzatura fuori, porte chiuse a chiave — nell'app dei clienti. Dal momento in cui inizia l'affitto fino a qualche giorno dopo, la prenotazione ha un pulsante Chiudi tutto: il…
Attrezzature e manutenzione Un registro delle attrezzature della sala in Attrezzature (sotto L'edificio): la caldaia, gli estintori, il defibrillatore, le luci del palco, i tavoli. Per ognuna: dove si trova, marca e numero di matricola, quando è stata comprata, quanto costerebbe sostituirla (il…
Extra Gli extra sono le cose che possono accompagnare un affitto — la cucina, le luci del palco, l'impianto audio, tavoli e sedie. Ognuno ha un prezzo, a prenotazione o all'ora, e può essere limitato alla quantità che la sala possiede.…
Guasti Qualcuno si accorge che la stufa vicino al palco non funziona, lo dice a qualcuno, che se ne dimentica. Ora lo segnalano: i clienti da Il tuo account nella loro app, i membri del comitato dalla schermata Guasti qui o…
Feedback Di solito il comitato sa com'è andato un affitto solo quando è andato male. Attiva Feedback (sotto Prenotazioni) e, la mattina dopo ogni affitto, il cliente riceve un'email con il link a una breve pagina riservata: un voto su cinque,…
Schermo d'ingresso Una pagina "Oggi in sala" per un televisore o un tablet all'ingresso, da impostare in Schermo d'ingresso (sotto App e schermi). Ogni stanza mostra cosa c'è ora e fino a quando, cosa c'è dopo, e il resto della giornata. Sotto:…
Contributi Tieni traccia dei finanziatori a cui la sala ha chiesto, o intende chiedere, in Contributi (sotto Finanze): per cosa, quanto è stato chiesto e assegnato, la scadenza per la domanda, quando sono arrivati i soldi, cosa ha promesso la sala…
Fatture di gruppo Un gruppo che viene ogni settimana può ricevere una fattura al mese, o una a trimestre, invece di una fattura per ogni incontro. Imposta "Come viene fatturato" nella scheda del cliente; tutti gli altri continuano a ricevere una fattura per…
Eventi della sala Gli eventi organizzati dalla sala: il quiz di Natale, una serata cinema, il ballo country d'estate. Aggiungine uno in Eventi della sala (sotto Prenotazioni) con stanza, orari, prezzo del biglietto (e, se vuoi, un secondo prezzo per bambini o riduzioni)…
Riscaldamento ed energia Due modi per far pagare ciò che costano alla sala riscaldamento ed elettricità, da impostare in Riscaldamento ed energia sotto Finanze. Usane uno, entrambi o nessuno. Un supplemento riscaldamento, una cifra all'ora, per gli affitti che iniziano nella stagione del…
Clienti Il cliente è chi ha la prenotazione: una persona, un club, un consiglio parrocchiale. Tenerli qui invece di scrivere un nome su ogni prenotazione è ciò che fa funzionare il resto: le fatture sanno dove andare, le regole tariffarie sanno…
Assicurazione dei clienti La maggior parte delle sale chiede a ogni gruppo abituale che la affitta — corsi, circoli, qualsiasi attività gestita da un'organizzazione — una copia del certificato di assicurazione di responsabilità civile ogni anno. HallPro li conserva per te, con il…
I dati dei clienti I clienti tengono aggiornati i propri dati dalla loro app: in Il tuo account, Modifica i miei dati permette di cambiare numero di telefono, indirizzo, referente del gruppo e un secondo indirizzo email per le fatture (il tesoriere di un…
Fatturazione HallPro può creare da solo una fattura per ogni prenotazione confermata appena è conclusa, e inviarla via email al cliente. Oppure puoi crearle a mano dalla schermata Prenotazioni. Metti la tua sala sulla fattura: nome, indirizzo e numero di registrazione…
Lavori da fare Tutto ciò che il custode o l'addetto alle pulizie deve sapere per una giornata, in un unico posto: stanza e orari di ogni prenotazione, da quando la stanza è a sua disposizione e entro quando deve essere liberata (i tempi…
Messaggi ai clienti Avvisa i clienti una volta sola: la sala è chiusa per lavori, il parcheggio viene riasfaltato, il riscaldamento è spento. In Messaggi ai clienti (sotto Prenotazioni), scegli a chi scrivere: tutti quelli con una prenotazione tra due date, i gruppi…
Notifiche e numero sull'icona Entrambe le app di HallPro possono inviare una notifica al telefono quando qualcosa richiede l'attenzione di chi lo usa, e mostrare un numero sull'icona dell'app con quante cose sono in attesa — come fa un'app di posta. App del comitato:…
Pagamenti online I clienti possono pagare la fattura online con carta o con addebito diretto, e HallPro la segna come pagata da solo quando arrivano i soldi. Collega una o più società di pagamento — Stripe (carte), SumUp (carte) o GoCardless (addebito…
Orari di apertura e chiusure Gli orari di apertura sono le ore in cui la sala si può affittare, impostate per ogni giorno della settimana. Sono ciò che impedisce a qualcuno di chiedere una prenotazione che va oltre l'ora in cui l'edificio deve essere chiuso.…
Listino prezzi La pagina "Tariffe di affitto" del tuo sito, creata a partire da ciò che HallPro fa effettivamente pagare, quindi sempre aggiornata. Metti [hallpro_prices] in una pagina, oppure premi "Crea per me la pagina Tariffe di affitto" nella schermata Regole tariffarie.…
Regole tariffarie Una stanza ha dei prezzi normali. Una regola tariffaria è un motivo per far pagare qualcos'altro: una tariffa più bassa per gli enti benefici locali, un prezzo fisso per una festa di bambini, un prezzo diverso dopo le sei. Ogni…
Stanze Una stanza è qualsiasi spazio che un cliente può prenotare da solo. La maggior parte delle sale ne ha due o tre: la sala grande, una sala riunioni, a volte una cucina o un bar che può andare con l'una…
Più sale Per un consiglio parrocchiale, una fondazione o un ente benefico che gestisce più di un edificio — la sala del paese, il padiglione, la vecchia aula scolastica. Un unico HallPro per tutti. Ogni sala ha le sue stanze, orari di…
Promemoria via SMS Le email si perdono; un SMS il giorno prima viene letto. Con i promemoria via SMS attivi, i clienti che hanno accettato ricevono: – un promemoria prima dell'affitto — "ti ricordiamo la tua prenotazione del Salone principale domani, 19:00-23:00" —…
Traduzioni Ogni parola che HallPro mostra, in ogni lingua, può essere cambiata dalla sala in Traduzioni (sotto Impostazioni): le schermate di amministrazione, l'aiuto, l'app del comitato, l'app dei clienti, le pagine di prenotazione e le email. Con tutti i piani puoi…
Lista d'attesa Quando l'orario che un cliente vuole è già occupato, può chiedere di essere avvisato se si libera: nella schermata Prenota della sua app, "Volevi un orario già occupato?". Sceglie la data e gli orari, e lo vede in Lista d'attesa…
In programma Una pagina del tuo sito con l'elenco dei gruppi che si incontrano nella sala — il corso di yoga, il gruppo dei piccoli, il coro — con il loro giorno e orario abituale e gli incontri delle prossime settimane. Arriva…
Da dove cominciare Quattro cose, in quest'ordine, e la sala è operativa: le stanze che affitti, gli orari di apertura, quanto fai pagare e chi sono i tuoi clienti. Tutto il resto può aspettare. Conviene farle in quest'ordine perché ognuna si appoggia a…
Il fuso orario del tuo sito WordPress usa un unico fuso orario per tutto il sito, e un sito nuovo parte da UTC+0. Corrisponde all'ora del Regno Unito d'inverno ed è sbagliato di un'ora da fine marzo a fine ottobre. HallPro lo usa per tutto ciò…