HallPro-hjelp

Veiledninger 48

• Regnskapseksport Føres grendehusets regnskap i Xero eller QuickBooks Online, gir dette kassereren en fil å importere i stedet for å taste inn hver utleie på nytt. Føres det i et regneark, gir kassaboken alle inn- og utbetalinger, dato for dato, med…
• Alkohol og musikk En bar med salg i et bursdagsselskap, et lotteri med vin, et band til midnatt: alt dette kan kreve noe grendehusets egen skjenkebevilling ikke dekker. Slå dette på, så spør hvert bestillingsskjema — nettstedet ditt, leietakernes app og skjermen Bestillinger…
• Årsrapport Tallene styret, årsmøtet, Charity Commission og de som gir tilskudd ber om, hentet fra kalenderen og fakturaene HallPro allerede har. Velg en periode — vanligvis siste regnskapsår — så blir den sammenlignet med en like lang periode før. Inntekter er…
• Helligdager HallPro kjenner de britiske helligdagene (bank holidays) for England og Wales, Skottland og Nord-Irland: den regner dem ut, også påsken og dagene som flyttes når jula faller på en helg, og sjekker dem mot listen på GOV.UK én gang i…
• Bestill og betal på nett Setter en Bestill og betal nå-knapp på bestillingsskjemaet ditt, ved siden av «Send en forespørsel i stedet». En leietaker velger rom og tid, trykker på knappen, betaler med kort, og bestillingen er bekreftet og betalt — ingen i styret trenger…
• Bestillinger En bestilling er et rom, en leietaker, en dato, en starttid og hvor lenge. Du velger start og varighet i stedet for sluttid, fordi det er slik et grendehus faktisk leies – «to timer tirsdag kveld» heller enn «18.30 til…
• Kalenderabonnement Et kalenderabonnement legger grendehusets kalender inn i den kalenderen du allerede bruker — Google Kalender, Outlook eller kalenderen på en iPhone — og holder den oppdatert av seg selv. Legg det til én gang; nye bestillinger, endringer og avbestillinger følger…
• Kalendersynkronisering Kalenderabonnement sender HallPros bestillinger ut til Google-, Outlook- og Apple-kalendere. Kalendersynkronisering henter bestillinger inn: koble til grendehusets egen kalender, så sperrer alt noen skriver inn i den, rommet i HallPro innen en time. HallPro leser kalenderen via den private adressen…
• Avbestillingsvilkår og refusjoner Skriv avbestillingsvilkårene dine én gang på Avbestillinger og refusjoner (under Økonomi), for eksempel: minst 28 dager før, ingenting å betale; minst 14 dager, halvparten; senere enn det, hele leien. Den lengste fristen som passer, gjelder. I leietakernes app viser Avbestill-arket…
• Purring på ubetalte fakturaer Tallene under Skyldes grendehuset på skjermen Fakturaer deler det du har til gode etter hvor lenge du har hatt det til gode. Penger som ikke har forfalt ennå, er normalt; penger som har vært skyldt i mer enn seksti dager,…
• Roller i styret Uten roller kan bare den som har ansvar for grendehusets nettsted, åpne HallPro. Det fungerer for et grendehus som drives av én person, men ikke for et styre. Med roller kan hvert styremedlem logge inn med sin egen WordPress-konto og…
• Kontroller og krav Det et grendehus må holde oppdatert: brannrisikovurderingen, el-kontroll av utstyr (PAT), bygningsforsikringen, musikklisensen fra PRS for Music og PPL, service på brannslukkerne og årsrapporteringen til Charity Commission. Legg inn hvert punkt med datoen det neste gang forfaller. HallPro sender en…
• Leievilkår Leievilkårene er reglene alle leietakere godtar: hvem som har ansvaret for grendehuset under leien, hva som gjelder for skader og depositum, støy, alkohol, rydding og så videre. Skriv dem én gang her. De vises på forespørselsskjemaet på nettstedet ditt, sammenfoldet…
• Land og språk HallPro fungerer for grendehus i 22 land: Storbritannia, Irland, USA, Canada, Australia, New Zealand, Sør-Afrika, Frankrike, Tyskland, Østerrike, Nederland, Belgia, Spania, Portugal, Italia, Danmark, Sverige, Norge, Sveits, Singapore, De forente arabiske emirater og India. Land. På Land og språk (under…
• Depositum Et depositum er leietakerens penger, holdt i tilfelle grendehuset blir etterlatt i dårlig stand. Det er ikke en del av leien, det kommer aldri på fakturaen, og til det er betalt tilbake, skylder grendehuset det. Derfor er denne skjermen bygd…
• Personvern Folk har rett til å se hva grendehuset har om dem, og grendehuset bør ikke ta vare på personopplysninger lenger enn nødvendig. HallPro hjelper med begge deler. Hva du har om noen. På siden til en leietaker på skjermen Leietakere…
• Dokumenter Ett sted for styrets papirer: referater og sakslister, retningslinjer, vedtekter, forsikringsbevis, risikovurderinger, regnskap, papirer om bygg og vedlikehold. Last dem opp på Dokumenter (under Styret), sortert etter type, hver med dato og hvem som lastet det opp. Datoer for gjennomgang.…
• Gaver og Gift Aid De fleste grendehus er veldedige organisasjoner, og for mye av det de får, blir det ikke krevd Gift Aid. Under Gaver (under Økonomi): – En gaveside ([hallpro_donate], eller «Lag gavesiden for meg») tar imot gaver med kort gjennom Stripe-kontoen din,…
• Dørkoder For et grendehus med nøkkelboks eller kodelås: HallPro tar vare på koden, sender den på e-post til hver leietaker en valgt tid før leien (24 timer med mindre du endrer det), og minner de nøkkelansvarlige om å bytte den etter…
• Sjekkliste etter leie Lappen bak døra — lys av, varme av, søppel ut, dører låst — i leietakernes app. Fra det øyeblikket leien starter til noen dager etterpå har bestillingen en Avslutt-knapp: de krysser av på listen, sier fra om noe ble ødelagt,…
• Utstyr og vedlikehold Et register over grendehusets utstyr under Utstyr (under Bygningen): fyrkjelen, brannslukkerne, hjertestarteren, scenelyset, bordene. For hver: hvor det er, merke og serienummer, når det ble kjøpt, hva det ville koste å erstatte (summen står der for forsikringen), hvor ofte det…
• Tillegg Tillegg er det en utleie kan ha med seg — kjøkkenet, scenelys, lydanlegget, bord og stoler. Hvert har en pris, per bestilling eller per time, og kan begrenses til hvor mange grendehuset har. Leietakerne velger dem sammen med bestillingen: i…
• Feil og mangler Noen legger merke til at ovnen ved scenen ikke virker, sier det til noen, som glemmer det. Nå melder de det: leietakere fra Kontoen din i appen sin, styremedlemmer fra skjermen Feil og mangler her eller fra Kontroller i styreappen.…
• Tilbakemeldinger Styret hører som regel bare hvordan et leieforhold gikk når det gikk dårlig. Slå på Tilbakemeldinger (under Bestillinger), så får leietakeren morgenen etter hver utleie en e-post med lenke til en kort, privat side: en karakter fra én til fem,…
• Infoskjerm En «I dag i grendehuset»-side for en TV eller et nettbrett i inngangen, satt opp på Infoskjerm (under Apper og skjermer). Hvert rom viser hva som skjer nå og til når, hva som kommer etterpå, og resten av dagen. Under:…
• Tilskudd Hold oversikt over giverne grendehuset har søkt, eller vil søke, under Tilskudd (under Økonomi): hva det var til, hvor mye som ble søkt og innvilget, søknadsfristen, når pengene kom, hva grendehuset lovet tilbake (en rapport, et skilt med logoen deres,…
• Samlefakturaer En gruppe som kommer hver uke, kan få én faktura for måneden, eller én for terminen, i stedet for en faktura for hver gang. Velg «Slik faktureres de» på leietakerens oppføring; alle andre faktureres fortsatt per bestilling. En samlefaktura er…
• Arrangementer i huset Grendehusets egne arrangementer: julequizen, en filmkveld, sommerens låvedans. Legg til et på Arrangementer i huset (under Bestillinger) med rom, tider, billettpris (og en egen pris for barn eller rabatt, om du vil) og antall plasser. Rommet blir satt av i…
• Oppvarming og energi To måter å ta betalt for hva varme og strøm koster grendehuset, stilt inn på Oppvarming og energi under Økonomi. Bruk den ene, begge eller ingen. Et oppvarmingstillegg, så mye per time, for utleie som starter i fyringssesongen, for eksempel…
• Leietakere En leietaker er den bestillingen gjelder: en person, en klubb, et menighetsråd. Å ha dem her i stedet for å skrive et navn på hver bestilling er det som får resten til å virke – fakturaene vet hvor de skal,…
• Leietakernes forsikring De fleste grendehus ber hver fast gruppe som leier — kurs, klubber, alt som drives av en organisasjon — om en kopi av ansvarsforsikringsbeviset hvert år. HallPro tar vare på dem for deg, med dokumentet, forsikringsselskapet, polisen og datoene. Legg…
• Leietakernes egne opplysninger Leietakerne holder selv opplysningene sine oppdatert i appen: under Din konto kan de med Endre opplysningene mine endre telefonnummer, adresse, gruppens kontaktperson og en ekstra e-postadresse for fakturaer (en gruppes kasserer eller en bedrifts regnskapsadresse). Hver endring blir notert i…
• Fakturering HallPro kan lage en faktura av seg selv for hver bekreftet bestilling når den er ferdig, og sende den på e-post til leietakeren. Eller du kan lage dem for hånd fra skjermen Bestillinger. Sett grendehuset på fakturaen: navn, adresse og…
• Arbeidsliste Det vaktmesteren eller renholderen må vite om en dag, samlet på ett sted: hver bestillings rom og tider, fra når rommet er deres og når det må være ryddet (rommets tider for rigging og rydding), hvordan det skal settes opp,…
• Send melding til leietakere Si noe til leietakerne én gang: huset er stengt for reparasjon, parkeringsplassen får ny asfalt, varmen er av. På Send melding til leietakere (under Bestillinger) velger du hvem: alle med en bestilling mellom to datoer, de faste gruppene, alle med…
• Varsler og tallet på ikonet Begge HallPro-appene kan sende et varsel til en mobil når noe trenger personen, og vise et tall på appikonet for hvor mange ting som venter — slik en e-postapp gjør. Styreappen: nye forespørsler, bestillinger betalt på nett, avbestillinger gjort i…
• Nettbetaling Leietakerne kan betale fakturaen på nett med kort eller autotrekk (Direct Debit), og HallPro merker den som betalt av seg selv når pengene kommer inn. Koble til ett eller flere betalingsselskaper — Stripe (kort), SumUp (kort) eller GoCardless (autotrekk) —…
• Åpningstider og stengte perioder Åpningstider er timene grendehuset i det hele tatt kan leies, satt for hver ukedag. Det er de som hindrer noen i å be om en bestilling som varer forbi tidspunktet bygningen må låses. Når en leietaker velger starttid, tilbyr HallPro…
• Prisliste Siden «Leiepriser» på nettstedet ditt, laget ut fra det HallPro faktisk tar betalt, så den aldri er utdatert. Sett [hallpro_prices] på en side, eller trykk «Lag siden Leiepriser for meg» på skjermen Prisregler. For hvert rom: hvor mange det er…
• Prisregler Et rom har standardpriser. En prisregel er en grunn til å ta noe annet: en lavere pris for lokale ideelle organisasjoner, en fast pris for et barnebursdag, en annen pris etter klokka seks. Hver regel kan prises per time eller…
• Rom Et rom er et hvilket som helst lokale en leietaker kan bestille for seg selv. De fleste grendehus har to eller tre: storsalen, et møterom, noen ganger et kjøkken eller en bar som kan følge med det ene eller det…
• Flere grendehus For et sogneråd, en stiftelse eller en forening som driver mer enn én bygning — grendehuset, klubbhuset, det gamle skolerommet. Én HallPro for alle. Hvert grendehus har sine egne rom, åpningstider, stengte perioder, sikkerhetskontroller og nøkler. Leietakerne er felles, fordi…
• SMS-påminnelser E-poster blir borte; en SMS dagen før blir lest. Med SMS-påminnelser slått på får leietakere som har sagt ja: – en påminnelse før leien — «en påminnelse om bestillingen din av Storsalen i morgen, kl. 19–23» — et valgt antall…
• Oversettelser Hvert ord HallPro viser, kan på alle språk endres av grendehuset under Oversettelser (under Innstillinger): administrasjonsskjermene, hjelpen, styreappen, leietakernes app, bestillingssidene og e-postene. I alle abonnementer kan du endre HallPros engelske tekster. Standard-abonnementet legger til språkpakker for fransk, tysk, spansk,…
• Venteliste Når tiden en leietaker vil ha er opptatt, kan de be om å få beskjed hvis den blir ledig: på skjermen Bestill i appen, «Ville du ha en tid som er opptatt?». De velger dato og tider og ser det…
• Hva skjer En side på nettstedet ditt som viser gruppene som møtes i grendehuset — yogaklassen, småbarnstreffet, koret — med vanlig dag og tid og samlingene deres de neste ukene. Den hentes rett fra bestillingene, så når yogaklassen flytter til torsdager, står…
• Hvor du begynner Fire ting, i denne rekkefølgen, så er grendehuset i gang: rommene du leier ut, åpningstidene, hva du tar betalt, og hvem leietakerne dine er. Alt annet kan vente. Det lønner seg å gjøre det i den rekkefølgen, fordi hvert steg…
• Nettstedets tidssone WordPress har én tidssone for hele nettstedet, og et helt nytt nettsted starter på UTC+0. Det stemmer med britisk tid om vinteren, men er en time feil fra slutten av mars til slutten av oktober. HallPro bruker den til alt…