Documents

Un seul endroit pour les papiers du comité : comptes rendus et ordres du jour, règlements, statuts, attestations d’assurance, évaluations des risques, comptes, documents sur le bâtiment et l’entretien. Déposez-les sur Documents (dans Comité), classés par type, chacun avec sa date et la personne qui l’a déposé.

Dates de révision. Donnez une date de révision à un règlement ou à une évaluation des risques et il apparaît sur l’écran Conformité sous la forme « Révision : Politique de protection », avec les mêmes rappels à 30, 14 et 7 jours qu’une évaluation des risques incendie. Une fois révisé, indiquez-le ici (ou renouvelez-le dans Conformité) et la date de révision suivante avance, d’un an sauf si vous choisissez autrement.

Privés. Les fichiers sont rangés hors de la médiathèque, dans un dossier que le serveur web ne distribue pas, et ne s’ouvrent que pour une personne connectée avec un accès à HallPro. Toute personne ayant accès à HallPro peut les lire ; pour déposer et retirer, il faut l’accès à la partie salle (conformité et planning).

Par exemple: La secrétaire dépose la politique de protection des personnes, adoptée à l’AG, avec une date de révision dans un an. Onze mois plus tard, le comité reçoit un rappel, la politique est relue en mars, et elle l’indique comme révisée : prochaine révision, en mars de l’année suivante.

Questions fréquentes

Les locataires peuvent-ils les voir ?
Non. Pour les documents dont les locataires ont besoin, comme les conditions de location, utilisez l’écran Conditions de location ou votre site.