Le registre des accidents

Le Registre des accidents (dans Le bâtiment) sert à noter les accidents, quasi-accidents, malaises, dégâts et effractions à la salle, le jour même. Les assureurs attendent d’une salle qu’elle en tienne un, et une réclamation pour une blessure peut arriver des années plus tard, quand plus personne ne se souvient de ce qui s’est passé. Dans toutes les formules.

Noter un incident. Choisissez le type, quand et où c’est arrivé, et pendant quelle location s’il y en avait une. Dites ce qui s’est passé, qui a été blessé ou concerné, la blessure, les premiers secours donnés, si la personne est partie de la salle directement à l’hôpital, et qui l’a vu. Notez ce qui a été fait ensuite pour éviter que cela se reproduise, et à qui cela a été signalé (votre assureur, la police) avec la référence éventuelle. Tenez-vous-en aux faits : ne dites pas à qui c’est la faute.

Qui d’autre prévenir. Quand vous enregistrez, ModuleFest HallPro indique qui d’autre il faut peut-être prévenir. Si quelqu’un est parti directement à l’hôpital, une salle au Royaume-Uni peut devoir le déclarer au Health and Safety Executive au titre du RIDDOR ; les autres pays ont leurs propres règles. Les blessures, dégâts et effractions doivent être signalés à votre assureur même si personne ne fait de réclamation.

Le comité reçoit un e-mail annonçant une nouvelle fiche, avec ce qui s’est passé et où, mais sans noms ni blessures, qui restent dans ModuleFest HallPro. Laissez une fiche Ouverte tant qu’il reste quelque chose à faire, et fermez-la quand c’est fait. Imprimez une fiche, ou enregistrez-la en PDF, quand l’assureur la demande.

Conserver les fiches. Gardez les fiches au moins trois ans. Si le ménage des données est activé (dans Protection des données, sous Réglages), les noms sont retirés des fiches fermées une fois qu’elles dépassent le nombre d’années fixé, et jamais avant trois ans. Cochez Garder les noms définitivement quand une réclamation est possible ou qu’un enfant a été blessé, car un enfant peut réclamer jusqu’à trois ans après ses 18 ans. Le rapport annuel compte les fiches de l’année.

Par exemple: Lors d’un anniversaire un samedi, une fillette de sept ans trébuche sur les marches de la scène et se coupe le genou. Le locataire lui pose un pansement avec la trousse de secours de la salle et prévient le détenteur des clés, qui le note le soir même sur son téléphone : quand, où, le nom de la fillette et de sa mère, la coupure, le pansement, le locataire comme témoin. Le comité reçoit un e-mail annonçant une nouvelle fiche. À la réunion suivante, il commande des nez de marche antidérapants, l’ajoute à la fiche, puis la ferme une fois qu’ils sont posés.

Questions fréquentes

Faut-il noter un quasi-accident ?
Oui. Une glissade qui ne s’est pas terminée par une chute est le meilleur avertissement que vous aurez. Les noter montre à l’assureur que vous prenez la sécurité au sérieux, et montre au comité où risque d’arriver le prochain accident.

Qui le remplit : le locataire ou le comité ?
Le comité, d’après ce que le locataire vous dit. Dans votre contrat de location, demandez aux locataires de vous signaler tout accident le jour même, et d’utiliser la trousse de secours et le registre des accidents de la salle.

Qui peut voir les fiches ?
Les membres du comité qui ont accès au Bâtiment. Les noms et les blessures sont des données personnelles : ils ne sont pas envoyés par e-mail, et ils sont retirés automatiquement des anciennes fiches si le ménage des données est activé.

Peut-on supprimer une fiche ?
Oui, depuis la fiche elle-même, si elle a été créée par erreur. Sinon, gardez-la : les assureurs et la loi attendent en général que les fiches soient conservées. Chaque modification et suppression figure dans le journal d’activité.