ajuda de HallPro

Guias 48

• Exportação para contabilidade Se as contas do salão estão no Xero ou no QuickBooks Online, isto dá ao tesoureiro um ficheiro para importar em vez de voltar a escrever cada aluguer. Se estão numa folha de cálculo, o livro de caixa dá todos…
• Álcool e música Um bar pago numa festa de anos, uma rifa com vinho, uma banda até à meia-noite: cada coisa pode precisar de algo que a licença do salão não cobre. Ative isto e todos os formulários de reserva — o seu…
• Relatório anual Os números que os seus administradores, a sua assembleia geral, a Charity Commission e os financiadores pedem, a partir da agenda e das faturas que o HallPro já guarda. Escolha um período — normalmente o seu último ano financeiro —…
• Feriados O HallPro conhece os feriados bancários do Reino Unido para Inglaterra e País de Gales, Escócia e Irlanda do Norte: calcula-os, incluindo a Páscoa e os dias que mudam quando o Natal calha ao fim de semana, e compara-os uma…
• Reservar e pagar online Coloca um botão Reservar e pagar já no seu formulário de reserva, ao lado de «Enviar antes um pedido de informação». O cliente escolhe uma sala e um horário, carrega no botão, paga com cartão, e a reserva fica confirmada…
• Reservas Uma reserva é uma sala, um cliente, uma data, uma hora de início e uma duração. Escolhe o início e a duração em vez da hora de fim, porque é assim que um salão se aluga de facto — «duas…
• Feeds de calendário Um feed de calendário põe a agenda do salão no calendário que já usa — Google Calendar, Outlook ou o calendário do iPhone — e mantém-na atualizada sozinho. Adicione-o uma vez; as novas reservas, alterações e cancelamentos seguem por si.…
• Sincronização de calendário Os feeds de calendário enviam as reservas do HallPro para fora, para os calendários Google, Outlook e Apple. A sincronização de calendário traz reservas para dentro: ligue o calendário do próprio salão, e tudo o que alguém lá escrever bloqueia…
• Condições de cancelamento e reembolsos Escreva as suas condições de cancelamento uma vez em Cancelamentos e reembolsos (em Dinheiro), por exemplo: com pelo menos 28 dias de antecedência, nada a pagar; com pelo menos 14 dias, metade; depois disso, o aluguer completo. Aplica-se a maior…
• Cobrar faturas por pagar Os valores Em dívida ao salão no ecrã Faturas dividem o que lhe devem pelo tempo que está em dívida. Dinheiro ainda dentro do prazo é normal; dinheiro em dívida há mais de sessenta dias é o número a levar…
• Funções na comissão Sem funções, só quem trata do site do salão consegue abrir o HallPro. Isso serve para um salão gerido por uma pessoa, mas não para uma comissão. Com funções, cada membro da comissão pode iniciar sessão com a sua própria…
• Conformidade O que um salão tem de manter em dia: a avaliação de risco de incêndio, os testes PAT aos aparelhos elétricos, o seguro do edifício, a licença PRS for Music e PPL, a revisão dos extintores e a declaração anual…
• Condições de aluguer As suas condições de aluguer são as regras que todos os clientes aceitam: quem é responsável pelo salão durante o aluguer, o que acontece com danos e cauções, barulho, álcool, arrumação, etc. Escreva-as aqui uma vez. Aparecem no formulário de…
• País e idioma O HallPro funciona para salões em 22 países: Reino Unido, Irlanda, Estados Unidos, Canadá, Austrália, Nova Zelândia, África do Sul, França, Alemanha, Áustria, Países Baixos, Bélgica, Espanha, Portugal, Itália, Dinamarca, Suécia, Noruega, Suíça, Singapura, Emirados Árabes Unidos e Índia. País.…
• Cauções Uma caução é dinheiro do cliente, guardado para o caso de o salão ficar em mau estado. Não faz parte do preço do aluguer, nunca vai para a fatura e, até ser devolvida, o salão deve-a. É por isso que…
• Proteção de dados As pessoas têm direito a ver o que o salão guarda sobre elas, e o salão não deve guardar dados pessoais mais tempo do que precisa. O HallPro ajuda nas duas coisas. O que guarda sobre alguém. Na página de…
• Documentos Um só lugar para os papéis da comissão: atas e ordens de trabalhos, políticas, os estatutos, apólices de seguro, avaliações de risco, contas, documentos do edifício e da manutenção. Carregue-os em Documentos (em Comissão), organizados por tipo, cada um com…
• Donativos e Gift Aid A maioria dos salões de aldeia são instituições de solidariedade, e muito do que recebem chega sem Gift Aid reclamado. Em Donativos (em Dinheiro): – Uma página de donativos ([hallpro_donate], ou «Criar a página de donativos por mim») aceita donativos…
• Códigos das portas Para um salão com um cofre de chaves ou uma fechadura com teclado: o HallPro guarda o código, envia-o por email a cada cliente um tempo definido antes do aluguer (24 horas, a não ser que mude isso), e lembra…
• Lista de verificação no fim do aluguer A folha atrás da porta — luzes apagadas, aquecimento desligado, lixo lá fora, portas trancadas — na app dos clientes. Desde o início do aluguer até uns dias depois, a reserva tem um botão Terminar: marcam a lista, dizem se…
• Equipamento e manutenção Um registo do equipamento do salão em Equipamento (em O edifício): a caldeira, os extintores, o desfibrilhador, as luzes do palco, as mesas. Para cada um: onde está, marca e número de série, quando foi comprado, quanto custaria substituir (o…
• Extras Os extras são as coisas que podem vir com um aluguer — a cozinha, a iluminação de palco, o sistema de som, mesas e cadeiras. Cada um tem um preço, por reserva ou por hora, e pode ser limitado à…
• Avarias Alguém repara que o aquecedor junto ao palco não funciona, diz a alguém, que se esquece. Agora comunicam-no: os clientes em A sua conta na sua app, os membros da comissão no ecrã Avarias aqui ou em Conformidade na app…
• Opiniões A comissão normalmente só sabe como correu um aluguer quando correu mal. Ative as Opiniões (em Reservas) e, na manhã seguinte a cada aluguer, o cliente recebe um email com um link para uma pequena página privada: uma nota de…
• Ecrã da entrada Uma página «Hoje no salão» para uma televisão ou tablet na entrada, configurada em Ecrã da entrada (em Apps e ecrãs). Cada sala mostra o que está a decorrer agora e até quando, o que vem a seguir, e o…
• Subsídios Acompanhe as entidades financiadoras a quem o salão pediu, ou tenciona pedir, apoio em Subsídios (em Dinheiro): para que era, quanto foi pedido e atribuído, o prazo de candidatura, quando chegou o dinheiro, o que o salão prometeu em troca…
• Contas de grupo Um grupo que vem todas as semanas pode receber uma conta por mês, ou uma por período, em vez de uma fatura por sessão. Defina «Como é faturado» na ficha do cliente; todos os outros continuam a ser faturados por…
• Eventos do salão Os eventos do próprio salão: o quiz de Natal, uma noite de cinema, o baile de verão. Adicione um em Eventos do salão (em Reservas) com a sala, o horário, o preço do bilhete (e um segundo preço para crianças…
• Aquecimento e energia Duas formas de cobrar o que o aquecimento e a eletricidade custam ao salão, definidas em Aquecimento e energia, em Dinheiro. Use uma, as duas ou nenhuma. Uma taxa de aquecimento, um valor por hora, para alugueres que comecem na…
• Clientes Um cliente é a pessoa ou entidade para quem é a reserva: uma pessoa, um clube, a junta de freguesia. Guardá-los aqui, em vez de escrever um nome em cada reserva, é o que faz o resto funcionar — as…
• Seguro dos clientes A maioria dos salões pede a todos os grupos regulares que os alugam — aulas, clubes, tudo o que é gerido por uma organização — uma cópia do certificado do seguro de responsabilidade civil todos os anos. O HallPro guarda-os…
• Os dados dos próprios clientes Os clientes mantêm os seus dados atualizados na app: em A sua conta, Alterar os meus dados permite mudar o número de telefone, a morada, a pessoa de contacto do grupo e um segundo endereço de email para as faturas…
• Faturação O HallPro pode emitir sozinho uma fatura para cada reserva confirmada quando esta termina, e enviá-la por email ao cliente. Ou pode emiti-las à mão a partir do ecrã Reservas. Ponha o seu salão na fatura: o nome, a morada…
• Folha de tarefas O que o zelador ou quem faz a limpeza precisa de saber para um dia, num só lugar: a sala e o horário de cada reserva, a partir de quando a sala é deles e até quando tem de estar…
• Mensagens aos clientes Diga uma coisa aos clientes de uma só vez: o salão está fechado para obras, o parque de estacionamento vai ser repavimentado, o aquecimento está desligado. Em Mensagens aos clientes (em Reservas), escolha os destinatários: todos os que têm uma…
• Notificações e o número no ícone As duas apps do HallPro podem enviar uma notificação para um telemóvel quando algo precisa do seu dono, e manter um número no ícone da app com quantas coisas estão à espera — como faz uma app de email. App…
• Pagamentos online Os clientes podem pagar a fatura online com cartão ou débito direto, e o HallPro marca-a como paga sozinho quando o dinheiro chega. Ligue uma ou mais empresas de pagamentos — Stripe (cartões), SumUp (cartões) ou GoCardless (débito direto) —…
• Horário de funcionamento e encerramentos O horário de funcionamento são as horas em que o salão pode de todo ser alugado, definidas para cada dia da semana. É o que impede alguém de pedir uma reserva que passa da hora a que o edifício tem…
• Tabela de preços A página «Preços de aluguer» do seu site, feita a partir do que o HallPro realmente cobra, por isso nunca está desatualizada. Coloque [hallpro_prices] numa página, ou carregue em «Criar a página de preços por mim» no ecrã Regras de…
• Regras de tarifas Uma sala tem preços normais. Uma regra de tarifa é um motivo para cobrar outra coisa: uma tarifa mais baixa para instituições locais, um preço fixo para uma festa de crianças, um preço diferente depois das seis da tarde. Cada…
• Salas Uma sala é qualquer espaço que um cliente pode reservar sozinho. A maioria dos salões tem duas ou três: o salão principal, uma sala de reuniões, às vezes uma cozinha ou um bar que pode ir com qualquer uma delas.…
• Vários salões Para uma junta de freguesia, fundação ou associação que gere mais do que um edifício — o salão da aldeia, o pavilhão, a antiga sala da escola. Um só HallPro para todos. Cada salão tem as suas salas, horário de…
• Lembretes por SMS Os emails perdem-se; um SMS na véspera é lido. Com os lembretes por SMS ativos, os clientes que aceitaram recebem: – um lembrete antes do aluguer — «lembrete da sua reserva do Salão Principal amanhã, 19h-23h» — um número definido…
• Traduções Todas as palavras que o HallPro mostra, em todos os idiomas, podem ser alteradas pelo salão em Traduções (em Definições): os ecrãs de administração, a ajuda, a app da comissão, a app dos clientes, as páginas de reserva e os…
• Lista de espera Quando o horário que um cliente quer está ocupado, pode pedir para ser avisado se ficar livre: no ecrã Reservar da app, «Queria um horário que está ocupado?». Escolhe a data e as horas, e vê o pedido em Lista…
• Agenda Uma página no seu site com os grupos que se reúnem no salão — a aula de ioga, o grupo de bebés, o coro — com o dia e a hora habituais e as sessões das próximas semanas. Vem diretamente…
• Por onde começar Quatro coisas, por esta ordem, e o salão está a funcionar: as salas que aluga, as horas em que está aberto, o que cobra e quem são os seus clientes. Tudo o resto pode esperar. Vale a pena fazê-lo por…
• O fuso horário do seu site O WordPress guarda um único fuso horário para todo o site, e um site novo começa em UTC+0. Isso coincide com a hora do Reino Unido no inverno e está uma hora errado do fim de março ao fim de…