Hilfe zu HallPro

Anleitungen 48

• Buchhaltungsexport Führt der Saal seine Buchhaltung in Xero oder QuickBooks Online, bekommt der Kassenwart hiermit eine Datei zum Importieren, statt jede Anmietung noch einmal abzutippen. Wird sie in einer Tabelle geführt, liefert das Kassenbuch jede Einnahme und Ausgabe, Tag für Tag,…
• Alkohol & Musik Eine Bar mit Verkauf bei einer Geburtstagsfeier, eine Tombola mit Wein, eine Band bis Mitternacht: Für all das kann etwas nötig sein, das die eigene Lizenz des Saals nicht abdeckt. Schalten Sie dies ein, dann fragt jedes Buchungsformular — Ihre…
• Jahresbericht Die Zahlen, nach denen Ihre Treuhänder, Ihre Jahreshauptversammlung, die Charity Commission und Fördergeber fragen, aus dem Kalender und den Rechnungen, die HallPro ohnehin führt. Wählen Sie einen Zeitraum — meist Ihr letztes Geschäftsjahr —, und er wird mit dem gleich…
• Feiertage HallPro kennt die britischen Feiertage (Bank Holidays) für England und Wales, Schottland und Nordirland: Es berechnet sie selbst, einschließlich Ostern und der Tage, die sich verschieben, wenn Weihnachten auf ein Wochenende fällt, und gleicht sie einmal pro Woche mit der…
• Online buchen und bezahlen Setzt eine Schaltfläche Jetzt buchen und bezahlen in Ihr Buchungsformular, neben „Stattdessen eine Anfrage senden“. Ein Mieter wählt Raum und Zeit, drückt darauf, zahlt per Karte, und die Buchung ist bestätigt und bezahlt — niemand im Vorstand muss eine E-Mail…
• Buchungen Eine Buchung besteht aus Raum, Mieter, Datum, Anfangszeit und Dauer. Sie wählen Anfang und Dauer statt einer Endzeit, weil ein Saal tatsächlich so gemietet wird – „zwei Stunden am Dienstagabend“ statt „18:30 bis 20:30“. Während Sie sie ausfüllen, zeigt HallPro,…
• Kalender-Feeds Ein Kalender-Feed bringt den Kalender des Saals in den Kalender, den Sie ohnehin nutzen — Google Kalender, Outlook oder den Kalender auf dem iPhone — und hält ihn von selbst aktuell. Einmal hinzufügen; neue Buchungen, Änderungen und Stornierungen kommen von…
• Kalenderabgleich Kalender-Feeds senden die Buchungen aus HallPro hinaus in Google-, Outlook- und Apple-Kalender. Der Kalenderabgleich holt Buchungen herein: Verbinden Sie den eigenen Kalender des Saals, und alles, was jemand dort einträgt, blockiert den Raum in HallPro innerhalb einer Stunde. HallPro liest…
• Stornobedingungen und Erstattungen Schreiben Sie Ihre Stornobedingungen einmal unter Stornierungen & Erstattungen (unter Finanzen) auf, zum Beispiel: mindestens 28 Tage vorher nichts zu zahlen; mindestens 14 Tage vorher die Hälfte; später die volle Miete. Es gilt die längste Frist, die passt. In der…
• Unbezahlte Rechnungen anmahnen Die Zahlen unter Offen beim Saal auf der Seite „Rechnungen“ teilen auf, was Ihnen geschuldet wird, je nachdem, wie lange schon. Geld, das noch nicht fällig ist, ist normal; Geld, das seit mehr als sechzig Tagen offen ist, ist die…
• Rollen im Vorstand Ohne Rollen kann nur die Person HallPro öffnen, die sich um die Website des Saals kümmert. Das reicht für einen Saal, den eine Person führt, aber nicht für einen Vorstand. Mit Rollen kann sich jedes Vorstandsmitglied mit seinem eigenen WordPress-Konto…
• Prüfungen & Pflichten Was ein Saal aktuell halten muss: die Brandschutz-Gefährdungsbeurteilung, die Prüfung elektrischer Geräte, die Gebäudeversicherung, die Musiklizenz von PRS for Music und PPL, die Wartung der Feuerlöscher und den Jahresbericht an die Charity Commission. Tragen Sie jeden Punkt mit dem Datum…
• Mietbedingungen Ihre Mietbedingungen sind die Regeln, denen jeder Mieter zustimmt: wer während der Anmietung für den Saal verantwortlich ist, was bei Schäden und Kautionen gilt, Lärm, Alkohol, Aufräumen und so weiter. Schreiben Sie sie hier einmal auf. Sie erscheinen im Anfrageformular…
• Land und Sprache HallPro eignet sich für Säle in 22 Ländern: im Vereinigten Königreich, in Irland, den USA, Kanada, Australien, Neuseeland, Südafrika, Frankreich, Deutschland, Österreich, den Niederlanden, Belgien, Spanien, Portugal, Italien, Dänemark, Schweden, Norwegen, der Schweiz, Singapur, den Vereinigten Arabischen Emiraten und Indien.…
• Kautionen Eine Kaution ist das Geld des Mieters, verwahrt für den Fall, dass der Saal in schlechtem Zustand hinterlassen wird. Sie gehört nicht zur Miete, steht nie auf der Rechnung, und bis sie zurückgeht, schuldet der Saal sie. Deshalb ist diese…
• Datenschutz Menschen haben das Recht zu erfahren, was der Saal über sie gespeichert hat, und der Saal sollte persönliche Daten nicht länger aufbewahren als nötig. HallPro hilft bei beidem. Was Sie über jemanden gespeichert haben. Auf der Seite eines Mieters unter…
• Dokumente Ein Ort für die Unterlagen des Vorstands: Protokolle und Tagesordnungen, Richtlinien, die Satzung, Versicherungsunterlagen, Gefährdungsbeurteilungen, Jahresabschlüsse, Unterlagen zu Gebäude und Instandhaltung. Laden Sie sie unter Dokumente (unter Vorstand) hoch, nach Art sortiert, jeweils mit Datum und dem Namen der Person,…
• Spenden und Gift Aid Die meisten Dorfgemeinschaftshäuser sind gemeinnützig, und für vieles, was sie geschenkt bekommen, wird kein Gift Aid beantragt. Unter Spenden (bei „Finanzen“): – Eine Spendenseite ([hallpro_donate] oder „Spendenseite für mich anlegen“) nimmt Spenden per Karte über Ihr Stripe-Konto an, mit vorgeschlagenen…
• Türcodes Für einen Saal mit Schlüsseltresor oder Codeschloss: HallPro verwahrt den Code, schickt ihn jedem Mieter eine festgelegte Zeit vor seiner Anmietung per E-Mail (24 Stunden, sofern Sie nichts ändern) und erinnert die Schlüsselinhaber daran, ihn nach den von Ihnen gewählten…
• Checkliste zum Ende der Anmietung Die Liste an der Rückseite der Tür — Licht aus, Heizung aus, Müll raus, Türen abgeschlossen — in der App der Mieter. Vom Beginn der Anmietung bis einige Tage danach hat die Buchung eine Schaltfläche Abschließen: Sie haken die Liste…
• Ausstattung und Wartung Ein Verzeichnis der Ausstattung des Saals unter Ausstattung (bei Das Gebäude): die Heizung, die Feuerlöscher, der Defibrillator, die Bühnenbeleuchtung, die Tische. Für jedes Stück: wo es steht, Marke und Seriennummer, wann es gekauft wurde, was eine Neuanschaffung kosten würde (die…
• Extras Extras sind die Dinge, die zu einer Anmietung dazukommen können — die Küche, Bühnenbeleuchtung, die Lautsprecheranlage, Tische und Stühle. Jedes hat einen Preis, pro Buchung oder pro Stunde, und kann auf die Anzahl begrenzt werden, die der Saal hat. Mieter…
• Mängel Jemand bemerkt, dass der Heizkörper an der Bühne nicht geht, sagt es jemandem, und der vergisst es. Jetzt wird es gemeldet: von Mietern über Ihr Konto in ihrer App, von Vorstandsmitgliedern hier unter „Mängel“ oder in der Vorstands-App unter „Prüfungen…
• Rückmeldungen Der Vorstand erfährt meist nur dann, wie eine Anmietung gelaufen ist, wenn sie schlecht lief. Schalten Sie Rückmeldungen (unter Buchungen) ein, dann bekommt der Mieter am Morgen nach jeder Anmietung per E-Mail einen Link zu einer kurzen, vertraulichen Seite: eine…
• Foyer-Bildschirm Eine Seite „Heute im Saal“ für einen Fernseher oder ein Tablet im Eingang, eingerichtet unter Foyer-Bildschirm (bei „Apps & Bildschirme“). Jeder Raum zeigt, was jetzt stattfindet und bis wann, was als Nächstes kommt und den Rest des Tages. Darunter: die…
• Fördermittel Behalten Sie unter Fördermittel (bei „Finanzen“) die Geldgeber im Blick, bei denen der Saal angefragt hat oder anfragen will: wofür, wie viel beantragt und bewilligt wurde, die Antragsfrist, wann das Geld kam, was der Saal im Gegenzug zugesagt hat (einen…
• Sammelrechnungen Eine Gruppe, die jede Woche kommt, kann eine Rechnung pro Monat oder eine pro Trimester bekommen statt einer Rechnung für jeden Termin. Stellen Sie „Abrechnungsart“ beim Mieter ein; alle anderen bekommen weiterhin eine Rechnung pro Buchung. Eine Sammelrechnung ist eine…
• Eigene Veranstaltungen Die eigenen Veranstaltungen des Saals: das Weihnachtsquiz, ein Filmabend, der Sommer-Tanzabend. Legen Sie eine unter Eigene Veranstaltungen (unter Buchungen) an, mit Raum, Uhrzeiten, Eintrittspreis (und, wenn Sie möchten, einem zweiten Preis für Kinder oder Ermäßigte) und Zahl der Plätze. Der…
• Heizung & Energie Zwei Möglichkeiten, die Heiz- und Stromkosten des Saals weiterzugeben, einzustellen unter Heizung & Energie unter Finanzen. Nutzen Sie eine, beide oder keine. Ein Heizzuschlag, ein fester Betrag pro Stunde, für Anmietungen, die in der Heizperiode beginnen, etwa vom 1. Oktober…
• Mieter Ein Mieter ist die Person oder Gruppe, für die gebucht wird: ein Mensch, ein Verein, ein Gemeinderat. Sie hier zu führen, statt bei jeder Buchung einen Namen einzutippen, sorgt dafür, dass der Rest funktioniert – Rechnungen wissen, wohin sie gehen,…
• Versicherung der Mieter Die meisten Säle verlangen von jeder regelmäßigen Gruppe — Kurse, Vereine, alles, was eine Organisation veranstaltet — jedes Jahr eine Kopie ihres Haftpflicht-Versicherungsnachweises. HallPro bewahrt sie für Sie auf, mit Dokument, Versicherer, Police und Daten. Fügen Sie jedes Jahr einen…
• Eigene Angaben der Mieter Mieter halten ihre Angaben in ihrer App selbst aktuell: Unter Ihr Konto können sie mit Meine Angaben ändern ihre Telefonnummer, ihre Adresse, die Ansprechperson der Gruppe und eine zweite E-Mail-Adresse für Rechnungen ändern (etwa den Kassenwart einer Gruppe oder die…
• Rechnungsstellung HallPro kann für jede bestätigte Buchung nach deren Ende selbst eine Rechnung erstellen und sie dem Mieter per E-Mail schicken. Oder Sie erstellen sie von Hand auf der Seite Buchungen. Setzen Sie Ihren Saal auf die Rechnung: Name, Adresse und…
• Aufgabenliste Was Hausmeister oder Reinigungskraft für einen Tag wissen müssen, an einem Ort: Raum und Uhrzeiten jeder Buchung, ab wann der Raum ihnen gehört und bis wann er geräumt sein muss (die Auf- und Abbauzeiten des Raums), wie er bestuhlt werden…
• Nachricht an Mieter Sagen Sie Ihren Mietern etwas nur einmal: Der Saal ist wegen Reparaturen geschlossen, der Parkplatz wird neu asphaltiert, die Heizung ist aus. Wählen Sie unter Nachricht an Mieter (unter Buchungen), an wen es geht: alle mit einer Buchung zwischen zwei…
• Benachrichtigungen und die Zahl am Symbol Beide HallPro-Apps können eine Benachrichtigung aufs Handy schicken, wenn etwas die jeweilige Person braucht, und eine Zahl am App-Symbol zeigen, wie viel noch wartet — wie eine Mail-App. Team-App: neue Anfragen, online bezahlte Buchungen, Stornierungen in der Kunden-App, bezahlte Rechnungen,…
• Online-Zahlungen Mieter können ihre Rechnung online per Karte oder Lastschrift bezahlen, und HallPro markiert sie von selbst als bezahlt, wenn das Geld eingeht. Verbinden Sie einen oder mehrere Zahlungsanbieter — Stripe (Karten), SumUp (Karten) oder GoCardless (Lastschrift) —, indem Sie Aktiviert…
• Öffnungszeiten und Schließungen Öffnungszeiten sind die Zeiten, in denen der Saal überhaupt gemietet werden kann, festgelegt für jeden Wochentag. Sie verhindern, dass jemand eine Buchung anfragt, die über die Zeit hinausgeht, zu der das Gebäude abgeschlossen werden muss. Wenn ein Mieter eine Anfangszeit…
• Preisliste Die Seite „Mietpreise“ auf Ihrer Website, erstellt aus dem, was HallPro tatsächlich berechnet – so ist sie nie veraltet. Setzen Sie [hallpro_prices] auf eine Seite oder drücken Sie auf der Seite Preisregeln „Mietpreis-Seite für mich erstellen“. Für jeden Raum: wie…
• Preisregeln Ein Raum hat Standardpreise. Eine Preisregel ist ein Grund, etwas anderes zu berechnen: einen niedrigeren Preis für örtliche gemeinnützige Gruppen, eine Pauschale für einen Kindergeburtstag, einen anderen Preis nach 18 Uhr. Jede Regel kann pro Stunde oder als eine Pauschale…
• Räume Ein Raum ist jeder Bereich, den ein Mieter für sich allein buchen kann. Die meisten Säle haben zwei oder drei: den Hauptsaal, einen Sitzungsraum, manchmal eine Küche oder eine Bar, die zu beiden dazugebucht werden kann. Richten Sie einen Raum…
• Mehrere Säle Für eine Gemeinde, Stiftung oder einen Verein mit mehr als einem Gebäude — das Dorfgemeinschaftshaus, das Sportheim, der alte Schulraum. Ein HallPro für alle. Jeder Saal hat eigene Räume, Öffnungszeiten, Schließungen, Sicherheitsprüfungen und Schlüssel. Die Mieter sind gemeinsam, weil Leute…
• SMS-Erinnerungen E-Mails gehen unter; eine SMS am Vortag wird gelesen. Mit eingeschalteten SMS-Erinnerungen bekommen Mieter, die zugestimmt haben: – eine Erinnerung vor ihrer Anmietung — „Erinnerung an Ihre Buchung des großen Saals morgen, 19–23 Uhr“ — eine festgelegte Zahl von Stunden…
• Übersetzungen Jedes Wort, das HallPro zeigt, kann der Saal in jeder Sprache unter Übersetzungen (bei Einstellungen) ändern: die Verwaltungsbildschirme, die Hilfe, die Vorstands-App, die Mieter-App, die Buchungsseiten und die E-Mails. In jedem Paket können Sie die englischen Texte von HallPro ändern.…
• Warteliste Ist die gewünschte Zeit schon vergeben, können Mieter darum bitten, benachrichtigt zu werden, wenn sie frei wird: auf der Seite Buchen in ihrer App unter „Gewünschte Zeit schon vergeben?“. Sie wählen Datum und Uhrzeiten und sehen den Eintrag unter Warteliste…
• Programm Eine Seite auf Ihrer Website mit den Gruppen, die sich im Saal treffen — der Yogakurs, die Krabbelgruppe, der Chor — mit ihrem üblichen Tag und ihrer Uhrzeit und ihren Terminen der nächsten Wochen. Sie kommt direkt aus den Buchungen:…
• Wo anfangen Vier Dinge, in dieser Reihenfolge, und der Saal läuft: die Räume, die Sie vermieten, Ihre Öffnungszeiten, Ihre Preise und Ihre Mieter. Alles andere kann warten. Die Reihenfolge lohnt sich, weil jeder Schritt auf dem vorigen aufbaut. Preise werden pro Raum…
• Die Zeitzone Ihrer Website WordPress hat eine Zeitzone für die ganze Website, und eine brandneue Website beginnt mit UTC+0. Das entspricht im Winter der britischen Zeit und liegt von Ende März bis Ende Oktober eine Stunde daneben. HallPro nutzt sie für alles, was mit…