ayuda de HallPro

Guías 48

• Exportación contable Si las cuentas del local se llevan en Xero o QuickBooks Online, esto le da al tesorero un archivo para importar en lugar de volver a teclear cada alquiler. Si se llevan en una hoja de cálculo, el libro de…
• Alcohol y música Una barra de pago en un cumpleaños, una rifa con vino, un grupo tocando hasta medianoche: cada cosa puede necesitar algo que la licencia propia del local no cubre. Activa esto y todos los formularios de reserva — tu web,…
• Memoria anual Las cifras que te piden los patronos, la asamblea anual, la Charity Commission y quienes dan subvenciones, a partir del calendario y las facturas que HallPro ya guarda. Elige un periodo — normalmente tu último ejercicio — y se compara…
• Festivos HallPro conoce los festivos del Reino Unido para Inglaterra y Gales, Escocia e Irlanda del Norte: los calcula, incluida la Semana Santa y los días que se trasladan cuando Navidad cae en fin de semana, y los comprueba una vez…
• Reservar y pagar en línea Pone un botón Reservar y pagar ya en tu formulario de reserva, junto a «Enviar una consulta». El cliente elige una sala y un horario, lo pulsa, paga con tarjeta y la reserva queda confirmada y pagada — nadie de…
• Reservas Una reserva es una sala, un cliente, una fecha, una hora de inicio y una duración. Eliges el inicio y la duración en lugar de una hora de fin, porque así es como se alquila de verdad un local: «dos…
• Enlaces de calendario Un enlace de calendario pone el calendario del local en el calendario que ya usas — Google Calendar, Outlook o el calendario del iPhone — y lo mantiene al día solo. Añádelo una vez; las reservas nuevas, los cambios y…
• Sincronizar calendario Los enlaces de calendario sacan las reservas de HallPro hacia los calendarios de Google, Outlook y Apple. La sincronización de calendario las trae: conecta el calendario propio del local, y todo lo que alguien apunte en él bloquea la sala…
• Condiciones de cancelación y reembolsos Escribe tus condiciones de cancelación una sola vez en Cancelaciones y reembolsos (en Dinero), por ejemplo: con al menos 28 días de antelación, no se paga nada; con al menos 14 días, la mitad; más tarde, el alquiler completo. Se…
• Reclamar las facturas sin pagar Las cifras de Lo que deben al local en la pantalla Facturas separan lo que te deben según cuánto tiempo hace que te lo deben. Que haya dinero aún no vencido es normal; el dinero que se debe desde hace…
• Funciones en la junta Sin funciones, solo quien se ocupa de la web del local puede abrir HallPro. Eso sirve para un local que lleva una sola persona, pero no para una junta. Con funciones, cada miembro de la junta puede entrar con su…
• Cumplimiento normativo Lo que un local tiene que mantener al día: la evaluación de riesgos de incendio, la revisión de aparatos eléctricos (PAT), el seguro del edificio, la licencia de PRS for Music y PPL, la revisión de los extintores y la…
• Condiciones de alquiler Tus condiciones de alquiler son las normas que acepta cada cliente: quién es responsable del local durante el alquiler, qué pasa con los daños y las fianzas, el ruido, el alcohol, la recogida, etc. Escríbelas una sola vez aquí. Aparecen…
• País e idioma HallPro sirve para locales de 22 países: Reino Unido, Irlanda, Estados Unidos, Canadá, Australia, Nueva Zelanda, Sudáfrica, Francia, Alemania, Austria, Países Bajos, Bélgica, España, Portugal, Italia, Dinamarca, Suecia, Noruega, Suiza, Singapur, Emiratos Árabes Unidos e India. País. En País e…
• Fianzas La fianza es dinero del cliente, que se guarda por si el local queda en mal estado. No forma parte del precio del alquiler, nunca va en la factura y, hasta que se devuelve, el local la debe. Por eso…
• Protección de datos La gente tiene derecho a ver lo que el local guarda sobre ella, y el local no debería guardar datos personales más tiempo del necesario. HallPro ayuda con las dos cosas. Lo que guardas sobre alguien. En la página de…
• Documentos Un solo sitio para los papeles de la junta: actas y órdenes del día, normas internas, los estatutos, las pólizas de seguro, las evaluaciones de riesgos, las cuentas, los papeles del edificio y del mantenimiento. Súbelos en Documentos (en Junta),…
• Donativos y Gift Aid La mayoría de los locales sociales de pueblo son entidades benéficas, y de mucho de lo que reciben no se reclama Gift Aid. En Donativos (en Dinero): – Una página de donativos ([hallpro_donate], o «Crear la página de donativos por…
• Códigos de puerta Para un local con caja de llaves o cerradura con teclado: HallPro guarda el código, se lo envía por correo a cada cliente con un tiempo fijado antes de su alquiler (24 horas, salvo que lo cambies) y recuerda a…
• Lista de comprobación al terminar La hoja de detrás de la puerta — luces apagadas, calefacción apagada, basura fuera, puertas cerradas — en la app de clientes. Desde que empieza el alquiler hasta unos días después, la reserva tiene un botón Terminar: marcan la lista,…
• Equipamiento y mantenimiento Un registro del equipamiento del local en Equipamiento (en El edificio): la caldera, los extintores, el desfibrilador, las luces del escenario, las mesas. De cada uno: dónde está, marca y número de serie, cuándo se compró, lo que costaría reponerlo…
• Extras Los extras son las cosas que pueden acompañar a un alquiler — la cocina, la iluminación del escenario, el equipo de sonido, mesas y sillas. Cada uno tiene un precio, por reserva o por hora, y se puede limitar a…
• Averías Alguien ve que la estufa junto al escenario no funciona, se lo dice a alguien, y a ese alguien se le olvida. Ahora lo comunican: los clientes desde Tu cuenta en su app, los miembros de la junta desde la…
• Opiniones La junta suele enterarse de cómo fue un alquiler solo cuando fue mal. Activa Opiniones (en Reservas) y, la mañana después de cada alquiler, el cliente recibe por correo un enlace a una pequeña página privada: una puntuación sobre cinco,…
• Pantalla de la entrada Una página «Hoy en el local» para una tele o una tableta en la entrada, que se configura en Pantalla de la entrada (en Apps y pantallas). Cada sala muestra qué hay ahora y hasta cuándo, qué viene después y…
• Subvenciones Lleva el control de las entidades a las que el local ha pedido dinero, o piensa pedírselo, en Subvenciones (en Dinero): para qué era, cuánto se pidió y se concedió, el plazo de solicitud, cuándo llegó el dinero, qué prometió…
• Facturas de grupo Un grupo que viene todas las semanas puede recibir una factura al mes o una por trimestre, en lugar de una factura por cada sesión. Configura «Cómo se les factura» en la ficha del cliente; a todos los demás se…
• Eventos del local Los eventos propios del local: el concurso de preguntas de Navidad, una noche de cine, el baile de verano. Añade uno en Eventos del local (en Reservas) con su sala, horario, precio de la entrada (y un segundo precio para…
• Calefacción y energía Dos maneras de cobrar lo que le cuestan al local la calefacción y la electricidad, que se configuran en Calefacción y energía, en Dinero. Usa una, las dos o ninguna. Un cargo por calefacción, tanto por hora, para los alquileres…
• Clientes El cliente es aquel para quien es la reserva: una persona, un club, un ayuntamiento. Tenerlos aquí en lugar de escribir un nombre en cada reserva es lo que hace que todo lo demás funcione: las facturas saben adónde ir,…
• Seguro de los clientes La mayoría de locales piden cada año a los grupos habituales que los alquilan — clases, clubes, cualquier cosa que organice una entidad — una copia de su certificado del seguro de responsabilidad civil. HallPro te los guarda, con el…
• Datos del propio cliente Los clientes mantienen sus propios datos al día en su app: en Tu cuenta, Cambiar mis datos les deja cambiar su teléfono, su dirección, la persona de contacto del grupo y un segundo correo para las facturas (el tesorero de…
• Facturación HallPro puede emitir sola una factura por cada reserva confirmada una vez terminada, y enviársela por correo al cliente. O puedes emitirlas a mano desde la pantalla Reservas. Pon tu local en la factura: tu nombre, dirección y número de…
• Hoja de trabajos Lo que el conserje o el personal de limpieza necesitan saber de un día, en un solo sitio: la sala y el horario de cada reserva, desde cuándo tienen la sala y cuándo debe quedar recogida (los tiempos de montaje…
• Escribir a los clientes Avisa a los clientes de algo una sola vez: el local cierra por obras, están asfaltando el aparcamiento, la calefacción no funciona. En Escribir a los clientes (en Reservas), elige a quién: todos los que tengan una reserva entre dos…
• Notificaciones y el número del icono Las dos apps de HallPro pueden enviar una notificación a un móvil cuando algo necesita a su dueño, y mostrar un número en el icono de la app con cuántas cosas hay pendientes — como hace una app de correo.…
• Pagos en línea Los clientes pueden pagar su factura en línea con tarjeta o por domiciliación bancaria, y HallPro la marca como pagada sola cuando llega el dinero. Conecta una o varias empresas de pago — Stripe (tarjetas), SumUp (tarjetas) o GoCardless (domiciliación)…
• Horario de apertura y cierres El horario de apertura son las horas en que se puede alquilar el local, fijadas para cada día de la semana. Es lo que impide que alguien pida una reserva que acabe después de la hora en que hay que…
• Lista de precios La página «Precios de alquiler» de tu web, creada a partir de lo que HallPro cobra de verdad, así que nunca está desfasada. Pon [hallpro_prices] en una página, o pulsa «Crear la página de precios por mí» en la pantalla…
• Reglas de tarifas Una sala tiene precios normales. Una regla de tarifa es un motivo para cobrar otra cosa: una tarifa más baja para las entidades benéficas del pueblo, un precio fijo para una fiesta infantil, un precio distinto a partir de las…
• Salas Una sala es cualquier espacio que un cliente puede reservar por separado. La mayoría de los locales tienen dos o tres: la sala principal, una sala de reuniones y, a veces, una cocina o una barra que puede ir con…
• Varios locales Para un ayuntamiento, una fundación o una entidad benéfica que gestiona más de un edificio — el local social, el pabellón, la antigua escuela. Un solo HallPro para todos. Cada local tiene sus propias salas, horario de apertura, cierres, revisiones…
• Recordatorios por SMS Los correos se pierden; un SMS la víspera se lee. Con los recordatorios por SMS activados, los clientes que han dicho que sí reciben: – un recordatorio antes de su alquiler — «te recordamos tu reserva de la Sala principal…
• Traducciones Cada palabra que muestra HallPro, en todos los idiomas, la puede cambiar el local en Traducciones (dentro de Ajustes): las pantallas de administración, la ayuda, la app de la junta, la app de clientes, las páginas de reserva y los…
• Lista de espera Cuando el horario que quiere un cliente está ocupado, puede pedir que se le avise si queda libre: en la pantalla Reservar de su app, «¿Querías un horario que está ocupado?». Elige la fecha y las horas, y lo ve…
• Agenda Una página en tu web con los grupos que se reúnen en el local — la clase de yoga, el grupo de peques, el coro — con su día y hora habituales y sus sesiones de las próximas semanas. Sale…
• Por dónde empezar Cuatro cosas, en este orden, y el local ya funciona: las salas que alquilas, el horario de apertura, lo que cobras y quiénes son tus clientes. Todo lo demás puede esperar. Merece la pena hacerlo en ese orden porque cada…
• La zona horaria de tu web WordPress guarda una sola zona horaria para toda la web, y una web recién creada empieza en UTC+0. Eso coincide con la hora del Reino Unido en invierno y va una hora desfasado desde finales de marzo hasta finales de…