Relancer les factures impayées

Les chiffres Dû à la salle sur l’écran Factures répartissent ce qu’on vous doit selon depuis combien de temps on vous le doit. De l’argent pas encore dû, c’est normal ; de l’argent dû depuis plus de soixante jours, c’est le chiffre à apporter en réunion du comité.

Vous pouvez envoyer vous-même une relance à n’importe quel locataire, depuis sa ligne sur cet écran. C’est gratuit et le restera.

HallPro peut aussi le faire tout seul, une fois par jour : un petit mot avant l’échéance, un le jour même, et deux relances ensuite. Chacune n’est envoyée qu’une fois, jamais à quelqu’un qui a déjà payé, et jamais à quelqu’un à qui la facture n’a jamais été envoyée. Cette partie fait partie de la formule Standard.

Si une facture se règle autrement — un locataire qui a téléphoné, un montant contesté — marquez-la Ne pas relancer et elle sera laissée tranquille jusqu’à ce que vous en décidiez autrement.

Par exemple: Une salle active les relances en novembre avec neuf factures qui remontent à l’été. Chacun de ces neuf locataires reçoit une seule relance ferme, pas toute la séquence d’un coup, car seule la dernière relance arrivée à échéance est envoyée. Ensuite, la séquence suit son cours normal.

Questions fréquentes

Un locataire va-t-il recevoir quatre e-mails d’affilée ?
Non. Une facture ne peut produire qu’une relance par jour, et seulement la plus ferme arrivée à échéance. Les étapes précédentes sont marquées comme faites au lieu d’être envoyées.

Et si quelqu’un paie le jour où part une relance ?
Marquez la facture payée et cela s’arrête immédiatement. Les relances disent aussi clairement que le message a pu croiser un paiement, et invitent à répondre, car dans un comité de salle des fêtes, vous croiserez ces personnes samedi.

Peut-on modifier le texte ?
Pas depuis cet écran, volontairement. Le texte est écrit pour rester courtois à propos de ce qui est presque toujours un simple oubli. Si vous avez besoin d’autre chose, envoyez celle-là vous-même.

Qui reçoit la copie ?
Seule la dernière relance, la plus ferme, est copiée à l’adresse indiquée, en général la personne qui devra avoir la discussion. Les précédentes ne vont qu’au locataire.