Export comptable
Si les comptes de la salle sont tenus dans Xero ou QuickBooks Online, cette fonction donne au trésorier un fichier à importer au lieu de ressaisir chaque location. S’ils sont tenus dans un tableur, le livre de caisse donne chaque entrée et sortie d’argent, date par date, avec les totaux — ce que demande un vérificateur aux comptes indépendant.
Chaque facture est exportée vers Xero ou QuickBooks une seule fois. HallPro se souvient de ce qui est déjà parti et l’exclut du fichier suivant : exporter chaque mois ne crée donc jamais de doublons. Si un import échoue, « Recommencer » les remet.
Les factures sont importées telles que le locataire les a vues : la location sur une ligne, ce qui a été payé d’avance déduit sur une deuxième. Les cautions ne figurent jamais sur une facture, car ce ne sont pas des recettes ; elles apparaissent dans le livre de caisse, et la part retenue est indiquée comme recette.
Les noms dans Réglages doivent correspondre exactement à ceux de votre logiciel. Par défaut, ce sont les noms de départ de Xero et QuickBooks au Royaume-Uni ; si votre trésorier les a renommés, modifiez-les ici.
Avec la formule Standard.
Par exemple: À la fin de chaque mois, la trésorière d’Ashcombe choisit « Choisir les dates… », sélectionne le mois et télécharge le fichier Xero. Il ne contient que les factures émises ce mois-là, jamais celles du mois précédent. Xero l’importe en une fois, et le flux bancaire rapproche les paiements à mesure qu’ils arrivent.
Questions fréquentes
Pourquoi les factures sont-elles en brouillon dans Xero ?
C’est ainsi que Xero importe toutes les factures, pour que le trésorier puisse les vérifier avant qu’elles comptent. Approuvez-les en une fois depuis l’onglet Draft.
Est-ce que les paiements sont envoyés aussi ?
Pas vers Xero ni QuickBooks : aucun des deux n’importe de paiements depuis un fichier. Marquez-les comme payés là-bas, ou laissez le flux bancaire les rapprocher. Le livre de caisse contient tous les paiements.
L’import indique qu’il ne trouve pas un compte ou un taux de TVA.
Un nom dans Réglages ne correspond pas exactement à votre logiciel. Copiez-le depuis votre logiciel, enregistrez, et exportez de nouveau en cochant « Les inclure à nouveau ».
Notre comptable utilise autre chose.
Le livre de caisse s’ouvre dans n’importe quel tableur, et Sage, FreeAgent et la plupart des autres logiciels peuvent importer un tableau de paiements. C’est aussi le fichier à envoyer à un comptable.