Synchronisation du calendrier

Les flux de calendrier envoient les réservations de HallPro vers les calendriers Google, Outlook et Apple. La synchronisation du calendrier fait entrer des réservations : connectez le calendrier de la salle, et tout ce que quelqu’un y inscrit bloque l’espace dans HallPro dans l’heure.

HallPro lit le calendrier grâce à son adresse privée — l’« adresse secrète au format iCal » de Google, le lien ICS d’Outlook — donc personne n’a à connecter HallPro à Google, et il n’y a rien à configurer du côté de Google. Les étapes pour chacun sont indiquées à l’écran.

Ce qui entre est une réservation extérieure : l’espace est pris, on répond aux locataires « déjà réservé » sans dire par qui, et elle apparaît dans la semaine du Tableau de bord avec le nom du calendrier. Elle n’a ni locataire, ni facture, ni acompte. Tout ce qui chevauche une réservation HallPro est listé sur l’écran Synchronisation du calendrier.

Les événements répétés sont compris — chaque semaine, le deuxième mardi, le dernier vendredi — ainsi que les dates annulées ou déplacées à l’intérieur. Les événements indiqués comme disponible dans l’autre calendrier ne bloquent rien, et les réservations de HallPro elles-mêmes sont ignorées si elles reviennent, donc un calendrier également abonné au flux de HallPro n’est pas compté deux fois.

Si un calendrier est injoignable, HallPro garde ce qu’il a lu la dernière fois et le signale, plutôt que de considérer soudain la salle comme libre. Avec la formule Premium.

Par exemple: La présidente d’Ashcombe a toujours inscrit les répétitions de la chorale du jeudi directement dans le calendrier Google de la salle. Une fois le calendrier connecté, les jeudis soir apparaissent comme déjà réservés pour quiconque demande la grande salle — et les téléphones du comité affichent aussi toutes les réservations HallPro, car ce même calendrier Google est abonné au flux de HallPro.

Questions fréquentes

En combien de temps une nouvelle réservation dans Google apparaît-elle ?
Dans l’heure, ou tout de suite si vous appuyez sur « Lire maintenant ». Google lui-même peut mettre un peu de temps à mettre à jour l’adresse après une modification.

HallPro peut-il écrire dans notre calendrier Google ?
Pas directement. Abonnez le calendrier au flux de HallPro sur l’écran Flux de calendrier, et les réservations de HallPro apparaissent à côté des vôtres. C’est la partie dans l’autre sens.

Une réservation extérieure devrait être une vraie réservation HallPro.
Ajoutez-la sur l’écran Réservations, puis retirez-la de l’autre calendrier. Elle cesse de bloquer dès la lecture suivante par HallPro.