Waar begin je

Laatst bijgewerkt op 27 september 2026

Vier dingen, in deze volgorde, en de zaal draait: de ruimtes die je verhuurt, de uren dat je open bent, wat je rekent, en wie je huurders zijn. Al het andere kan wachten.

Het loont om het in die volgorde te doen, omdat elk onderdeel op het vorige steunt. Tarieven worden per ruimte ingesteld, sluitingen per ruimte, en een boeking heeft een ruimte en een huurder nodig voordat hij kan bestaan.

Niets hoeft in één keer af. De lijst Aan de slag onthoudt wat gedaan is, vinkt zichzelf af zodra er echte gegevens verschijnen, en staat er volgende week nog als iemand anders het oppakt.

1 Voeg je ruimtes toe Elke ruimte die iemand los kan boeken. Eén ruimte is prima als dat is wat je hebt.

2 Stel je openingstijden in De uren waarop de zaal kan worden gehuurd, per dag, en eventuele sluitingen.

3 Zeg wat je rekent Gewone prijzen per ruimte, en een tariefregel voor elke reden om iets anders te rekenen.

4 Voeg je huurders toe Begin met de vaste huurders. Eenmalige huurders kun je toevoegen als ze bellen.

5 Zet er een boeking in Kies een ruimte, een huurder, een datum en een tijd, en kijk hoe alles wat botst wordt geweigerd.

Bijvoorbeeld: Een nieuwe zaal kost meestal ongeveer twintig minuten: twee ruimtes, openingstijden overgenomen van het mededelingenbord, drie tariefregels, en daarna huurders toevoegen terwijl je de oude agenda doorwerkt.

Veelgestelde vragen

Kunnen we de agenda van vorig jaar erin zetten?
Dat kan, en sommige zalen doen het voor de vaste huurders zodat de controle op dubbele boekingen ervan weet. Eenmalige verhuur uit het verleden is het typwerk zelden waard.

Wat als we het fout doen?
Alles hier kan later worden veranderd. Tarieven gelden vanaf het moment dat een factuur wordt gemaakt, dus een prijs verbeteren herschrijft geen facturen die al zijn verstuurd.

Moeten we alles gebruiken?
Nee. Heel wat zalen gebruiken de agenda en het factureren en komen nooit aan het dienstrooster of het sleutellogboek. Markeer wat je niet nodig hebt als niet nodig, en de lijst vraagt er niet meer naar.

Waar zijn de vragen over onze zaal voor?
Acht ja-of-nee-vragen bovenaan Aan de slag: vaste groepen, alcohol en muziek, status als goed doel, eigen evenementen, apparatuur die onderhoud nodig heeft, een beheerder, uitgeleende sleutels, en horen hoe verhuur is gegaan. Elk ja voegt de bijbehorende stap toe aan de lijst, gemarkeerd met “Voor jouw zaal”. Vink het vakje aan en de paar onderdelen die alleen een schakelaar nodig hebben (Agenda, de controles voor alcohol & muziek, feedback in het Standard-abonnement) worden ook aangezet. Een nee zet nooit iets uit, en de antwoorden kun je onderaan de pagina veranderen.

Er zijn veel schermen. Hoe vind ik er een?
Typ in het zoekvak bovenaan het HallPro-menu. Het kent gewone woorden en ook namen van schermen: “ketel” vindt Apparatuur, “TEN” vindt Alcohol & muziek, “Gift Aid” vindt Donaties. Druk op Enter om naar de eerste treffer te gaan, of op Escape om het te wissen. Het menu is ingedeeld per taak: Boekingen, Ruimtes & prijzen, Geld, Gemeenschap, Het gebouw, Bestuur, Apps & schermen en Instellingen.