Groepsrekeningen

Een groep die elke week komt, kan één rekening per maand of één per trimester krijgen, in plaats van een factuur voor elke keer. Stel “Hoe ze gefactureerd worden” in bij de gegevens van de huurder; alle anderen krijgen nog steeds een factuur per boeking.

Een groepsrekening is een gewone factuur met een regel voor elke boeking — datum, tijden, ruimte en prijs — waar vooraf betaalde bedragen al van af zijn. Hij heeft een factuurnummer, kan online worden betaald, en wordt net als elke andere factuur nagestuurd, geëxporteerd en meegeteld in het jaarverslag. Wordt hij betaald, dan worden alle boekingen erop als betaald gemarkeerd.

Achteraf (de gewone manier): de rekening van oktober gaat op 1 november de deur uit, voor de boekingen die echt hebben plaatsgevonden. Vooraf: de rekening voor een maand of trimester gaat aan het begin ervan de deur uit, voor alles wat erin geboekt is. Trimesters beginnen op data die jij instelt; elk loopt tot het volgende begint.

“Maak de rekeningen nu” op het scherm Groepsrekeningen maakt alle rekeningen die klaar moeten zijn; alleen boekingen die nog niet op een factuur staan, worden gefactureerd, dus twee keer drukken kan geen kwaad. Met het Standard-abonnement worden de rekeningen vanzelf gemaakt en gemaild op de dag dat ze klaar moeten zijn.

Bijvoorbeeld: De Brownies komen elke dinsdag van 18.00 tot 19.30 uur bij elkaar in de grote zaal. Op 1 november krijgt hun penningmeester één rekening, INV-0212, met vier regels voor de dinsdagen in oktober à £15: £60, in één keer betaald per bankoverschrijving.

Veelgestelde vragen

Een groep zegt een week af nadat de rekening vooraf al is verstuurd.
Annuleer de boeking zoals gewoonlijk en pas daarna het bedrag van de rekening aan op het scherm Facturen, of verreken het met de volgende.

Kan een vaste groep voor één bijzonder evenement toch een aparte factuur krijgen?
Ja: druk op het scherm Boekingen bij die boeking op Factuur maken voordat de maandrekening wordt gemaakt. Een boeking die al op een factuur staat, wordt nooit twee keer gefactureerd.

Gaan de automatische facturen per boeking voor deze groepen dan nog steeds uit?
Nee. Automatisch factureren slaat huurders over die per maand of per trimester worden gefactureerd, zodat niemand allebei krijgt.