Gegevensbescherming

Mensen hebben het recht te zien wat de zaal over ze bewaart, en de zaal hoort persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is. HallPro helpt bij allebei.

Wat je over iemand bewaart. Op de pagina van een huurder op het scherm Huurders geeft Hun gegevens downloaden alles in één bestand: het record, boekingen, facturen, borgsommen, verzekering, feedback, meldingen bij het einde van de huur, storingen die ze hebben gemeld, de wachtlijst, verstuurde sms’jes, en eventuele kaartjes en donaties onder hun e-mailadres. Gebruik voor iedereen anders — een koper van kaartjes, een donateur — het eigen hulpmiddel Persoonsgegevens exporteren van WordPress met hun e-mailadres: de gegevens van HallPro zitten erbij.

Loslaten. Anonimiseren maakt van een huurder “Voormalige huurder 123”: naam, e-mail, telefoon, adres, notities, vermeldingen en telefoons worden verwijderd. Boekingen en facturen blijven, want de boekhouding heeft ze nodig, maar zeggen niet meer van wie. Het wordt geweigerd zolang er iets af te handelen is: een komende boeking, een onbetaalde factuur, een borg in bewaring of een terugbetaling die nog moet. Het hulpmiddel Persoonsgegevens wissen van WordPress doet hetzelfde op e-mailadres.

Kies bij Gegevensbescherming (onder Instellingen) na hoeveel jaar zonder boeking iemand een voormalige huurder is (zes is gebruikelijk, gelijk aan de boekhouding), en laat HallPro ze desgewenst elke nacht anonimiseren. Het verwijdert ook oude kopers van kaartjes na een jaar, en donateurs zodra de zes jaar van HMRC na een Gift Aid-claim voorbij zijn.

Een alinea voor de privacyverklaring die beschrijft wat HallPro bewaart, wordt aangeboden in de privacyhandleiding van WordPress, en het boekingsformulier linkt naar de pagina met je privacybeleid.

Bijvoorbeeld: Een voormalige pilatesdocente vraagt de zaal haar gegevens te verwijderen. De secretaris opent haar op het scherm Huurders: er staat niets open en er is niets geboekt, dus klikt ze op Anonimiseren. Haar vier jaar aan boekingen blijven in de boekhouding als “Voormalige huurder 58”.

Veelgestelde vragen

Is dit juridisch advies?
Nee. Het geeft je de hulpmiddelen; de Information Commissioner’s Office (ico.org.uk) heeft richtlijnen voor kleine goede doelen over wat je bewaart en hoe lang.