Borgsommen

Een borg is het geld van de huurder, vastgehouden voor het geval de zaal niet netjes wordt achtergelaten. Hij hoort niet bij de huurprijs, staat nooit op de factuur, en tot hij terug is, is de zaal hem schuldig. Daarom draait dit scherm om twee lijsten: borgsommen die wachten op betaling voor een verhuur, en borgsommen die terug moeten na een verhuur.

Stel de gebruikelijke borg in voor elke soort huurder, dan voegt HallPro hem vanaf dan toe aan elke bevestigde boeking door die soort huurder. De meeste zalen vragen het aan eenmalige privéhuurders en laten vaste groepen op nul. Een herhalende boeking betaalt één borg voor al zijn datums, en krijgt hem na de laatste terug.

Na de verhuur handel je hem af: alles terugbetalen, een deel inhouden, of alles inhouden. Als je iets inhoudt, zeg je waarom, en de huurder kan een kort overzicht per mail krijgen. HallPro verplaatst geen geld — betaal het terug zoals de zaal dat altijd doet, en leg het hier vast.

Dat is allemaal gratis. Het Standard-abonnement voegt de mails toe die vanzelf gaan zonder dat iemand eraan hoeft te denken: de huurder vragen als de boeking is bevestigd, één herinnering als het geld een week van tevoren nog niet binnen is, en een wekelijks bericht aan het bestuur over borgsommen die terug hadden gemoeten.

Bijvoorbeeld: De familie Henderson boekt de grote zaal voor een 40e verjaardag. Als eenmalige huurder wordt hun £100 gevraagd, die ze per overschrijving betalen. Na het feest vindt de beheerder een beschadigde vloer en een kapotte stoel; de penningmeester houdt £35 in “voor een nieuwe stoel”, legt vast dat £65 per overschrijving is terugbetaald, en de Hendersons krijgen een mail waarin precies dat staat.

Veelgestelde vragen

Is een ingehouden borg inkomen?
Het ingehouden deel wel, op de dag dat het is ingehouden, en zo telt het jaarverslag het ook. Geld in bewaring is helemaal geen inkomen: het verslag toont het apart als nog terug te betalen aan het eind van de periode.

De schade kostte meer dan de borg.
Houd alles in, en factureer de rest als aparte factuur. HallPro legt niet vast dat er meer is ingehouden dan betaald, want zo is het niet met het geld gegaan.

En als een boeking wordt geannuleerd?
Een borg waar alleen om was gevraagd, verdwijnt vanzelf. Een borg die betaald was, gaat meteen naar Terug te betalen, want het is nog steeds het geld van de huurder.

We hebben per ongeluk een boeking verwijderd.
Een borg die de zaal in bewaring heeft, wordt nooit samen met de boeking verwijderd. Hij blijft op Terug te betalen staan, gemarkeerd als verwijderde boeking, tot iemand hem afhandelt, want door een agenda-item te wissen mag een schuld niet verdwijnen.

Sommige borgsommen zijn betaald voordat we HallPro gingen gebruiken.
Voeg ze onderaan het scherm toe met “de zaal heeft het al” aangevinkt, voordat je de automatische mails aanzet, zodat niemand twee keer hoeft te betalen.