Alcohol & muziek
Een betaalde bar op een verjaardagsfeest, een loterij met wijn, een band tot middernacht: voor elk ervan kan iets nodig zijn wat de eigen vergunning van de zaal niet dekt. Zet dit aan en elk boekingsformulier — je website, de app van de huurders en het scherm Boekingen — vraagt drie dingen: komt er alcohol (geen, gratis of verkocht), muziek (geen, opgenomen of live), en ongeveer hoeveel mensen.
Aan de hand van je antwoorden over de vergunning van de zaal vertelt HallPro de huurder meteen wat ze nodig hebben. Alcohol verkopen wat de vergunning niet dekt, of muziek na 23.00 uur, vraagt om een Temporary Event Notice (TEN): de huurder dient die minstens tien volle werkdagen van tevoren in bij de gemeente (een “late TEN” vijf tot negen dagen van tevoren, die makkelijker geweigerd wordt), voor hooguit 499 mensen, en het kost £21. HallPro rekent beide data uit, zonder weekenden. Feestdagen zijn niet bekend, dus de tekst zegt dat je daar rekening mee moet houden.
Alcohol weggeven, of gasten die hun eigen drank meenemen, vraagt geen vergunning, zolang er niets voor wordt betaald, ook niet via de ticketprijs of een loterij. Muziek voor 23.00 uur voor maximaal 500 mensen is grotendeels vrijgesteld. Of de zaal TheMusicLicence heeft, wordt getoond, zodat huurders weten of ze het moeten vragen.
Boekingen waarvoor een TEN nodig is, krijgen een label op het scherm Boekingen en staan op Alcohol & muziek, met de datum waarop hij uiterlijk moet worden ingediend en hoe ver het is: Nodig, Huurder heeft aangevraagd, Bevestigd door de gemeente. Wordt zo’n boeking bevestigd, dan krijgt de huurder een e-mail met wat ze moeten doen. Het aantal TEN’s dat dit jaar is gebruikt, wordt getoond naast de grenzen (15 evenementen en 21 dagen per locatie, in Engeland en Wales), omdat de gemeente er meer zal weigeren.
HallPro rekent data uit en wijst naar de juiste papieren. Het is geen juridisch advies: de vergunning van de zaal zegt wat die dekt, en de gemeente heeft het laatste woord.
Bijvoorbeeld: De cricketclub boekt de zaal voor een quizavond op zaterdag met een betaalde bar tot 23.30 uur. De vergunning van de zaal staat verkoop toe tot 23.00 uur, dus de club krijgt meteen te horen dat er een TEN nodig is, en wat de laatste dag is om die bij de gemeente in te dienen. De secretaris markeert het als “Huurder heeft aangevraagd” als ze zeggen dat het geregeld is.
Veelgestelde vragen
We weten niet wat onze vergunning dekt.
Dat staat op de samenvatting van de vergunning die in de zaal moet hangen. Zo niet, dan kan het vergunningenteam van de gemeente het je vertellen.
Wat als we niets aanvinken?
Dan wordt elke verkoop van alcohol en alle muziek na 23.00 uur getoond als iets waarvoor een TEN nodig is, en dat is het veilige antwoord voor een zaal zonder vergunning.
Geldt het in Schotland of Noord-Ierland?
Nee. De regels en data zijn die van Engeland en Wales. Zalen elders kunnen dit beter uit laten staan.