Achter onbetaalde facturen aan

De bedragen bij Tegoed van de zaal op het scherm Facturen verdelen wat je tegoed hebt naar hoe lang je het al tegoed hebt. Geld dat nog niet verschuldigd is, is normaal; geld dat al meer dan zestig dagen openstaat, is het getal om mee te nemen naar een bestuursvergadering.

Je kunt elke huurder zelf een herinnering sturen, vanaf de regel op dat scherm. Dat is gratis en blijft dat.

HallPro kan het ook zelf doen, één keer per dag: een vriendelijk berichtje voor de vervaldatum, een op de dag zelf, en twee aanmaningen daarna. Elke mail wordt één keer verstuurd, nooit naar iemand die al heeft betaald, en nooit naar iemand die de factuur om te beginnen nooit heeft gekregen. Dat deel zit in het Standard-abonnement.

Wordt een factuur op een andere manier geregeld — een huurder die heeft gebeld, een bedrag waarover onenigheid is — markeer hem dan als Niet herinneren, dan blijft hij met rust tot jij iets anders zegt.

Bijvoorbeeld: Een zaal zet het herinneren in november aan, met negen facturen die teruggaan tot de zomer. Elk van die negen huurders krijgt één stevige herinnering, niet de hele reeks tegelijk, want alleen de laatste herinnering die aan de beurt is, wordt verstuurd. Vanaf dan loopt de reeks gewoon.

Veelgestelde vragen

Krijgt een huurder vier mails achter elkaar?
Nee. Eén factuur kan nooit meer dan één herinnering per dag opleveren, en alleen de strengste die aan de beurt is. De eerdere stappen worden als gedaan gemarkeerd in plaats van verstuurd.

En als iemand betaalt op de dag dat er een herinnering uitgaat?
Markeer de factuur als betaald, dan stopt het meteen. In de herinneringen staat ook duidelijk dat het bericht gekruist kan zijn met een betaling, en ze nodigen uit om te antwoorden, want in het bestuur van een dorpshuis zie je deze mensen zaterdag gewoon weer.

Kunnen we de tekst veranderen?
Niet vanaf dit scherm, met opzet. De tekst is zo geschreven dat hij vriendelijk blijft over wat bijna altijd een vergissing is. Heb je iets anders nodig, stuur die ene dan zelf.

Wie krijgt de kopie?
Alleen de laatste en strengste herinnering wordt gekopieerd naar het adres dat je instelt, en meestal is dat degene die het gesprek zal moeten voeren. De eerdere gaan alleen naar de huurder.