Online boeken en betalen
Zet een knop Nu boeken en betalen op je boekingsformulier, naast “Liever een aanvraag voor informatie sturen”. Een huurder kiest een ruimte en een tijd, drukt erop, betaalt met een betaalkaart, en de boeking is bevestigd en betaald — niemand van het bestuur hoeft een e-mail te beantwoorden, een factuur te sturen of de bank te controleren.
Terwijl ze betalen, wordt de tijd voor hen vastgehouden (30 minuten, tenzij je dat verandert), zodat niemand anders hem kan nemen. Betalen ze niet, dan wordt hij weer vrijgegeven en krijgen ze daarover een e-mail. Voordat HallPro een vastgehouden tijd vrijgeeft, vraagt het nog één keer bij het betaalbedrijf na, zodat een betaling die alleen wat traag wordt doorgegeven niet verloren gaat.
Het werkt alleen voor een tijd die helemaal vrij is: geen boeking, geen aanvraag, binnen de openingstijden en niet gesloten. Al het andere wordt geweigerd en de huurder wordt gevraagd om liever een aanvraag voor informatie te sturen, waarbij wat ze hebben ingevuld in het formulier blijft staan.
Jij kiest wie het mag gebruiken: welke soorten verhuur (om te beginnen eenmalige verhuur), welke ruimtes, hoe lang van tevoren, hoe ver vooruit en hoe lang. Iedereen anders ziet de knop wel, maar krijgt vriendelijk te horen dat ze een aanvraag voor informatie moeten sturen.
De prijs is wat er op een factuur zou staan — de tarieven van de ruimte en eventuele tariefregels voor die soort verhuur, met btw als je die rekent. De factuur krijgt zijn nummer als hij betaald is, zodat afgebroken boekingen nooit gaten in je factuurnummers achterlaten.
Het zit ook in de app van de huurders: een huurder wiens soort verhuur het mag gebruiken, ziet Nu boeken en betalen op het scherm Boeken, betaalt, en komt terug in de app met de boeking bevestigd. Iedereen anders ziet het aanvraagformulier zoals vroeger.
Alleen betalingen met een kaart: Stripe of SumUp, gekoppeld op het scherm Facturen & betalingen. GoCardless is automatische incasso, en dat duurt dagen. In het Standard-abonnement.
Bijvoorbeeld: Sarah wil de kleine ruimte voor het feestje van haar dochter op een zaterdagmiddag over drie weken. Om 10 uur ‘s avonds kiest ze 14.00 tot 17.00 uur, drukt op Nu boeken en betalen, betaalt £45 op haar telefoon en krijgt een bevestigingsmail met factuur INV-0142. De boekingssecretaris vindt de boeking de volgende ochtend in de agenda, al betaald, en hoeft niets te doen.
Veelgestelde vragen
Wat als iemand betaalt nadat de tijd al is vrijgegeven?
Is de ruimte nog vrij, dan wordt de boeking toch bevestigd. Heeft iemand anders hem intussen geboekt, dan krijgt het bestuur een e-mail om de betaling terug te betalen via het dashboard van het betaalbedrijf.
Moeten we de webhook van Stripe instellen?
Dat is het beste — het adres staat op het scherm Facturen & betalingen. Zonder webhook merkt HallPro het nog steeds als de huurder terugkomt van het betalen, en vraagt het Stripe na voordat een vastgehouden tijd wordt vrijgegeven.
Kunnen onze vaste groepen het gebruiken?
Alleen als je Vast aanvinkt. De meeste zalen houden het voor eenmalige verhuur, omdat een wekelijkse groep beter als reeks kan worden geboekt vanaf het scherm Boekingen.
Iemand is halverwege het betalen blijven steken.
Die staan onder Wacht op betaling. “Is er betaald?” vraagt het nu na bij het betaalbedrijf; “Vrijgeven” maakt de tijd weer vrij.