Meerdere zalen

Voor een gemeente, stichting of goed doel dat meer dan één gebouw beheert — het dorpshuis, het paviljoen, het oude schoollokaal. Eén HallPro voor allemaal.

Elke zaal heeft zijn eigen ruimtes, openingstijden, sluitingen, veiligheidscontroles en sleutels. Huurders worden gedeeld, omdat mensen meer dan één gebouw huren. Het geld wordt ook gedeeld: één reeks factuurnummers en één set betaalgegevens, die van de organisatie, en op elke factuur staat welke zaal is gehuurd.

Elk bestuurslid kan op het scherm Bestuur alleen de zalen krijgen waar hij of zij voor zorgt. Ze zien dan die zalen en verder niets — boekingen, facturen, borgsommen, verplichtingen, sleutels, het jaarverslag, de agenda’s en de telefoonapp — en krijgen alleen herinneringen over verplichtingen voor die zalen. Dingen die bij de hele organisatie horen, zoals het jaarlijkse verslag van het goede doel, ziet iedereen. De beheerder van de website ziet altijd alle zalen.

Zodra er twee zalen zijn, kan iedereen met de keuze Tonen bovenaan het menu naar één zaal tegelijk kijken. Die maakt wat ze zien alleen maar kleiner.

Op de openbare website toont [hallpro_booking_page hall="Brookfield Pavilion"] alleen de ruimtes van één zaal, zodat elke zaal een eigen pagina kan hebben. Zonder die optie worden de ruimtes per zaal gegroepeerd.

De eerste zaal is gratis; meer zalen zitten in het Premium-abonnement.

Bijvoorbeeld: Ashcombe Parish Council beheert het dorpshuis en Brookfield Pavilion. De sleutelhouder van het paviljoen krijgt alleen het paviljoen: ze ziet de boekingen en brandcontroles daarvan, krijgt de herinneringen ervan, en nooit die van het dorpshuis. De gemeentesecretaris ziet ze allebei, en er gaat één reeks facturen uit op naam van de gemeente, met op elke factuur welk gebouw is gehuurd.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er met wat we al hebben?
Dat hoort allemaal bij je eerste zaal, die in het begin naar de website is genoemd. Geef hem een andere naam op het scherm Zalen. Er verhuist niets tot jij het verhuist.

Kan een ruimte naar een andere zaal verhuizen?
Ja: bewerk de ruimte en kies de zaal. De boekingen gaan mee en volgen vanaf dan de openingstijden van de nieuwe zaal.

Iemand kan iets wat hij nodig heeft niet meer zien.
Vink die zaal voor die persoon aan op het scherm Bestuur. Wie maar voor een paar zalen zorgt, kan niemand toegang geven tot de andere, en kan geen mensen wijzigen die voor meer zalen zorgen dan zij.

Kan elke zaal eigen factuurnummers of een eigen bankrekening hebben?
Nee. HallPro behandelt de zalen als die van één organisatie, met één boekhouding, zo werkt de boekhouding van een gemeente of stichting ook. Op elke factuur staat de zaal.