Het ongevallenregister

In het Ongevallenregister (onder Het gebouw) schrijf je ongevallen, bijna-ongevallen, mensen die onwel werden, schade en inbraken in de zaal op, op de dag dat ze gebeuren. Verzekeraars verwachten dat een zaal er een bijhoudt, en een claim voor letsel kan jaren later komen, als niemand meer weet wat er gebeurde. Bij elk abonnement.

Een incident vastleggen. Kies wat voor soort het was, wanneer en waar het gebeurde, en de verhuur waarbij het gebeurde als die er was. Vertel wat er gebeurde, wie gewond raakte of erbij betrokken was, het letsel, de verleende EHBO en of diegene vanuit de zaal direct naar het ziekenhuis ging, en wie het zag. Schrijf op wat er daarna is gedaan om te voorkomen dat het weer gebeurt, en bij wie het is gemeld (je verzekeraar, de politie), met een eventueel kenmerk. Houd het bij de feiten: zeg niet wiens schuld het was.

Wie er misschien nog op de hoogte moet. Als je opslaat, laat ModuleFest HallPro zien wie er misschien nog op de hoogte moet. Als iemand direct naar het ziekenhuis ging, moet een zaal in het Verenigd Koninkrijk dat mogelijk onder RIDDOR melden bij de Health and Safety Executive; andere landen hebben hun eigen regels. Letsel, schade en inbraken meld je bij je verzekeraar, ook als niemand een claim indient.

Het bestuur krijgt een e-mail dat er een nieuwe registratie is, met wat er gebeurde en waar, maar zonder namen of letsel: die blijven in ModuleFest HallPro. Houd een registratie op Open zolang er nog iets moet gebeuren, en sluit hem als het klaar is. Afdrukken: druk een registratie af, of sla hem op als PDF, als de verzekeraar erom vraagt.

De registraties bewaren. Bewaar registraties minstens drie jaar. Als opruimen voor gegevensbescherming aan staat (bij Gegevensbescherming, onder Instellingen), worden de namen uit gesloten registraties gehaald zodra die ouder zijn dan het daar ingestelde aantal jaren, en nooit eerder dan na drie jaar. Vink De namen voorgoed bewaren aan als een claim mogelijk is of er een kind gewond raakte, want een kind kan een claim indienen tot drie jaar nadat het 18 is geworden. Het jaarverslag telt de registraties van dat jaar.

Bijvoorbeeld: Op een verjaardagsfeestje op zaterdag struikelt een meisje van zeven op het trapje van het podium en haalt haar knie open. De huurder doet er een pleister op uit de EHBO-doos van de zaal en vertelt het aan de sleutelhouder, die het die avond op zijn telefoon vastlegt: wanneer, waar, de namen van het meisje en haar moeder, de snee, de pleister, de huurder als getuige. Het bestuur krijgt een e-mail dat er een nieuwe registratie is. Op de volgende vergadering bestellen ze antislipranden voor het trapje, zetten dat in de registratie en sluiten die zodra de randen zijn aangebracht.

Veelgestelde vragen

Moeten we een bijna-ongeval vastleggen?
Ja. Een uitglijder die niet op een val uitliep, is de beste waarschuwing die je krijgt. Door ze vast te leggen laat je de verzekeraar zien dat je veiligheid serieus neemt, en ziet het bestuur waar het volgende ongeval waarschijnlijk gebeurt.

Wie vult het in: de huurder of het bestuur?
Het bestuur, op basis van wat de huurder vertelt. Vraag huurders in je huurovereenkomst om elk ongeval dezelfde dag te melden, en om de EHBO-doos en het ongevallenregister van de zaal te gebruiken.

Wie kan de registraties zien?
Bestuursleden die Het gebouw kunnen zien. Namen en letsel zijn persoonsgegevens: ze worden niet gemaild, en ze worden automatisch uit oude registraties gehaald als opruimen voor gegevensbescherming aan staat.

Kunnen we een registratie verwijderen?
Ja, vanuit de registratie zelf, als die per ongeluk is gemaakt. Bewaar hem anders: verzekeraars en de wet verwachten meestal dat registraties bewaard blijven. Elke wijziging en verwijdering staat in het auditlogboek.