Documenten

Eén plek voor de papieren van het bestuur: notulen en agenda’s, beleidsstukken, de statuten, verzekeringspolissen, risicobeoordelingen, jaarrekeningen, stukken over het gebouw en onderhoud. Upload ze op Documenten (onder Bestuur), gesorteerd per soort, elk met de datum en wie het heeft geüpload.

Herzieningsdata. Geef een beleidsstuk of risicobeoordeling een herzieningsdatum, dan verschijnt het op het scherm Wettelijke verplichtingen als “Herzien: Beleid veiligheid kinderen en kwetsbare volwassenen”, met dezelfde herinneringen 30, 14 en 7 dagen van tevoren als een brandrisicobeoordeling. Is het herzien, markeer het dan hier (of verleng het op Wettelijke verplichtingen) en de volgende herzieningsdatum schuift op, een jaar verder tenzij je iets anders kiest.

Privé. Bestanden worden buiten de mediabibliotheek bewaard, in een map die de webserver niet uitdeelt, en gaan alleen open voor iemand die is ingelogd met toegang tot HallPro. Iedereen met toegang tot HallPro kan ze lezen; uploaden en verwijderen vraagt om het onderdeel zaal (verplichtingen en rooster).

Bijvoorbeeld: De secretaris uploadt het beleid voor veiligheid van kinderen en kwetsbare volwassenen, vastgesteld op de jaarvergadering, met een herzieningsdatum over een jaar. Elf maanden later krijgt het bestuur een herinnering, in maart wordt het beleid bekeken, en zij markeert het als herzien: volgende herziening, maart het jaar daarop.

Veelgestelde vragen

Kunnen huurders ze zien?
Nee. Gebruik voor documenten die huurders nodig hebben, zoals de huurvoorwaarden, het scherm Huurvoorwaarden of je website.