Agendasynchronisatie

Agendafeeds sturen de boekingen van HallPro naar agenda’s van Google, Outlook en Apple. Agendasynchronisatie haalt boekingen binnen: koppel de eigen agenda van de zaal, en alles wat iemand daarin zet, blokkeert binnen het uur de ruimte in HallPro.

HallPro leest de agenda via het privéadres — het “geheime adres in iCal-indeling” van Google, de ICS-link van Outlook — zodat niemand HallPro bij Google hoeft aan te melden, en er aan de kant van Google niets hoeft te worden ingesteld. De stappen voor elk staan op het scherm.

Wat binnenkomt, is een externe boeking: de ruimte is bezet, huurders krijgen te horen “al geboekt” zonder te zeggen door wie, en het staat in de week op het Dashboard met de naam van de agenda. Er hoort geen huurder, factuur of aanbetaling bij. Alles wat botst met een HallPro-boeking, staat op het scherm Agendasynchronisatie.

Herhalende afspraken worden begrepen — elke week, de tweede dinsdag, de laatste vrijdag — en ook data die daarbinnen zijn geschrapt of verplaatst. Afspraken die in de andere agenda als beschikbaar zijn gemarkeerd, blokkeren niets, en de eigen boekingen van HallPro worden genegeerd als ze terugkomen, zodat een agenda die ook op de feed van HallPro is geabonneerd niet dubbel telt.

Is een agenda niet bereikbaar, dan houdt HallPro wat het het laatst heeft gelezen en meldt het dat, in plaats van de zaal ineens als vrij te behandelen. In het Premium-abonnement.

Bijvoorbeeld: De voorzitter van Ashcombe zet de repetities van het koor op donderdag altijd rechtstreeks in de Google-agenda van de zaal. Met de agenda gekoppeld staan de donderdagavonden als al geboekt voor iedereen die de grote zaal aanvraagt — en de telefoons van het bestuur tonen ook elke HallPro-boeking, omdat dezelfde Google-agenda op de feed van HallPro is geabonneerd.

Veelgestelde vragen

Hoe snel verschijnt een nieuwe boeking in Google?
Binnen het uur, of meteen als je op “Nu lezen” drukt. Google zelf heeft soms even nodig om het adres na een wijziging bij te werken.

Kan HallPro in onze Google-agenda schrijven?
Niet rechtstreeks. Abonneer de agenda op de feed van HallPro op het scherm Agendafeeds, dan verschijnen de boekingen van HallPro naast die van jou. Dat is het tweerichtingsdeel.

Een externe boeking zou een echte HallPro-boeking moeten zijn.
Voeg hem toe op het scherm Boekingen en haal hem daarna uit de andere agenda. Hij blokkeert niet meer zodra HallPro de agenda opnieuw leest.