Boekhoudexport

Wordt de boekhouding van de zaal bijgehouden in Xero of QuickBooks Online, dan krijgt de penningmeester hiermee een bestand om te importeren in plaats van elke verhuur opnieuw in te typen. Wordt ze bijgehouden in een spreadsheet, dan geeft het kasboek elke betaling in en uit, per datum, met totalen — precies waar een onafhankelijke controleur om vraagt.

Elke factuur wordt één keer naar Xero of QuickBooks geëxporteerd. HallPro onthoudt wat al is verstuurd en laat dat weg uit het volgende bestand, dus elke maand exporteren geeft nooit dubbele facturen. Mislukt een import, dan zet “Opnieuw beginnen” ze terug.

Facturen gaan erin zoals de huurder ze zag: de huur op één regel, en vooraf betaalde bedragen daarvan afgetrokken op een tweede. Borgsommen staan nooit op een factuur, want het is geen inkomen; ze staan in het kasboek, en het deel dat is ingehouden, wordt als inkomen gemarkeerd.

De namen onder Instellingen moeten precies overeenkomen met je software. De standaardnamen zijn de namen waarmee Xero en QuickBooks UK beginnen; heeft je penningmeester ze veranderd, pas ze hier dan aan.

In het Standard-abonnement.

Bijvoorbeeld: Aan het eind van elke maand kiest de penningmeester van Ashcombe “Kies de data…”, kiest de maand en downloadt het Xero-bestand. Daarin staan alleen de facturen van die maand, nooit nog eens die van vorige maand. Xero neemt het in één import over, en de bankkoppeling koppelt de betalingen zodra ze binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Waarom zijn de facturen concepten in Xero?
Zo importeert Xero elke factuur, zodat de penningmeester ze kan nakijken voordat ze meetellen. Keur ze in één keer goed vanaf het tabblad Concept.

Stuurt het ook betalingen door?
Niet naar Xero of QuickBooks: geen van beide importeert betalingen uit een bestand. Markeer ze daar als betaald, of laat de bankkoppeling ze koppelen. In het kasboek staat elke betaling.

De import zegt dat hij een rekening of btw-tarief niet kan vinden.
Een naam onder Instellingen komt niet precies overeen met je software. Kopieer hem uit je software, sla op, en exporteer opnieuw met “Opnieuw meenemen” aangevinkt.

Onze boekhouder gebruikt iets anders.
Het kasboek gaat open in elk spreadsheetprogramma, en Sage, FreeAgent en de meeste andere kunnen een spreadsheet met betalingen importeren. Het is ook het bestand om naar een boekhouder te sturen.