Depositioner

En deposition är hyresgästens pengar, som hålls ifall lokalen lämnas i dåligt skick. Den ingår inte i hyran, den hamnar aldrig på fakturan, och tills den betalas tillbaka är lokalen skyldig den. Därför är den här skärmen byggd kring två listor: depositioner som väntar på betalning före en uthyrning, och depositioner att betala tillbaka efter en.

Ange den vanliga depositionen för varje sorts hyresgäst så lägger HallPro till den på varje bekräftad bokning för den sortens hyresgäst från och med då. De flesta lokaler begär deposition av enstaka privata hyresgäster och inget av återkommande grupper. En återkommande bokning betalar en deposition för alla sina datum och får tillbaka den efter det sista.

Efter uthyrningen avslutar du den: betala tillbaka allt, behåll en del eller behåll allt. Behåller du något måste du ange varför, och hyresgästen kan få ett kort kontoutdrag via mejl. HallPro flyttar inga pengar — betala tillbaka på det sätt lokalen alltid gör, och registrera det här.

Allt detta är gratis. Standard lägger till mejlen som sker utan att någon behöver komma ihåg dem: att be hyresgästen om depositionen när bokningen bekräftas, en påminnelse om den inte har kommit in en vecka före, och en veckonotis till styrelsen om depositioner som borde ha betalats tillbaka.

Till exempel: Familjen Henderson bokar stora salen för en 40-årsfest. Som enstaka hyresgäst ombeds de betala £100, vilket de gör via banköverföring. Efter festen hittar vaktmästaren ett repat golv och en trasig stol; kassören behåller £35 ”för en ny stol”, registrerar att £65 betalats tillbaka via banköverföring, och familjen Henderson får ett mejl som säger just det.

Vanliga frågor

Är en behållen deposition en intäkt?
Den behållna delen är det, den dag den behölls, och årsrapporten räknar den så. Pengar som hålls är ingen intäkt alls: rapporten visar dem separat som skuld att betala tillbaka vid periodens slut.

Skadan kostade mer än depositionen.
Behåll allt och fakturera resten som en separat faktura. HallPro registrerar inte att mer behålls än vad som betalades, eftersom det inte är vad som hände med pengarna.

Vad händer om en bokning avbokas?
En deposition som bara har begärts försvinner av sig själv. En som har betalats flyttas direkt till Att betala tillbaka, eftersom det fortfarande är hyresgästens pengar.

Vi raderade en bokning av misstag.
En deposition som lokalen håller raderas aldrig tillsammans med bokningen. Den ligger kvar under Att betala tillbaka, markerad som en raderad bokning, tills någon avslutar den, eftersom en raderad kalenderpost inte får få en skuld att försvinna.

Några depositioner betalades innan vi började använda HallPro.
Lägg till dem längst ner på skärmen med ”Lokalen har den redan” ikryssat, innan du slår på de automatiska mejlen, så att ingen ombeds betala två gånger.