Dataskydd

Människor har rätt att se vad lokalen har om dem, och lokalen bör inte spara personuppgifter längre än den behöver. HallPro hjälper till med båda.

Vad ni har om någon. På en hyresgästs sida på skärmen Hyresgäster ger Ladda ner deras uppgifter allt i en fil: deras post, bokningar, fakturor, depositioner, försäkring, omdömen, rapporter efter uthyrning, fel de har anmält, väntelista, skickade sms och eventuella biljetter och gåvor under deras e-postadress. För alla andra — en biljettköpare, en givare — använd WordPress eget verktyg Exportera personuppgifter med deras e-postadress: HallPros poster ingår.

Att släppa taget. Anonymisera gör en hyresgäst till ”Tidigare hyresgäst 123”: namn, e-post, telefon, adress, anteckningar, listningar och telefoner tas bort. Bokningar och fakturor finns kvar, eftersom bokföringen behöver dem, men säger inte längre vem. Det nekas så länge det finns något att reda ut: en kommande bokning, en obetald faktura, en innestående deposition eller en återbetalning som ska göras. WordPress verktyg Radera personuppgifter gör samma sak via e-postadress.

Under Dataskydd (under Inställningar) väljer du hur många år utan bokning som gör någon till tidigare hyresgäst (sex är vanligt, i linje med bokföringen), och kan låta HallPro anonymisera dem varje natt. Det tar också bort gamla biljettköpare efter ett år, och givare när HMRC:s sex år efter en Gift Aid-ansökan har gått.

Ett stycke till integritetspolicyn som beskriver vad HallPro sparar erbjuds i WordPress guide för integritetspolicy, och bokningsformuläret länkar till er sida för integritetspolicy.

Till exempel: En tidigare pilateslärare ber lokalen radera hennes uppgifter. Sekreteraren öppnar henne på skärmen Hyresgäster: inget är obetalt och inget är bokat, så hon trycker på Anonymisera. Hennes fyra år av bokningar ligger kvar i bokföringen som ”Tidigare hyresgäst 58”.

Vanliga frågor

Är det här juridisk rådgivning?
Nej. Det ger dig verktygen; Information Commissioner’s Office (ico.org.uk) har vägledning för små välgörenhetsorganisationer om vad som ska sparas och hur länge.