Bokföringsexport

Om lokalens bokföring sköts i Xero eller QuickBooks Online ger det här kassören en fil att importera i stället för att skriva in varje uthyrning igen. Sköts den i ett kalkylblad ger kassaboken varje in- och utbetalning, datum för datum, med summor — det som en revisor ber om.

Varje faktura exporteras till Xero eller QuickBooks en gång. HallPro kommer ihåg vad som har gått ut och lämnar det utanför nästa fil, så att en export varje månad aldrig ger dubbletter. Om en import misslyckas lägger “Börja om” tillbaka dem.

Fakturorna förs in som hyresgästen såg dem: hyran på en rad, och förskottsbetalningar avdragna på en andra rad. Depositioner finns aldrig på en faktura, eftersom de inte är intäkter; de finns i kassaboken, och den del som behålls markeras som intäkt.

Namnen under Inställningar måste stämma exakt med ert program. Standardvärdena är de namn som Xero och QuickBooks UK börjar med; om er kassör har bytt namn på dem, ändra dem här.

Ingår i Standard.

Till exempel: I slutet av varje månad väljer Ashcombes kassör “Välj datum…”, väljer månaden och laddar ner Xero-filen. Den innehåller bara fakturorna som skapades den månaden, aldrig förra månadens igen. Xero tar in den i en import, och bankflödet matchar betalningarna när de kommer in.

Vanliga frågor

Varför är fakturorna utkast i Xero?
Det är så Xero importerar alla fakturor, så att kassören kan gå igenom dem innan de räknas. Godkänn dem alla på en gång från fliken Draft.

Skickar den betalningar också?
Inte till Xero eller QuickBooks: ingen av dem importerar betalningar från en fil. Markera dem som betalda där, eller låt bankflödet matcha dem. Kassaboken innehåller alla betalningar.

Importen säger att den inte hittar ett konto eller en momssats.
Ett namn under Inställningar stämmer inte exakt med ert program. Kopiera det från programmet, spara och exportera igen med “Ta med dem igen” ikryssat.

Vår redovisningskonsult använder något annat.
Kassaboken öppnas i vilket kalkylprogram som helst, och Sage, FreeAgent och de flesta andra kan importera ett kalkylblad med betalningar. Det är också filen att skicka till en redovisningskonsult.