Boka och betala online

Lägger en knapp Boka och betala nu i ert bokningsformulär, bredvid “Skicka en förfrågan i stället”. En hyresgäst väljer rum och tid, trycker på den, betalar med kort, och bokningen är bekräftad och betald — ingen i styrelsen behöver svara på ett mejl, skicka en faktura eller kolla banken.

Medan de betalar hålls tiden åt dem (30 minuter om du inte ändrar det), så att ingen annan kan ta den. Om de inte betalar släpps den, och de får ett mejl om det. Innan en reservation släpps frågar HallPro betalföretaget en sista gång, så att en betalning som bara rapporteras långsamt inte går förlorad.

Det fungerar bara för en tid som är helt ledig: ingen bokning, ingen förfrågan, inom öppettiderna och inte stängt. Allt annat nekas, och hyresgästen ombeds skicka en förfrågan i stället, med det de har skrivit kvar i formuläret.

Du väljer vilka som får använda det: vilka sorters uthyrning (enstaka uthyrningar till att börja med), vilka rum, hur lång framförhållning, hur långt fram och hur länge. Alla andra ser knappen men ombeds vänligt att skicka en förfrågan.

Priset är det som en faktura skulle visa — rummets priser och eventuella prisregler för den sortens uthyrning, med moms om ni tar ut det. Fakturan får sitt nummer när den betalas, så avbrutna bokningar lämnar aldrig luckor i era fakturanummer.

Det finns också i hyresgästernas app: en hyresgäst vars sorts uthyrning får använda det ser Boka och betala nu på sidan Boka, betalar och kommer tillbaka till appen med bokningen bekräftad. Alla andra ser förfrågningsformuläret som förut.

Bara kortbetalningar: Stripe eller SumUp, inkopplade på sidan Fakturering och betalningar. GoCardless är autogiro, som tar flera dagar. Ingår i Standard.

Till exempel: Sarah vill ha lilla rummet för dotterns kalas en lördagseftermiddag om tre veckor. Klockan tio på kvällen väljer hon 14 till 17, trycker på Boka och betala nu, betalar £45 i mobilen och får ett bekräftelsemejl med faktura INV-0142. Den bokningsansvariga hittar den i kalendern nästa morgon, redan betald, och har inget att göra.

Vanliga frågor

Vad händer om någon betalar efter att deras tid har släppts?
Om rummet fortfarande är ledigt bekräftas bokningen ändå. Om någon annan har bokat det under tiden får styrelsen ett mejl om att återbetala betalningen från betalföretagets kontrollpanel.

Måste vi ställa in Stripes webhook?
Det är bäst — adressen finns på sidan Fakturering och betalningar. Utan den får HallPro ändå veta när hyresgästen kommer tillbaka efter att ha betalat, och frågar Stripe innan en reservation släpps.

Kan våra återkommande grupper använda det?
Bara om du kryssar i Återkommande. De flesta lokaler använder det bara för enstaka uthyrningar, eftersom en veckogrupp hellre bokas som en serie från sidan Bokningar.

Någon har fastnat mitt i betalningen.
De listas under Väntar på betalning. “Har den betalats?” frågar betalföretaget direkt; “Släpp den” frigör tiden.