Dokument

En plats för styrelsens handlingar: protokoll och dagordningar, policyer, stadgar, försäkringsbrev, riskbedömningar, räkenskaper, handlingar om byggnad och underhåll. Ladda upp dem på Dokument (under Styrelsen), sorterade efter typ, var och en med datum och vem som laddade upp den.

Granskningsdatum. Ge en policy eller riskbedömning ett granskningsdatum så dyker den upp på sidan Kontroller som “Granska: Policy för trygghet och säkerhet”, med samma påminnelser 30, 14 och 7 dagar innan som en brandriskbedömning. När den har granskats markerar du det här (eller förnyar den på Kontroller), och nästa granskningsdatum flyttas fram, ett år om du inte väljer något annat.

Privat. Filerna sparas utanför mediebiblioteket, i en mapp som webbservern inte lämnar ut, och kan bara öppnas av någon som är inloggad med behörighet till HallPro. Alla med behörighet till HallPro kan läsa dem; för att ladda upp och ta bort krävs behörighet till lokalområdet (kontroller och jourschema).

Till exempel: Sekreteraren laddar upp policyn för trygghet och säkerhet, antagen på årsmötet, med ett granskningsdatum om ett år. Elva månader senare påminns styrelsen, policyn gås igenom i mars, och hon markerar den som granskad: nästa granskning blir i mars året därpå.

Vanliga frågor

Kan hyresgästerna se dem?
Nej. För dokument som hyresgästerna behöver, som hyresvillkoren, använder du sidan Hyresvillkor eller er webbplats.