Kalendersynk
Kalenderflöden skickar HallPros bokningar ut till kalendrar i Google, Outlook och Apple. Kalendersynk hämtar bokningar in: koppla in lokalens egen kalender, så blockerar allt som någon skriver in i den rummet i HallPro inom en timme.
HallPro läser kalendern via dess privata adress — Googles “hemliga adress i iCal-format”, Outlooks ICS-länk — så ingen behöver logga in HallPro hos Google, och ingenting behöver ställas in hos Google. Stegen för var och en finns på sidan.
Det som kommer in är en extern bokning: rummet är upptaget, hyresgästerna får veta att det är “redan bokat” utan att det sägs av vem, och det visas i Översiktens vecka med kalenderns namn. Den har ingen hyresgäst, faktura eller handpenning. Allt som krockar med en bokning i HallPro listas på sidan Kalendersynk.
Återkommande händelser förstås — varje vecka, andra tisdagen, sista fredagen — och likaså datum som ställts in eller flyttats inom dem. Händelser som är markerade som ledig i den andra kalendern blockerar ingenting, och HallPros egna bokningar ignoreras om de kommer tillbaka, så en kalender som också prenumererar på HallPros flöde räknas inte två gånger.
Om en kalender inte går att nå behåller HallPro det den senast läste och säger det, i stället för att plötsligt behandla lokalen som ledig. Ingår i Premium.
Till exempel: Ashcombes ordförande har alltid lagt in körens torsdagsrepetitioner direkt i lokalens Google-kalender. Med kalendern inkopplad visas torsdagskvällarna som redan bokade för alla som frågar efter stora salen — och styrelsens mobiler visar också alla bokningar i HallPro, eftersom samma Google-kalender prenumererar på HallPros flöde.
Vanliga frågor
Hur snabbt syns en ny bokning i Google?
Inom en timme, eller direkt om du trycker på “Läs in nu”. Google självt kan behöva en stund för att uppdatera adressen efter en ändring.
Kan HallPro skriva in i vår Google-kalender?
Inte direkt. Låt kalendern prenumerera på HallPros flöde på sidan Kalenderflöden, så visas HallPros bokningar bredvid era. Det är den andra riktningen.
En extern bokning borde vara en riktig bokning i HallPro.
Lägg till den på sidan Bokningar och ta sedan bort den ur den andra kalendern. Den slutar blockera så fort HallPro läser kalendern nästa gång.