Samlingsfakturor

En grupp som kommer varje vecka kan få en faktura för månaden, eller en för terminen, i stället för en faktura för varje tillfälle. Ange “Hur de faktureras” på hyresgästens uppgifter; alla andra faktureras fortfarande per bokning.

En samlingsfaktura är en vanlig faktura med en rad för varje bokning — datum, tider, rum och pris — med förskottsbetalningar avdragna. Den har ett fakturanummer, kan betalas online och påminns om, exporteras och räknas med i årsrapporten precis som alla andra. När den betalas markeras alla bokningar på den som betalda.

I efterskott (det vanliga sättet): oktobers faktura går ut den 1 november, för de bokningar som faktiskt blev av. I förskott: fakturan för en månad eller termin går ut när den börjar, för allt som är bokat under den. Terminer börjar på datum du anger; var och en pågår tills nästa börjar.

“Skapa fakturorna nu” på sidan Samlingsfakturor skapar alla fakturor som ska ut; bara bokningar som inte redan finns på en faktura faktureras, så det går bra att trycka två gånger. Med Standard skapas och mejlas fakturorna av sig själva den dag de ska ut.

Till exempel: Scouterna träffas varje tisdag 18.00–19.30 i Stora salen. Den 1 november får deras kassör en faktura, INV-0212, med fyra rader för oktobers tisdagar à £15: £60, betalt med en enda banköverföring.

Vanliga frågor

En grupp avbokar en vecka efter att fakturan gått ut i förskott.
Avboka bokningen som vanligt och ändra sedan fakturans belopp på sidan Fakturor, eller kreditera det mot nästa faktura.

Kan en återkommande grupp ändå faktureras separat för ett särskilt evenemang?
Ja: tryck på Skapa faktura för den bokningen på sidan Bokningar innan månadens faktura skapas. En bokning som redan finns på en faktura faktureras aldrig två gånger.

Går de automatiska fakturorna per bokning fortfarande ut till de här grupperna?
Nej. Den automatiska faktureringen hoppar över hyresgäster som faktureras per månad eller termin, så ingen får båda.