Olycks- och tillbudsboken

Olycks- och tillbudsbok (under Byggnaden) är där olyckor, tillbud, personer som blivit sjuka, skador och inbrott i lokalen skrivs ner, samma dag som de händer. Försäkringsbolag förväntar sig att en lokal för en sådan, och ett skadeståndskrav för en personskada kan komma flera år senare, när ingen längre minns vad som hände. Ingår i alla abonnemang.

Rapportera en händelse. Välj vilken sorts händelse det var, när och var det hände, och vilken uthyrning det hände under, om det fanns en. Skriv vad som hände, vem som skadades eller var inblandad, skadan, vilken första hjälp som gavs och om personen åkte direkt från lokalen till sjukhus, och vem som såg det. Skriv ner vad som gjordes efteråt för att det inte ska hända igen, och vem det anmäldes till (ert försäkringsbolag, polisen) med eventuellt ärendenummer. Håll dig till fakta: skriv inte vems felet var.

Vilka mer som kan behöva få veta. När du sparar visar ModuleFest HallPro vilka mer som kan behöva få veta. Om någon åkte direkt till sjukhus kan en lokal i Storbritannien behöva anmäla det till Health and Safety Executive enligt RIDDOR; andra länder har egna regler. Personskador, skador på byggnaden och inbrott bör anmälas till ert försäkringsbolag även om ingen begär ersättning.

Styrelsen får ett e-postmeddelande om att det finns en ny rapport, med vad som hände och var men utan namn eller skador, som stannar i ModuleFest HallPro. Håll en rapport Öppen så länge något återstår att göra, och stäng den när det är gjort. Skriv ut en rapport, eller spara den som PDF, när försäkringsbolaget ber om den.

Så länge sparas rapporterna. Spara rapporterna i minst tre år. Om automatisk gallring av personuppgifter är påslagen (under Dataskydd, under Inställningar) tas namnen bort från stängda rapporter när de är äldre än det antal år som är inställt där, och aldrig tidigare än efter tre år. Kryssa i Behåll namnen för gott när ett skadeståndskrav är möjligt eller ett barn skadades, eftersom ett barn kan kräva ersättning fram till tre år efter att det fyllt 18. Årsrapporten räknar de rapporter som gjorts under året.

Till exempel: På ett födelsedagskalas en lördag snubblar en sjuårig flicka i trappan till scenen och skär upp knät. Hyresgästen sätter på ett plåster från lokalens förbandslåda och berättar det för den nyckelansvariga, som rapporterar det samma kväll i sin telefon: när, var, flickans och hennes mammas namn, såret, plåstret och hyresgästen som vittne. Styrelsen får ett e-postmeddelande om att det finns en ny rapport. På nästa möte beställer de halkskyddslister till trappan och lägger till det i rapporten, och stänger den sedan när listerna är på plats.

Vanliga frågor

Ska vi rapportera ett tillbud?
Ja. En halkning som inte slutade med ett fall är den bästa varning ni kan få. Att rapportera tillbud visar försäkringsbolaget att ni tar säkerheten på allvar, och visar styrelsen var nästa olycka troligen kommer att ske.

Vem fyller i den: hyresgästen eller styrelsen?
Styrelsen, utifrån det hyresgästen berättar. Be i hyresavtalet hyresgästerna att berätta om varje olycka samma dag och att använda lokalens förbandslåda och olycks- och tillbudsbok.

Vem kan se rapporterna?
Styrelseledamöter som kan se Byggnaden. Namn och skador är personuppgifter: de skickas inte med e-post, och de tas automatiskt bort från gamla rapporter om automatisk gallring av personuppgifter är påslagen.

Kan vi radera en rapport?
Ja, från själva rapporten, om den gjordes av misstag. Annars ska ni behålla den: försäkringsbolag och lagen förväntar sig oftast att rapporterna sparas. Varje ändring och radering finns i händelseloggen.