Facturas de grupo
Un grupo que viene todas las semanas puede recibir una factura al mes o una por trimestre, en lugar de una factura por cada sesión. Configura «Cómo se les factura» en la ficha del cliente; a todos los demás se les sigue facturando por reserva.
Una factura de grupo es una factura normal con una línea por reserva — fecha, horario, sala y precio — y descontado lo que se haya pagado por adelantado. Tiene número de factura, se puede pagar en línea, y se reclama, se exporta y se cuenta en la memoria anual como cualquier otra. Al pagarla, todas las reservas que incluye quedan pagadas.
A mes vencido (lo habitual): la factura de octubre sale el 1 de noviembre, por las reservas que realmente se hicieron. Por adelantado: la factura de un mes o trimestre sale al principio, por todo lo reservado en él. Los trimestres empiezan en las fechas que tú fijes; cada uno dura hasta que empieza el siguiente.
«Hacer las facturas ahora» en la pantalla Facturas de grupo crea todas las facturas que tocan; solo se facturan las reservas que no estén ya en una factura, así que no pasa nada por pulsarlo dos veces. En el plan Standard las facturas se crean y se envían solas el día que tocan.
Por ejemplo: Las Brownies se reúnen todos los martes, de 18:00 a 19:30, en la Sala principal. El 1 de noviembre su tesorera recibe una sola factura, INV-0212, con cuatro líneas por los martes de octubre a 15 £ cada una: 60 £, pagadas por transferencia de una sola vez.
Preguntas frecuentes
Un grupo cancela una semana después de que la factura por adelantado ya haya salido.
Cancela la reserva como siempre y luego cambia el importe de la factura en la pantalla Facturas, o descuéntalo de la siguiente.
¿Se le puede facturar aparte a un grupo habitual un evento especial?
Sí: pulsa Crear factura en esa reserva en la pantalla Reservas antes de que se haga la factura del mes. Una reserva que ya está en una factura nunca se factura dos veces.
¿Siguen saliendo las facturas automáticas por reserva para estos grupos?
No. La facturación automática se salta a los clientes con factura mensual o trimestral, así que nadie recibe las dos.