Fianzas

La fianza es dinero del cliente, que se guarda por si el local queda en mal estado. No forma parte del precio del alquiler, nunca va en la factura y, hasta que se devuelve, el local la debe. Por eso esta pantalla gira en torno a dos listas: fianzas pendientes de pago antes de un alquiler y fianzas por devolver después.

Fija la fianza habitual para cada tipo de cliente y HallPro la añadirá a cada reserva confirmada de ese tipo de cliente a partir de entonces. La mayoría de los locales la piden a los clientes privados puntuales y a los grupos habituales no les piden nada. Una reserva que se repite paga una sola fianza para todas sus fechas y la recupera después de la última.

Después del alquiler, liquídala: devuélvela entera, retén una parte o retenla entera. Retener algo exige decir por qué, y se le puede enviar al cliente un breve extracto por email. HallPro no mueve dinero — devuélvelo como lo haga siempre el local y regístralo aquí.

Todo eso es gratis. El plan Standard añade los emails que salen sin que nadie tenga que acordarse: pedírsela al cliente cuando se confirma la reserva, un recordatorio si no ha llegado una semana antes y un aviso semanal a la junta de las fianzas que deberían haberse devuelto.

Por ejemplo: Los Henderson reservan la sala principal para un 40 cumpleaños. Como clientes puntuales, se les piden £100, que pagan por transferencia. Después de la fiesta, el conserje encuentra el suelo rayado y una silla rota; el tesorero retiene £35 «para una silla nueva», registra £65 devueltos por transferencia y los Henderson reciben un email que dice exactamente eso.

Preguntas frecuentes

¿Una fianza retenida es un ingreso?
La parte retenida sí, el día en que se retiene, y la memoria anual la cuenta así. El dinero en depósito no es ingreso en absoluto: la memoria lo muestra aparte como dinero que se debe devolver al final del periodo.

Los daños costaron más que la fianza.
Retenla entera y factura el resto en una factura aparte. HallPro no registra que se retuvo más de lo que se pagó, porque no es lo que pasó con el dinero.

¿Y si se cancela una reserva?
Una fianza que solo se había pedido desaparece sola. Una que se había pagado pasa directamente a Por devolver, porque sigue siendo dinero del cliente.

Borramos una reserva por error.
Una fianza que el local tiene en depósito nunca se borra con la reserva. Se queda en Por devolver, marcada como de una reserva eliminada, hasta que alguien la liquide, porque borrar una entrada de la agenda no puede hacer desaparecer una deuda.

Algunas fianzas se pagaron antes de empezar a usar HallPro.
Añádelas al final de la pantalla con «el local ya la tiene» marcado, antes de activar los emails automáticos, para no pedirle a nadie que pague dos veces.