Exportación contable
Si las cuentas del local se llevan en Xero o QuickBooks Online, esto le da al tesorero un archivo para importar en lugar de volver a teclear cada alquiler. Si se llevan en una hoja de cálculo, el libro de caja recoge cada cobro y cada pago, fecha a fecha, con totales — lo que pide un revisor de cuentas independiente.
Cada factura se exporta a Xero o QuickBooks una sola vez. HallPro recuerda lo que ya ha salido y lo deja fuera del siguiente archivo, así que exportar cada mes nunca crea duplicados. Si una importación falla, «Empezar de nuevo» las vuelve a incluir.
Las facturas entran tal como las vio el cliente: el alquiler en una línea y, en una segunda, lo pagado por adelantado descontado. Las fianzas nunca van en una factura, porque no son ingresos; aparecen en el libro de caja, y la parte que se retiene se marca como ingreso.
Los nombres de Ajustes deben coincidir exactamente con tu programa. Los predeterminados son los nombres con los que empiezan Xero y QuickBooks en el Reino Unido; si tu tesorero les ha cambiado el nombre, cámbialos aquí.
En el plan Standard.
Por ejemplo: A final de cada mes, la tesorera de Ashcombe elige «Elegir las fechas…», selecciona el mes y descarga el archivo de Xero. Solo contiene las facturas emitidas ese mes, nunca otra vez las del mes anterior. Xero lo carga en una sola importación, y la conexión bancaria va casando los pagos según llegan.
Preguntas frecuentes
¿Por qué las facturas aparecen como borradores en Xero?
Así es como Xero importa todas las facturas, para que el tesorero pueda revisarlas antes de que cuenten. Apruébalas todas de una vez desde la pestaña Draft.
¿Envía también los pagos?
A Xero o QuickBooks no: ninguno de los dos importa pagos desde un archivo. Márcalos como pagados allí, o deja que la conexión bancaria los case. El libro de caja tiene todos los pagos.
La importación dice que no encuentra una cuenta o un tipo de impuesto.
Un nombre de Ajustes no coincide exactamente con tu programa. Cópialo de tu programa, guarda y vuelve a exportar con «Incluirlas otra vez» marcado.
Nuestro contable usa otro programa.
El libro de caja se abre en cualquier hoja de cálculo, y Sage, FreeAgent y la mayoría de programas pueden importar una hoja de cálculo de pagos. También es el archivo que hay que enviar a un contable.