El libro de accidentes

En el Libro de accidentes (en El edificio) se anotan, el mismo día en que ocurren, los accidentes, casi accidentes, personas que se ponen enfermas, daños y robos con fuerza en el local. Las aseguradoras esperan que un local lleve uno, y una reclamación por una lesión puede llegar años después, cuando ya nadie recuerda qué pasó. En todos los planes.

Anotar un incidente. Elige qué tipo fue, cuándo y dónde pasó, y el alquiler durante el que ocurrió, si lo hubo. Cuenta qué pasó, quién se hizo daño o estaba implicado, la lesión, los primeros auxilios prestados, si la persona fue directamente del local al hospital y quién lo vio. Anota qué se hizo después para que no vuelva a pasar y a quién se comunicó (tu aseguradora, la policía), con la referencia si la hay. Cíñete a los hechos: no digas de quién fue la culpa.

A quién más puede que haya que avisar. Al guardar, ModuleFest HallPro muestra a quién más puede que haya que avisar. Si alguien fue directamente al hospital, un local del Reino Unido puede tener que comunicarlo al Health and Safety Executive según el RIDDOR; otros países tienen sus propias normas. Las lesiones, los daños y los robos con fuerza deben comunicarse a tu aseguradora aunque nadie reclame.

La junta recibe un correo avisando de que hay un registro nuevo, con qué pasó y dónde, pero sin nombres ni lesiones, que se quedan en ModuleFest HallPro. Deja un registro Abierto mientras quede algo por hacer, y ciérralo cuando esté hecho. Imprime un registro, o guárdalo como PDF, cuando te lo pida la aseguradora.

Conservar los registros. Guarda los registros al menos tres años. Si la limpieza automática de datos está activada (en Protección de datos, dentro de Ajustes), los nombres se quitan de los registros cerrados cuando superan los años fijados allí, y nunca antes de tres años. Marca Conservar los nombres para siempre cuando pueda haber una reclamación o se haya lesionado un menor, ya que un menor puede reclamar hasta tres años después de cumplir los 18. La memoria anual cuenta los registros del año.

Por ejemplo: En una fiesta de cumpleaños un sábado, una niña de siete años tropieza en los escalones del escenario y se hace un corte en la rodilla. La clienta le pone una tirita del botiquín del local y avisa al responsable de llaves, que lo anota esa misma tarde en su móvil: cuándo, dónde, el nombre de la niña y de su madre, el corte, la tirita y la clienta como testigo. La junta recibe un correo de que hay un registro nuevo. En la siguiente reunión piden cantoneras antideslizantes para los escalones, lo añaden al registro y lo cierran cuando ya están puestas.

Preguntas frecuentes

¿Hay que anotar un casi accidente?
Sí. Un resbalón que no acabó en caída es el mejor aviso que vas a tener. Anotarlos demuestra a la aseguradora que te tomas en serio la seguridad, y muestra a la junta dónde es más probable el próximo accidente.

¿Quién lo rellena: el cliente o la junta?
La junta, a partir de lo que le cuente el cliente. Pide a los clientes en tu contrato de alquiler que te avisen de cualquier accidente el mismo día y que usen el botiquín y el libro de accidentes del local.

¿Quién puede ver los registros?
Los miembros de la junta que tienen acceso a El edificio. Los nombres y las lesiones son datos personales: no se envían por correo y se quitan automáticamente de los registros antiguos si la limpieza automática de datos está activada.

¿Podemos eliminar un registro?
Sí, desde el propio registro, si se creó por error. Si no, consérvalo: las aseguradoras y la ley suelen esperar que se conserven los registros. Cada cambio y cada eliminación quedan en el registro de actividad.