Protezione dei dati
Le persone hanno il diritto di vedere cosa conserva la sala su di loro, e la sala non dovrebbe tenere i dati personali più a lungo del necessario. HallPro aiuta in entrambe le cose.
Cosa conservi su qualcuno. Nella pagina di un cliente, nella schermata Clienti, Scarica i suoi dati dà tutto in un solo file: la sua scheda, le prenotazioni, le fatture, le cauzioni, l’assicurazione, i feedback, i resoconti di fine affitto, i guasti che ha segnalato, la lista d’attesa, gli SMS inviati, e gli eventuali biglietti e donazioni con la sua email. Per chiunque altro — chi ha comprato un biglietto, un donatore — usa lo strumento di WordPress Esporta i dati personali con il suo indirizzo email: i dati di HallPro sono compresi.
Lasciar andare. Rendi anonimo trasforma un cliente in “Ex cliente 123”: nome, email, telefono, indirizzo, note, presenze negli elenchi e telefoni vengono rimossi. Prenotazioni e fatture restano, perché servono per la contabilità, ma non dicono più di chi sono. Viene rifiutato finché c’è qualcosa in sospeso: una prenotazione in arrivo, una fattura non pagata, una cauzione trattenuta o un rimborso dovuto. Lo strumento di WordPress Cancella i dati personali fa lo stesso partendo dall’indirizzo email.
In Protezione dei dati (sotto Impostazioni), scegli dopo quanti anni senza prenotazioni un cliente diventa ex cliente (sei è il valore abituale, come per la contabilità), e se vuoi lascia che HallPro li renda anonimi ogni notte. Rimuove anche chi ha comprato biglietti dopo un anno, e i donatori quando sono passati i sei anni richiesti da HMRC dopo una richiesta Gift Aid.
Un paragrafo di informativa sulla privacy che descrive cosa conserva HallPro è proposto nella guida alla privacy policy di WordPress, e il modulo di prenotazione rimanda alla pagina della tua privacy policy.
Per esempio: Un’ex insegnante di Pilates chiede alla sala di cancellare i suoi dati. Il segretario la apre nella schermata Clienti: non c’è niente di dovuto né di prenotato, quindi preme Rendi anonimo. I suoi quattro anni di prenotazioni restano nei conti come “Ex cliente 58”.
Domande frequenti
È una consulenza legale?
No. Ti dà gli strumenti; l’Information Commissioner’s Office (ico.org.uk) ha delle indicazioni per i piccoli enti su cosa conservare e per quanto tempo.