Cauzioni

Una cauzione sono soldi del cliente, trattenuti nel caso in cui la sala venga lasciata in cattivo stato. Non fa parte del prezzo dell’affitto, non va mai in fattura, e finché non viene restituita la sala la deve. Per questo la schermata è costruita su due elenchi: le cauzioni in attesa di pagamento prima di un affitto, e quelle da restituire dopo.

Imposta la cauzione normale per ogni tipo di cliente e HallPro la aggiunge da quel momento a ogni prenotazione confermata di quel tipo di cliente. La maggior parte delle sale la chiede ai clienti privati occasionali e non la chiede ai gruppi abituali. Una prenotazione ripetuta paga una sola cauzione per tutte le sue date, e la riavrà dopo l’ultima.

Dopo l’affitto, chiudila: restituisci tutto, trattieni una parte o trattieni tutto. Se trattieni qualcosa devi dire perché, e al cliente si può inviare per email un breve estratto conto. HallPro non sposta soldi — restituiscili come fa sempre la sala, e registralo qui.

Tutto questo è gratuito. Il piano Standard aggiunge le email che partono senza che nessuno debba ricordarsene: la richiesta al cliente quando la prenotazione è confermata, un sollecito se non è arrivata una settimana prima, e una nota settimanale al comitato sulle cauzioni che andavano restituite.

Per esempio: Gli Henderson prenotano la sala grande per un quarantesimo compleanno. Come clienti occasionali viene chiesta loro una cauzione di £100, che pagano con bonifico. Dopo la festa il custode trova il pavimento rigato e una sedia rotta; il tesoriere trattiene £35 “per una sedia nuova”, registra £65 restituiti con bonifico, e gli Henderson ricevono un’email che dice esattamente questo.

Domande frequenti

Una cauzione trattenuta è un’entrata?
La parte trattenuta sì, dal giorno in cui è stata trattenuta, e la relazione annuale la conta così. I soldi solo trattenuti in attesa non sono affatto un’entrata: la relazione li mostra a parte come da restituire alla fine del periodo.

Il danno è costato più della cauzione.
Trattienila tutta e fattura il resto con una fattura separata. HallPro non registra una trattenuta superiore a quanto pagato, perché non è quello che è successo ai soldi.

E se una prenotazione viene annullata?
Una cauzione solo richiesta sparisce da sola. Una già pagata passa subito a Da restituire, perché sono ancora soldi del cliente.

Abbiamo eliminato una prenotazione per sbaglio.
Una cauzione trattenuta dalla sala non viene mai eliminata insieme alla prenotazione. Resta in Da restituire, segnata come prenotazione eliminata, finché qualcuno non la chiude, perché cancellare una voce dall’agenda non deve far sparire un debito.

Alcune cauzioni sono state pagate prima che iniziassimo a usare HallPro.
Aggiungile in fondo alla schermata con “la sala l’ha già” spuntato, prima di attivare le email automatiche, così a nessuno viene chiesto di pagare due volte.