Assicurazione dei clienti

La maggior parte delle sale chiede a ogni gruppo abituale che la affitta — corsi, circoli, qualsiasi attività gestita da un’organizzazione — una copia del certificato di assicurazione di responsabilità civile ogni anno. HallPro li conserva per te, con il documento, l’assicuratore, la polizza e le date.

Aggiungi un nuovo certificato ogni anno invece di modificare quello vecchio. Conservare quelli di ogni anno ti permette di rispondere sempre alla domanda che conta quando qualcosa è andato storto: erano coperti quel giorno?

HallPro ti avvisa quando salvi o confermi una prenotazione per qualcuno che non sarà coperto in quella data. Ti avvisa ma non ti blocca, perché potresti sapere che il nuovo certificato sta arrivando. Può anche scrivere ai clienti per chiedere il certificato rinnovato prima che scada. Entrambe le funzioni sono nel piano Standard.

Per esempio: Il certificato del 1st Ashcombe Scouts scade il 31 gennaio. Il 2 gennaio HallPro scrive loro chiedendo quello rinnovato; il 25 gennaio lo chiede di nuovo. Quando arriva, la responsabile prenotazioni lo aggiunge nella pagina degli Scout, e quello dell’anno prima resta archiviato sotto.

Domande frequenti

I clienti privati occasionali hanno bisogno di un certificato?
Di solito no: le polizze della maggior parte delle sale coprono i clienti privati, come le feste di compleanno. Scegli quali tipi di cliente hanno bisogno di una propria copertura nella schermata Contratto di affitto, e verifica con il tuo assicuratore.

Chi può vedere i certificati?
Solo chi può aprire la schermata Clienti. I documenti non vengono messi nella libreria multimediale del sito, dove chiunque abbia il link potrebbe aprirli.

Un gruppo non ne ha mai mandato uno. HallPro gli scriverà?
No. I promemoria riguardano solo i certificati in scadenza. I gruppi senza nulla in archivio sono elencati nella schermata Contratto di affitto perché qualcuno glielo chieda, perché la prima richiesta è meglio che arrivi da una persona.