Sincronizzazione calendario
I feed del calendario mandano le prenotazioni di HallPro verso i calendari Google, Outlook e Apple. La sincronizzazione del calendario porta le prenotazioni dentro: collega il calendario della sala, e qualsiasi cosa qualcuno ci scriva blocca la stanza in HallPro entro un’ora.
HallPro legge il calendario tramite il suo indirizzo privato — l’”indirizzo segreto in formato iCal” di Google, il link ICS di Outlook — così nessuno deve collegare HallPro a Google, e non c’è nulla da configurare dalla parte di Google. I passaggi per ciascuno sono nella schermata.
Ciò che entra è una prenotazione esterna: la stanza è occupata, ai clienti viene detto “già prenotata” senza dire da chi, e compare nella settimana della Bacheca con il nome del calendario. Non ha cliente, fattura né acconto. Tutto ciò che si sovrappone a una prenotazione di HallPro viene elencato nella schermata Sincronizzazione calendario.
Gli eventi ricorrenti vengono capiti — ogni settimana, il secondo martedì, l’ultimo venerdì — e anche le date annullate o spostate al loro interno. Gli eventi segnati come liberi nell’altro calendario non bloccano nulla, e le prenotazioni di HallPro stesse vengono ignorate se tornano indietro, così un calendario iscritto anche al feed di HallPro non viene contato due volte.
Se un calendario non è raggiungibile, HallPro mantiene l’ultima lettura e lo segnala, invece di considerare all’improvviso la sala libera. Nel piano Premium.
Per esempio: La presidente di Ashcombe ha sempre inserito le prove del coro del giovedì direttamente nel calendario Google della sala. Con il calendario collegato, il giovedì sera risulta già prenotato per chiunque chieda il salone principale, e i telefoni del comitato mostrano anche tutte le prenotazioni di HallPro, perché lo stesso calendario Google è iscritto al feed di HallPro.
Domande frequenti
Quanto ci mette a comparire una nuova prenotazione fatta su Google?
Entro un’ora, oppure subito se premi “Leggi ora”. Google stesso può metterci un po’ ad aggiornare l’indirizzo dopo una modifica.
HallPro può scrivere nel nostro calendario Google?
Non direttamente. Iscrivi il calendario al feed di HallPro nella schermata Feed del calendario, e le prenotazioni di HallPro compaiono accanto alle tue. Questa è la parte nell’altro senso.
Una prenotazione esterna dovrebbe essere una vera prenotazione di HallPro.
Aggiungila nella schermata Prenotazioni, poi toglila dall’altro calendario. Smette di bloccare appena HallPro lo rilegge.