Esportazione contabile
Se la contabilità della sala è tenuta in Xero o QuickBooks Online, questa funzione dà al tesoriere un file da importare invece di riscrivere ogni affitto. Se è tenuta in un foglio di calcolo, il libro cassa riporta ogni entrata e uscita, giorno per giorno, con i totali — proprio quello che chiede un revisore indipendente.
Ogni fattura viene esportata in Xero o QuickBooks una volta sola. HallPro ricorda cosa è già uscito e lo esclude dal file successivo, quindi esportare ogni mese non crea mai doppioni. Se un’importazione non riesce, “Ricomincia” le rimette in lista.
Le fatture entrano come le ha viste il cliente: l’affitto su una riga, quanto pagato in anticipo tolto su una seconda. Le cauzioni non sono mai in fattura, perché non sono entrate; compaiono nel libro cassa, e la parte trattenuta è segnata come entrata.
I nomi in Impostazioni devono corrispondere esattamente a quelli del tuo programma. Quelli predefiniti sono i nomi iniziali di Xero e QuickBooks UK; se il tuo tesoriere li ha rinominati, cambiali qui.
Nel piano Standard.
Per esempio: Alla fine di ogni mese il tesoriere di Ashcombe sceglie “Scegli le date…”, seleziona il mese e scarica il file per Xero. Contiene solo le fatture emesse quel mese, mai di nuovo quelle del mese prima. Xero lo acquisisce con una sola importazione, e il collegamento con la banca abbina i pagamenti man mano che arrivano.
Domande frequenti
Perché in Xero le fatture sono bozze?
È così che Xero importa ogni fattura, perché il tesoriere possa controllarle prima che vengano contabilizzate. Approvale tutte insieme dalla scheda Bozze.
Invia anche i pagamenti?
Non a Xero o QuickBooks: nessuno dei due importa pagamenti da un file. Segnali come pagati lì, o lascia che li abbini il collegamento con la banca. Il libro cassa contiene tutti i pagamenti.
L’importazione dice che non trova un conto o un’aliquota.
Un nome in Impostazioni non corrisponde esattamente al tuo programma. Copialo dal programma, salva ed esporta di nuovo con “Includile di nuovo” spuntato.
Il nostro commercialista usa un altro programma.
Il libro cassa si apre in qualsiasi foglio di calcolo, e Sage, FreeAgent e quasi tutti gli altri possono importare un foglio di calcolo di pagamenti. È anche il file da mandare a un commercialista.