Feed del calendario
Un feed del calendario porta il calendario della sala nel calendario che usi già — Google Calendar, Outlook o il calendario dell’iPhone — e lo tiene aggiornato da solo. Aggiungilo una volta; nuove prenotazioni, modifiche e annullamenti arrivano da soli.
Ce n’è uno per tutta la sala e uno per ogni stanza. Mostrano il cliente e la stanza, e le richieste di informazioni compaiono come Richiesta: finché non vengono confermate. Non includono mai numeri di telefono, indirizzi email o note delle prenotazioni.
Gli indirizzi sono segreti, perché le app di calendario non possono fare l’accesso. Dalli al comitato, non ai clienti. Se uno finisce in giro, premi Crea un nuovo indirizzo e quello vecchio smette subito di funzionare.
C’è anche un calendario delle disponibilità pubbliche, spento finché non lo attivi, che indica quando ogni stanza è prenotata ma mai da chi. I feed del calendario sono nel piano Standard.
Per esempio: La responsabile prenotazioni aggiunge al telefono il calendario di tutta la sala. Quando il tesoriere conferma lunedì sera la richiesta dell’Ashcombe Art Club, nel suo calendario la voce passa da “Richiesta: Ashcombe Art Club” a prenotazione definitiva prima che lei guardi martedì mattina.
Domande frequenti
Una prenotazione che ho appena fatto non è ancora in Google Calendar.
Google decide da solo ogni quanto controllare un calendario sottoscritto, di solito ogni poche ore, e non c’è modo di fargli fretta. Apple e Outlook di solito sono più veloci. La schermata mostra quando un calendario ha letto il feed l’ultima volta.
Nel mio calendario le prenotazioni compaiono un’ora dopo.
Quasi certamente il fuso orario del sito è impostato su UTC+0 invece che su Londra. Impostalo in Impostazioni, Generali, Fuso orario e ogni calendario si correggerà da solo al prossimo aggiornamento.
Posso aggiungere una prenotazione dal mio calendario?
No. Questi calendari mostrano le prenotazioni; le prenotazioni si fanno sempre in HallPro, così il controllo delle sovrapposizioni e i tuoi orari di apertura valgono sempre.
Qualcuno ha lasciato il comitato.
Crea un nuovo indirizzo per ogni calendario che aveva, e dai quelli nuovi a tutti gli altri. I vecchi indirizzi smettono subito di funzionare.